プロジェクトを滞りなく進めるには、適切な管理が必須です。管理の方法はさまざまですが、近年では「プロジェクト管理アプリ」の利用が増加しています。そこで本記事では、プロジェクト管理アプリの導入メリットや選定基準をお伝えします。併せて、押さえておきたい人気アプリもピックアップしてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
プロジェクト管理アプリの導入メリット
そもそも、プロジェクト管理アプリの導入により、どのようなメリットが得られるのでしょうか。具体的なメリットがわからないことには、導入に対し前向きになれないでしょう。以下、プロジェクト管理アプリ導入で得られる主なメリットを解説します。
情報確認の容易化
プロジェクトの進行にあたり、状況を正確に把握することは不可欠です。状況を把握できていないと、現在どのような問題が発生しているのか、何から優先的に取り組めばよいのかもわかりません。
プロジェクト管理アプリの導入により、あらゆる情報の可視化が可能です。誰がどの業務を担当しているのか、どの程度進んでいるのか、期限までどれくらいの猶予があるのかなど、さまざまな情報が可視化され容易に確認できるようになります。
また、アプリ上で情報共有できるのもメリットといえるでしょう。プロジェクトの関係者がアプリで現状を確認できるため、無駄な会議も減らせます。各々がやるべきことを確認し、スムーズなプロジェクトの進行に役立つのです。
作業の効率化
プロジェクト管理においては、さまざまな作業が発生します。チームメンバーのタスク進捗状況を確認し、必要に応じて指示を出したり、タスクの優先順位を決めたりするなど、挙げればきりがありません。
プロジェクト管理アプリを導入すれば、前述の通り状況の確認をリアルタイムで行うことが出来、且つその中でチャットなどのやり取りができるため、管理において発生するさまざまな作業の効率化が実現します。アプリによっては、簡単な作業の自動化が可能なものもあるため、さらなる業務効率化が見込めるでしょう。
コミュニケーションの円滑化
プロジェクトを計画通り進めるには、チームメンバー内でのコミュニケーションが欠かせません。コミュニケーションをしっかり取らないと、情報共有がスムーズに行えず、プロジェクトの進行に支障をきたしてしまうおそれがあるからです。
プロジェクト管理アプリには、チャットやフォーラムのような機能を実装したものもあります。そのため、プロジェクトやタスクを管理しつつ、コミュニケーションツールとしての利用も可能です。
メンバーに何かを伝えたいとき、わざわざ探しに行くのは手間も時間もかかります。チャットやフォーラム機能の備わったアプリなら、このような手間が発生しません。スピーディーに必要な情報を伝達できるため、チーム内での円滑な情報共有が実現します。
無料もあり！押さえておきたいプロジェクト管理アプリ7選
プロジェクト管理アプリなら、スマートフォンで手軽に利用できるメリットがあります。現在、いくつものプロジェクト管理アプリがリリースされていますが、それぞれ特徴が異なります。どのような機能が実装されているのかを確認し、よく比較したうえで導入を検討してみましょう。
おすすめはAsana！
現行でもっともおすすめのアプリが「Asana」です。業務の優先度を一目で確認できるリストビューや、計画的な進行をサポートするタイムライン(ガントチャート方式)、タスクの状況が確認しやすいボード(カンバン形式)など、プロジェクト管理に役立つあらゆる機能が網羅されています。
個々のタスク進捗状況はもちろん、全体の進行具合もリアルタイムで確認できます。コミュニケーションに役立つ機能も備えているため、容易に情報の伝達・共有が行えるのも魅力です。進捗確認や情報伝達を目的とした定例会議やミーティングの削減に寄与し、時間を有効に使えるようになります。
GoogleスプレッドシートやMicrosoft Teams、Dropboxなど、100を超えるツールとの連携も可能です。1つのプラットフォームで効率的な管理を実現できるのは、大きなメリットといえるでしょう。
他のツールとの大きな違いは、その自由度、仕事の拡張性です。一つのプロジェクトの中でタスクを動かすだけでなく、それを他のプロジェクトにも紐付けて別チームで追跡したり、過去のタスクを別の仕事に活かしたりすることも可能です。
「ただプロジェクトを完遂する」だけでなく、「仕事を広げる」という点でもAsanaはとても優れています。
おすすめのプロジェクト管理アプリ6選も紹介
Asanaは非常に人気の高いプロジェクト管理アプリですが、ほかにも管理に役立つアプリはたくさんあります。以下では、Asana以外でおすすめのアプリを6つピックアップしてご紹介します。それぞれどのような機能があるのか見ていきましょう。
Jooto
「Jooto」は、シンプルな設計のプラットフォームで評判の管理アプリです。カンバン方式によるタスク・プロジェクト管理が可能で、誰でも直感的に使用できるわかりやすいデザインが特徴です。
難しい操作は一切なく、ドラッグ＆ドロップの簡単な操作だけで使用できるため、導入後すぐに運用を始められるでしょう。ガントチャートを使えば、プロジェクトの全体像も容易に把握できます。
Wrike
国内外を問わず多くの企業で導入実績があるアプリです。複数部署が関わるタスクをひとまとめに管理できるほか、ガントチャートやカンバンボードなどの機能も備えており、プロジェクト全体の把握も容易です。
プランによっては、タスクの消化にかかった時間を計測し、自動で集計することも可能です。リモートワークで相手が見えない状況でも、誰が何にどれくらい時間がかかっているのかしっかりと管理することができます。
Trello
チームでの生産性向上が期待できるプロジェクト管理アプリです。カードを使ったカンバン方式て情報を管理するため、個々のタスクや添付ファイル、やり取りの内容などをスムーズに確認・共有できます。
BUTLER機能を用いれば、単純作業をコーディング不要で自動化してくれるため、リソースを有効活用できます。管理画面はシンプルなデザインを採用しており、操作性や視認性も抜群です。
Stock
その名の通り、チームで扱うあらゆる情報のストックが可能なアプリです。メンバー間でのチャットやファイル共有などが可能で、しかもチャットツールのように情報が流れていきません。情報をどんどん蓄積し、必要なときにアクセスできるのが特徴です。
タスク管理を簡単に行えるほか、スマートフォンで撮影した写真や受信メールなどのストックも容易です。
また、利用に関する質問には遅くとも1営業日以内に返信してくれるとのことなので、初めてでも安心して利用できます。
Todoist
やるべきことを手軽に管理できるアプリです。タスクを抽出してアプリに反映させることで、作業の内容や優先順位をすっきりと整理できます。難しい操作が不要で、誰でも簡単に扱えるのもメリットといえるでしょう。
これまで15億件ものタスク完了を支援したと謳っており、たしかな導入実績があるため、安心して利用できます。また、仕事のスタイルやワークフローに合わせて、タスク画面のカスタマイズが可能なのも特徴です。
Backlog
多種多様な業界での導入実績があるプロジェクト管理アプリです。広告代理店やシステム開発会社など、さまざまな企業で導入されているため、業界や業種に関係なく使用できます。
プロジェクト管理に必要な機能を網羅したオールインワンのアプリゆえ、個別でツールを用意する必要がありません。ガントチャートを用いた作業計画の把握や、カンバンボードでの課題のチェックも可能です。変更はリアルタイムで反映されるため、スピーディーな情報共有も実現します。
プロジェクト管理アプリを選ぶときの基準
プロジェクト管理アプリは数多くあるため、選定に悩んでしまう企業経営者や担当者の方は少なくありません。基本的には、機能面やサポート言語、料金プランなどを重視して選定することをおすすめします。以下では、プロジェクト管理アプリを選ぶポイントについて見ていきましょう。
機能面
選定において重視すべきポイントのひとつが、機能面です。プロジェクト管理アプリにはガントチャートやマイルストーン、チャットツールなど、さまざまな機能が備わっています。アプリによって実装されている機能は異なるので、必ずチェックしましょう。
ただし、多機能なアプリは有能ですが、自社のニーズを満たしていなければ意味がありません。大切なのは、必要な機能が実装されているかどうかです。また、使いやすさも運用に関わってくるため、確認すべきポイントです。
サポート言語
日本製のアプリなら問題ありませんが、海外製の場合、日本語に対応していないことがあります。日本語に対応していないと、導入に時間がかかってしまい、運用面にも影響をおよぼすおそれがあります。
そのため、プロジェクト管理アプリの選定にあたっては、サポート言語が日本語に対応しているかどうかを確認しましょう。たとえば、上述のAsanaは海外製のアプリですが、日本語にも対応しています。こうしたアプリを選んでおけば、運用に支障が出ることもないでしょう。
料金プラン
プロジェクト管理アプリの導入において、費用面の確認は不可欠です。無料か有料か、有料ならどの程度の費用が発生するのか、といったことを確認しておきましょう。多くのアプリでは、有料プランが複数設定されています。プランによって利用できる機能が違ったり、一部制限されたりすることもあるため注意が必要です。
しかしながら、ただ安さだけで決めるのもいけません。今回ご紹介したプロジェクト管理アプリの多くは、無料の試用期間が設けられています。まずは実際に機能面や操作性などを確認した上で、使い勝手や実現できる範囲をもとに費用対効果を確認しましょう。トライアルをしながらじっくりと本導入を検討できます。
まとめ
プロジェクト管理アプリの導入により、効率的な管理が実現できます。ただ、単にアプリを導入しただけでは意味がなく、適切に運用してこそ効果を発揮します。もし、Asanaの導入をお考えの際は、株式会社電算システム（DSK）のサポートサービスも併せて検討してみてはいかがでしょうか。
弊社では、Asanaの導入・運用サポートを提供しています。スムーズな導入を実現できるだけでなく、運用に関するサポートも受けられるため、安心してプロジェクト管理に取り組めるでしょう。Asanaの導入・運用でお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
