仕事管理のプラットホームである Asana は、初めて触れる人でも直感的に使い始められると評判です。ただし、チームや部署単位で利用するとなると、少しだけハードルが上がります。
スピーディーな定着を効果的に促すには少しだけコツが必要になるのです。このコツを体系化したものが今回ご紹介する「Asana way of Change」であり、Asanaが提唱するチェンジマネジメントの手法の一つです。
そのプロセスは大きく6つのステップに分けられます。今回の記事では、Asana をチームでうまく利用するために、このプロセスで特に重視すべきポイントをご紹介します。
Asana を構築する王道の6ステップとは
以下が Asana を導入する際に意識するべき6つのステップです。
- 目的の確認
- 現状の把握
- ワークフローのデザイン
- チームの始動と成功の共有
- 他チームへの展開
- 効果測定と利用の拡大
上記のステップを6 ~ 8週間程度で消化していきます。最初の「目的の確認」のフェーズではなぜ Asana なのか？何を目指すのか？また検討の経緯などを言語化し、次の「現状の把握」のステップまでに1週間で進めていきます。
そして、実際の導入プロセスを Asana 上でプロジェクト化してタスクに落とし込んでいき、各ステップの進捗を追跡していくのです。
最初期から導入に関わるメンバーを巻き込み、合意を得ていくことが重要です。特にマネージャーや上長の応援やスポンサーシップは必須です。マネージャーのスポンサーシップがあればメンバーの日常業務のあぶり出しや、トレーニングへの参加を促しやすくなるからです。
いきなりアカウントを渡して実運用に参加してもらうのは極めてハードルが高いので、刺激となるものは最小限からはじめて徐々に膨らませていくのが肝心です。このあたりは一般的なクラウドサービスの導入においても有効なポイントかもしれません。
Asana をチームに展開する際の注意点
「なんだ当たり前じゃないか」「Asana の導入は意外と時間がかかるな」と思われる方もいらっしゃるかと思います。
ですが、この体系なしで Asana を導入したとあるお客様の場合、想定の倍以上の時間を要したケースもありました。企業様によってさまざまですが、Asana の使い方そのものに習熟するだけでは不十分で、適切なタイミングで、適切な準備のもとメンバーに拡大していく必要があったのです。
いきなりアカウントを配っただけでは「自分ごと」として捉えてもらえなかったり、あるいは各自の仕事の進め方によってタスク完了のタイミングの認識がずれてしまっていたのです。
「Asana に魅力を感じたものの、導入の目的を達成させるのに最大で6ヶ月もかかってしまった」となれば、少しもったいないですね。だからこそ、王道の体系にそわせて、自社特有の事情をうまく加味して肉づけして最短距離を進むことが大事になります。
いますぐ取り組める3つのポイントを紹介
とはいえ「2ヶ月の準備期間！」と構えずともいますぐにでも実践できる3つのポイントがあります。
- 効果があり、取り組みやすいケースを1 ~ 3個選択
- 必要な情報はすべて Asana に集約
- メンバーとは温度差がある前提で説明・トレーニングを実施
これらの内容はまだご契約前、もしくは小規模で Asana を導入したお客様によくご紹介するポイントです。
1つ目は、小さく・速く・効果的に Asana を試す点です。この手のツール導入は多少の変化と摩擦を引き起こすものですから、いきなり大きな規模で試さず、かつ時間的なコストもかけずに取り組むべきです。その上で「小さな成功体験」を蓄積させていくのです。
2つ目は、この実験段階においては他のツールに散らばった情報含め、業務に必要な会話や資料を Asana に集約させます。メールやシート、ドキュメント、他のツールに散らばった情報を一箇所に集約することで、ツール間の行き来にかかる時間を節約できます。
何より、この手順を踏むことで業務に必要な情報により簡単に辿りつけるようになります。例えば何の文脈もなく「A社さんの件はどうなった？」と質問されても、A社の最新のステータスやご案内内容、関係者情報を思い出すのに意外と時間がかかるものです。
ところがこの会話自体がA社のどのタスクやプロジェクトに紐づくのかがわかるだけで、スムーズに会話を展開したり、あるいは他のメンバーを巻き込めるのではないでしょうか。まずは Asana に業務のあらゆる情報を集約させてみましょう。
最後に重要なのは当事者意識の醸成です。Asana のメリットや有効性を把握したとしても、メンバーの多くは必ずしも100%同じ温度感で向き合ってくれるとは限りません。
ご自身が主体的に牽引した案件であればより一層メンバーとのギャップを考慮する必要があります。Asana に触れてきた時間はもちろんですが、メンバーの業務状況や課題意識が個々で異なる場合が多い点は見逃せません。
一般に、人が新しい制度やツールに順応する1度や2度のアナウンスだけでは十分とは言えず、少なくとも7回以上は Asana に関するアナウンスや、メンバーの関心を向けるための取り組みが必要になります。特にこの段では、Asana の検討段階から巻き込みを図ったり、導入後の実践トレーニングを企画することがかなり有効に作用します。
こうした体系をいち早く理解して、Asana 上に落とし込んでいくことが何よりも成功への近道になります。電算システムではこの手法に精通したカスタマーサクセスを5人以上在籍しています。Asana の導入から目的達成まで最短距離で進むべく、ぜひ電算システムが提供する支援をご検討ください。
