グループウェアは、社内外のコミュニケーションツールとして近年多くの企業が導入しているツールです。働き方の多様化が進み、グループウェアのニーズはますます高まっており、多くのサービスが開発されました。グループウェアには、無料で利用できるものが多くあります。できるだけコストを抑えてグループウェアを導入したい方には、無料のサービスがおすすめです。
この記事では、グループウェアの概要と無料のサービスを利用する際の注意点、選ぶポイント、おすすめのグループウェアを7つ解説します。無料のグループウェアの中から自社に合ったサービスを見つけたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
グループウェアとは【企業内のコミュニケーションツール】
グループウェアとは、社内の情報共有とコミュニケーションをスムーズにできるようサポートするツールです。情報共有やコミュニケーション、スケジュール管理、共同編集といったさまざまな機能が備わっており、万能なツールとして多くの企業が導入しています。
グループウェアの普及率は90％を超えており、リモートワークが推進された2019年と2020年は特に重要なツールとして重宝されました。グループウェアを活用すれば、別々の拠点にいてもスムーズに複数人でのコミュニケーションが取れるため、リモートワークでも高い業務効率を実現可能です。
また、グループウェアは、ツールの集約にも役立ちます。メールやチャットなど、個別にツールを用意しなくても、グループウェア1つでビジネスに必要なさまざまな機能を利用できます。複数のツールを利用して管理に苦労している場合は、グループウェアを導入するとよいでしょう。グループウェアには、以下のようなさまざまな機能が備わっています。
- メール：ツール上でメールの送受信ができる機能
- チャット：チャット形式でメンバーとコミュニケーションが取れる機能
- スケジュール管理：複数人のスケジュールを管理・共有できる機能
- ファイル管理・共有：ファイルの管理・共有ができる機能
- 設備予約：自社の会議室や設備などの予約・管理ができる機能
- プロジェクト管理：プロジェクトやタスクの進捗管理ができる機能
- ワークフロー：稟議をはじめとした申請書の作成や承認、決済などができる機能
グループウェアの中には、パソコンやスマートフォン、タブレットでも利用できるマルチデバイス対応のものもあります。外出先でもスマートフォンでツールが操作できるため、さまざまな働き方を実現可能です。
参考：グループウェアの利用状況（2020年）／前編 - キーマンズネット
無料のグループウェアを利用する上での3つの注意点
無料のグループウェアを利用する際の注意点は、以下の3つです。
- 利用制限
- セキュリティ機能
- 機能面
利用制限
無料のグループウェアには、利用可能人数に制限がある場合が多くあります。そのため、数人で構成されたチームで利用する際には問題ありませんが、部署や部門、社内全体での利用には向いていないケースがあります。無料のグループウェアを導入する場合は、使用予定のメンバー数と、ツールの利用可能人数を、事前に確認しておきましょう。
セキュリティ機能
近年はサイバー攻撃の被害件数が増加しており、企業はセキュリティ面により一層注意を払わなければなりません。万が一情報漏えいが発生すれば、自社の社会的信用を損なう可能性が高いため、十分なセキュリティ対策が求められます。
その点、無料のグループウェアでは、最低限のセキュリティ機能しか利用できません。無料のツールのセキュリティレベルでは、企業のセキュリティポリシーを満たさない場合が多いため、導入前のセキュリティ機能の確認は必須です。有料のツールと比較してセキュリティレベルは大きく下回るため、オプションでセキュリティ機能を追加したり、セキュリティソフトを別途用意したりする必要があります。
有料のグループウェアでは、無料のツールと比較してより充実したセキュリティ機能を利用可能です。自社の機密情報を安全に保護するために、有料のグループウェアの導入も前向きに検討しましょう。
機能面
無料のグループウェアを利用する際は、機能制限にも注意が必要です。例えば、管理機能やアップロードできるデータ容量に制限があるサービスもあり、ツールの導入によって、逆に業務効率が下がる場合もあります。無料のツールを導入する際は、自社の求める機能が揃っているかどうかを事前に確認しましょう。
ツールを導入した後に重要な機能がないとわかった場合、データ移行や既存ツールの解約が済んでいれば、簡単には導入前に戻れません。有料オプションを利用するとなれば、結局はコストがかかってしまうため、導入前の十分な確認が大切です。
無料のグループウェアを選ぶ4つのポイント
無料のグループウェアを選ぶポイントは、以下の4つです。
- 機能
- 操作性
- セキュリティ
- サポート・活用支援
ポイントを確認して、グループウェアを選ぶ際の参考にしましょう。
機能
無料のグループウェアを選ぶ際は、ツールの機能面が重要です。企業でよく利用されるメールやチャット、カレンダー、ビデオ会議、掲示板、ワークフローなどの機能が備わったグループウェアを選びましょう。有料のツールやプランに比べて、無料のグループウェアは機能面で劣りますが、無料のツールの中でも自社に役立つ機能が揃っているかどうかは、選ぶ上で重要なポイントです。
操作性
グループウェアを導入する際は、ツールの操作性がよいかどうかも事前に確認しましょう。直感的に操作できて、シンプルで扱いやすいツールを選べば、よりスムーズに導入でき、社内に定着しやすくなります。
そのため、ツールの管理者やITツールに慣れている人だけでなく、パソコンやスマートフォンが苦手という人でも扱いやすいツールを選ぶとよいでしょう。また、導入するツールがマルチデバイス対応であれば、より業務効率の向上が期待できます。
セキュリティ
無料のグループウェアを選ぶ際は、できる限りセキュリティレベルの高いツールがおすすめです。具体的には、不正アクセスを防止できるアクセス制限機能や、ID・パスワードと併せて別のログイン認証方法を活用する二段階認証機能があるツールを選ぶとよいでしょう。
また、ツールを管理している企業がプライバシーマークやISO27001の認証を取得しているかどうかも重要なポイントです。セキュリティレベルの高さを公に証明できるものであるため、ツールを選ぶ際は、セキュリティ機能と併せて確認しておきましょう。
サポート・活用支援
グループウェアを導入する際は、サービスのサポート体制も重要です。サポートが受けられない場合、ツールの利用方法が分からない時や、トラブル発生時には、利用者自身の手で解決しなければなりません。
無料のグループウェアではサポートサービスが利用できないものが多いですが、その中でもメールや電話といった方法でサポートが受けられるものを優先して導入しましょう。自社にITリテラシーがある従業員がいない場合は、問題が発生した際により多くの手間と時間を要するため、サポートサービスの受けられるグループウェアの導入をおすすめします。
無料で使えるグループウェア7選
無料で使えるおすすめのグループウェアは、以下の7つです。
- R-GROUP（アールグループ）
- e-Broad Office（イーブロードオフィス）
- サークルスクエア
- Zoho Connect（ゾーホーコネクト）
- Stock（ストック）
- GROUP SESSION（グループセッション）
- GRIDY（グリッディ）
各グループウェアの特徴を確認して、自社に合ったツールを見つけましょう。
R-GROUP（アールグループ）
R-GROUP（アールグループ）は、アメリカと東京に拠点を置くRグループ株式会社が提供する、無料のクラウド型グループウェアです。デバイスにソフトをインストールする必要がなく、申し込みをしてすぐに利用を開始できます。R-GROUPの特徴は、以下の通りです。
- 利用者数の制限がない
- パソコンとスマートフォンに対応している
- メールやチャット、掲示板、スケジュール管理といった12種類の基本機能が利用できる
- 容量無制限のストレージが利用できる
R-GROUPでは、サポートサービスが利用できません。また、ワークフロー機能も搭載されていないため、導入する際は、自社の業務に支障がないか事前に確認しましょう。
e-Broad Office（イーブロードオフィス）
e-Broad Office（イーブロードオフィス）は、「サイボウズLive」（2019年にサービスが終了）の代替ツールとして話題となった無料のグループウェアです。イーブロードコミュニケーションズ株式会社が提供しています。e-Broad Officeの特徴は、以下の通りです。
- 利用者数の制限がない
- パソコンとスマートフォンに対応している
- 公式サイトから会社名やメールアドレスを登録して即時利用を開始できる
- スケジュール管理や掲示板に加えて、ToDoリストや伝言メモ、在籍確認機能がある
e-Broad Officeは、スマートフォンでも利用できますが、使用できる機能は、スケジュール管理とToDoリスト、伝言メモ、アドレス帳の4種類です。
参考：e-Broad－無料で使える高機能グループウェア「e-Broad office」
サークルスクエア
サークルスクエアは、豊富な機能を備えた無料のグループウェアです。株式会社シティーズが提供しています。サークルスクエアの特徴は、以下の通りです。
- 利用者数の制限がない
- パソコンとスマートフォンに対応している
- 16種類の豊富な基本機能を利用できる
- ホームページ作成やインフォメーション（お知らせ）投稿などの機能がある
サークルスクエアは、一般向けに開発されたグループウェアであるため、ビジネス利用にはあまり向いていません。チャットに入力できる文字数に制限があったり、ファイルと画像の保持期間が1年に設定されていたりと、機能制限が多くあります。
Zoho Connect（ゾーホーコネクト）
Zoho Connect（ゾーホーコネクト）は、独自のアプリ作成機能がある無料のグループウェアです。ゾーホージャパン会社が提供しています。Zoho Connectの特徴は、以下の通りです。
- グループで独自のアプリを作成できる
- チャンネル作成や掲示板、マニュアル管理などの豊富な機能が利用できる
- 外部サービスとの連携機能がある
Zoho Connectでは、利用者数が25人までに制限されており、グループの作成数にも制限があります。使用できるストレージ容量は10GBまでになっているため、多くの画像やファイルを扱う企業の場合は、別途ストレージサービスを利用する必要があるでしょう。
参考：Zoho Connect | いつでも最新情報にアクセスできる社内SNS
Stock（ストック）
Stock（ストック）は、シンプルな機能と操作のしやすさが魅力のグループウェアです。株式会社Stockが提供しており、無料プランと有料プランが用意されています。Stockの無料プランの特徴は、以下の通りです。
- ノート、メール自動転送、テンプレートの3つの機能が利用できる
- ファイルや画像をドラッグ&ドロップで簡単に添付できる
Stockは、利用できる機能が少なく、情報管理機能や二段階認証の機能もありません。また、無料プランで利用できるストレージ容量は、1GBまでに制限されています。
参考：Stock（ストック）｜最もシンプルな情報ストックツール
GROUP SESSION（グループセッション）
GROUP SESSION（グループセッション）は、チャットやワークフローなどの多くの機能を利用できる無料のグループウェアです。日本トータルシステム株式会社が提供しています。GROUP SESSIONの特徴は、以下の通りです。
- 利用者数の制限がない
- ダウンロードして利用する
- 約20種類の豊富な機能が利用できる
GROUP SESSIONを利用するには、サーバーを利用者自身で用意しなければなりません。また、スマートフォンで使用するには、有料オプションの利用が必要です。
参考：GroupSession製品情報｜無料グループウェア GroupSession
GRIDY（グリッディ）
GRIDY（グリッディ）は、メッセージのやり取りやプロジェクト管理、設備予約などができる無料のグループウェアです。ナレッジスイート株式会社が提供しています。GRIDYの特徴は、以下の通りです。
- 利用者数の制限がない
- 出退勤を記録できるタイムカード機能や、議事録を作成できる機能がある
- 22種類の豊富な機能が利用できる
GRIDYで利用できるストレージ容量は、1GBまでに制限されています。また、ファイルの共有機能にも、1ファイルあたり10MBの制限があります。
無料グループウェアには制約が多い！おすすめは有料版
無料のグループウェアには、豊富な機能を備えたものもありますが、企業が利用する場合には、十分とは言えません。機能面だけでなく、セキュリティやサポート体制まで考慮すると、企業での無料ツールの活用は難しいでしょう。
有料のグループウェアには、Google WorkspaceやMicrosoft 365、サイボウズなどの低価格で利用できるものも多くあります。少ないコストで企業向けの豊富な機能を利用でき、セキュリティやサポート体制も充実しています。
将来的な企業の成長も考慮すると、有料のグループウェアの利用がおすすめです。セキュリティやツールの利用方法に関して不安を抱くこともなく、安心してグループウェアを利用できます。
有料のグループウェアであればGoogle Workspace が簡単に導入できる
グループウェアとは、企業内の情報共有とコミュニケーションを円滑にできるようサポートするツールです。情報共有やコミュニケーションを促進し、業務効率の向上に貢献します。
グループウェアには、無料で利用できるものと有料で利用できるものがあります。無料のグループウェアは、コスト面で優れていますが、機能の制限が多く、企業での利用には向いていません。機密情報を安全に保護するためにも、有料のグループウェアがおすすめです。
Google Workspaceは、低コストで優れた機能と強固なセキュリティ対策を利用できるグループウェアです。メールやチャット、ビデオ会議、資料作成、ストレージ、アプリ作成などの豊富な機能があり、業務効率の向上に貢献します。
また、不正アクセス制御や二段階認証などのセキュリティ機能もあり、ISO 27017認証も受けているため、重要なデータを安全に管理・活用可能です。グループウェアの導入を検討している企業さまは、ぜひGoogle Workspaceの導入をご検討ください。
電算システムでは、Google Workspaceの導入サポートを行っています。企業さまのサービス導入を数多くサポートしてきた実績とノウハウを活かして、円滑なグループウェアの導入を実現します。Google Workspaceの導入を検討している企業さまは、お気軽に電算システムまでお問い合わせください。
以下のページでは、電算システムが無料で提供しているGoogle Workspaceの導入・活用に関して解説した資料をダウンロードできます。Google Workspaceについてまず知りたいという方は、ぜひご覧になってみてください。
