昨今急速に広がっているリモートワーク。社内におらずとも、自宅や外出先で業務が出来る体制を整え始める企業が増えております。
しかし、自宅などで業務ができる環境にあったとしても、その場に同僚や上司がいないと不安に思うことも多くあるかと思います。
- 「社内に集まらないとうまく連携が取れない！」
- 「業務が多すぎるけど誰にも助けを求められない！」
- 「新人だから次に何をすればいいのかわからない！」
実際、そういった不安からリモートワークを実施できないところも少なくないでしょう。
そのお悩み、Asana で解決できるかもしれません。
ワークマネジメントツール Asana
現在、「タスク管理」に関して何かツールを使っていますか？複数人で一つの事を成す時、それぞれがどのようなタスクを持っているのか把握・管理することは、生産性を高めることに直結します。タスク・プロジェクト管理ツールと呼ばれるジャンルの中で、近年話題となっているのが Asana です。米国の法人向けソフトウェアのレビューサイト『G2 Crowd』においても、Asana はこのジャンルのリーダーとして位置付けられています。
参考：https://www.g2.com/categories/project-management#grid
しかし、実は Asana はタスク・プロジェクト管理ツールではありません。Asana は自身を「ワークマネジメントツール」と銘打っています。
ただの個人のタスク管理・プロジェクト管理に留まらず、チーム全体や部署全体、ひいては会社全体のプロジェクトや業務を管理するために Asana はあるのです。
Asana があれば、チームメイトが同じ場所にいなくてもプロジェクトは進みます。
Asanaではどんなことが出来る？
Asana では下の図のように、一つのプロジェクト(下の図では「運送状況確認2020年3月」)をチームで共有できます。
共有するだけではなく、タスクを担当者へ割り当てたり、ワンクリックで詳細を表示させたりなど、直感的に操作できる機能がたくさんあります。
また、ただタスクを完了するという操作だけでなく、図の「トラック」「運送状況」「訪問前電話確認」などのように、”フィールド”を設定することによってステータスの変化がひと目でわかるリストにもなります。
リスト型だけでなく、セクション間でタスクを動かしやすいボードビューや、タスクの経過と依存関係が見やすいタイムラインビューなど、レイアウトも様々です。
<ボードビュー>
<タイムラインビュー>
チームリーダーや課長、部長など、メンバーを管理する立場の人であれば複数のプロジェクトに携わることも少なくないでしょう。
そんな時は「ポートフォリオ」で複数のプロジェクトをまたいだ進捗確認ができます。一人ひとりの業務負荷（その人にどのくらいタスクが振られているか）もわかるため、状況によってはメンバー間でのタスクの再割り当てなどもドラッグ＆ドロップで簡単にできてしまいます。
プロジェクトのテンプレート化や運用の一部自動化など、まだまだ機能はありますが、このように Asana は「チーム全体でプロジェクトを進行させる」「チーム全体で業務を遂行する」という点においてとても優れたツールなのです。
リモートワーク中もサクサク連携！
ここからが本題です。Asana はWebベースのSaaSであるため、インターネットさえあれば自宅などでも利用することができます。
ログインして、Asana のホームを開けばあなたが優先してやるべきタスクが一覧で表示されます。
自分でつくったタスクはもちろん、人から割り振られたタスクもここに表示されます。
チャットやメールでやり取りをしていて何かを頼まれた際は、「タスクにしといてください」とか「Asana に入れておいてください」と伝えておけば全て Asana に貯まっていきますので安心です。メールやチャット、スプレッドシートなど様々なアプリケーションで複数タスクを管理しているとどうしても忘れてしまいますよね。
ホームのマイタスクは、優先順位に従って整理することも可能です。後はステータスを完了にさせるため、タスクに従って業務を行うだけです。
家でちゃんと仕事をしているのか？という上司の疑問も、タスクのステータスさえ見れば解消されるでしょう。これなら1時間毎に報告のメールとかも省けますね。
さて、ここで冒頭でお話したリモートワークの懸念点をおさらいします。
- 「社内に集まらないとうまく連携が取れない！」
- 「業務が多すぎるけど誰にも助けを求められない！」
- 「新人だから次に何をすればいいのかわからない！」
やはり仕事を行う上で大事なのは「連携」です。タスクを消化する上で行き詰まったり、本来先に進めてはいけないタスクを進めてしまったり、人に振ったタスクに補足を加えたくなったり……。
しかしそれらはすべて Asana でカバーできます。
メールを使わずにメンバーとファイルの確認！
Asana の詳細画面では、ローカルや Googleドライブ などからファイルを添付することができます。例えば、上司に契約書の内容を確認してもらう、というシーンを想定してみましょう。
コメント欄で＠の後にメンバーの名前を入力すると、相手にメンションを飛ばすことができます。ファイルを添付した上で、上司にメンションを飛ばしましょう。
しばらくすると、上司から返信が返ってきました。
メンションされたものは、Asana 上の「受信トレイ」に通知されます。Gmail など、いつも使っているメールに通知することもできます。
通知されたメンションからワンクリックでそのタスクの詳細を開き、返信することができます。もはやこういった確認作業にメールはいらなくなるのです。
また、デザイン業界や広告業界、ブログ・ホームページなどを作るマーケティング部門などの人達は画像ファイルを確認してもらう機会も多いかと思います。
「ここの色を変えてほしい」などの細かい指示は、対面でないとなかなか難しいですよね。しかし Asana であれば、タスク内に添付した画像へのフィードバックも簡単に行うことができます。
このように、具体的な指示もわかりやすく伝えることが出来ます。画像へのフィードバックは、サブタスクとしても元のタスクの中に保存されます。
タスクの依存関係も簡単に設定可能
「このタスク、まだ進めちゃダメだったの！？」
そんなうっかりが起こる心配もありません。タスク同士の依存関係を設定することで、先行するタスクに次行うべきタスクを紐付けることができます。
上の図の「HP作成」というタスクは「HPデザイン考案」というタスクに紐付いています。
先行する「HPデザイン考案」が完了ステータスになると、このタスクの担当者である猫田さんに通知が届きます。これでタスクを始めるタイミングを間違えるということは無くなります。
ヘルプは「求めるもの」から「与えるもの」へ
前述したメンション機能の他、「会話」機能でチームでのチャットもできるので、行き詰まった時、誰かに助けを求めることも簡単でしょう。
しかし、Asana であれば誰かが行き詰まる前に、率先して手を差し伸べることができます。
「ポートフォリオ」でチームメンバーのタスク量を見てみましょう。
佐藤加奈さんのタスクが3/10に集中してしまっているのがひと目でわかります。佐藤加奈さんのタスクを詳しく見てみましょう。
２つのプロジェクトでタスクを持っているようです。
プロジェクト：社内ポータルリニューアルの「コンテンツ決め」というタスクを他の空いている人に割り当てましょう。
今回は井上成美さんにお願いします。(事前に「会話」機能などで双方に確認を取るのがベターです)
タスクの割当は、任意のタスクをドラッグ＆ドロップするだけです。
はい、井上成美さんにタスクを再割り当てすることができました。
チーム全体がそれぞれの状況を把握して、負担が大きそうな人には周りが声をかけてあげる、という仕組みができるといいですね。
また、新入社員の方など業務に不慣れな人が困っていたら、サブタスクを追加して順序立てしてあげることもできます。
タスク管理・プロジェクト管理と言うとトップダウンのイメージが強いですが、Asana であればこうしてチームメイト同士で助け合うことも容易にできるのです。
まとめ
在宅勤務やシェアオフィスなど、リモートワークを実現させることでそれぞれの環境や事情に合わせた業務を行うことができます。離れていても業務ができる時代だからこそ、チーム同士の連携や共同作業をより円滑にできるよう取り組まなくてはなりません。そのためには、よりコラボレーションに優れた仕組みが必要なのです。
Asana を使えば、チームの生産性は格段に上がるでしょう。そしてそれは将来的に、ただ業務を助けてくれるツールから、あなたの仕事の中心になるはずです。
