前回のブログでは、Google ドキュメントの基本機能についてお話しました。便利な機能はそれだけでも充分業務を助けてくれます。しかし、それらを上手く使うことでさらに仕事の効率はアップしていきます。
本ブログでは、基本機能をもっとフルに使いこなしたいということで、弊社社員も実際に行っているオススメのドキュメント活用術をお教えいたします。
Google ドキュメントのコメント機能で事前に議論
会議を設定したはいいけど、報告業務だけで時間が来てしまい、今後のことは何も決まらぬまま解散…という経験はないでしょうか？
Google ドキュメントは共有によって同時アクセス可能なので、事前にアジェンダや報告事項を書いた状態で共有することで、コメント機能で詳細について質問や確認をすることが可能です。
.png)
当日会議の場で確認して、「あっ…今ちょっとわからないのでこの後チャットで…」となったら会議の意味が無いですからね。
このように事前に会話しておくことで、報告に関する準備や質疑応答は済ませた状態で会議に臨むことができます。
Google ドライブをいかに社内で活用できるか
12月2日に開催しました 電算システム の Google Workspace ユーザー限定向けのフル活用セミナーの録画です。
ウェブ会議に参加しながら議事録を書く
オンラインでの会議を主流とする企業も増えましたよね。
しかし、画面共有で資料を映している最中に議事録を取るのは大変ではないでしょうか？2つ端末を使うならまだしも、1つだけとなるとタブを行ったり来たりではまともに書くこともできません。
そんな時は、議事録だけ別ウィンドウにして、縦長もしくは横長に調整してみてください。
これで、共有された画面を見ながら同時にドキュメントを書くことができます。ブラウザで動く Googleドキュメントならではの活用術です。
Google ドキュメントの音声入力でメモする
移動中にアイデアが出た時や、やらなければいけないことを思い出した時、PCを開くのが難しい状況ではスマホが役に立ちます。もちろんスマホから直接の入力も可能ですが、移動しながら文字を打つのに没頭してしまうと危険ですよね。
そんな時は、前述の音声入力を利用してみてください。スマホからでも使えるので、電話をするのと同じスタイルでドキュメント上に文字起こしができます。移動先でPCを開いた時に同じものが見られるのも、マルチデバイス対応である Googleドキュメントの良いポイントですね。
会議に必要なリンクをGoogle ドキュメントに貼り付け
今は紙の資料ではなくクラウドにある資料やソースを元に話を進めることも多いでしょう。そんな時、いちいちブックマークから探すのは手間ですし時間がかかります。
事前にドキュメント上にリンクを貼り付けておけば進行もスムーズな上、会議に参加できなかった人でも後から議事録を見た時に何をもとに話し合われていたのかがよくわかります。
Google ドキュメントのコメントでタスクを作る
会議は話し合って終わり、ではなくその後何か行動に起こしてこそ意味があるものです。生まれたタスクはしっかりと残さなければいけません。しかし、タスク管理用のツールでもないと議事録に残しただけでは見落としが発生してしまいます。
そんな時はコメント機能でメンションを飛ばしてみてください。相手にメールが送られるので、やってほしいこととしてしっかり相手に知らせることができる且つ、送られた側もメール上の既読・未読切り替えを上手く使えば管理しやすくなります。
作業が完了したら、ドキュメント上のコメントのちぇっくマークを押して完了。ドキュメントだけでアサインから完了で完結します。
※もっと詳細なタスク管理をしたい方はこちら
まとめ
今回は特にオススメの使い方をご紹介しましたが、まだまだたくさんの使い方があります。
実はドキュメント上部の「ヘルプ」タブを押すと、ドキュメントを活用するための項目が複数出てきます。Google ドキュメントでできることが詳しく記載されてますので、是非ともこちらもご確認ください。
