あらゆるビジネスでIT技術が活用されている今、IT資産管理に注目し、実施する企業や団体が増えています。IT資産管理とは、企業や団体がIT資産であるハードウェアとソフトウェア、ライセンスの3つの状況を把握・管理することです。
IT資産は、現場の業務効率を左右する重要な要素です。IT資産管理によって眠っているハードウェアやソフトウェアを効率よく利用できれば、売上の向上も期待できます。IT資産管理を行っている企業の多くは、資産管理アプリを導入しています。資産管理アプリによって、IT資産管理を円滑にでき、作業の効率化が可能です。
この記事では、資産管理アプリの概要やメリット、選び方を解説しています。資産管理アプリを選ぶ際に役立つ情報をわかりやすくまとめているので、ぜひ最後までご覧ください。
資産管理アプリとはIT資産など企業の財産を把握し管理するツール
資産管理アプリとは、企業が所有しているパソコンやスマートフォン、ソフトウェアなどのIT資産の状況を管理できるツールです。企業や団体のITに関わる資産の把握や管理といった機能を備えており、IT資産管理の効率化が可能です。
また、ソフトウェアの利用者数やバージョン、ネットワークの接続状況、ハードウェアの利用者などの情報を一元管理でき、コンプライアンスやセキュリティ対策の強化にも貢献します。
IT資産管理の3つの目的
IT資産管理の目的は、以下の3つです。
- コスト削減
- ライセンス違反の回避
- セキュリティ対策
目的を確認して、IT資産管理の基本を理解しましょう。
コスト削減
IT資産管理の目的の1つは、コスト削減です。自社のIT資産を把握・管理できれば、無駄な出費が抑えられ、コスト削減につながります。IT資産管理をしていない場合、使用できるライセンスが残っているにもかかわらず新しいライセンスを購入したり、利用できるパソコンが倉庫にあることに気づかず、新しいパソコンを購入したりする可能性があります。
IT資産管理によって所有しているライセンスやハードウェアの数と状態を把握できれば、無駄なIT機器の購入がなくなり、コストの削減が可能です。
ライセンス違反の回避
IT資産管理は、企業や団体のライセンス違反の回避につながる取り組みです。IT資産管理によって、契約や法律の違反を防ぎ、トラブルを防止できます。IT資産管理を実施していない状態では、知らない内に契約違反を起こしてしまうリスクがあり、場合によっては大きなトラブルに発展するかもしれません。
例えば、ソフトウェアを購入した際、契約のライセンス数の上限を超えてインストールした場合は契約違反になります。IT資産管理は、ソフトウェアのインストール数やライセンス数を把握・管理できるため、契約違反を未然に防止できます。
セキュリティ対策
パソコンやスマートフォンなどのハードウェアは、常に最新のバージョンにアップデートしなければ、脆弱性が生まれてサイバー攻撃の標的になる恐れがあります。セキュリティに欠陥のある状態では、外部からの攻撃を防げず、情報の漏洩や紛失といった被害にあうかもしれません。
IT資産管理を行えば、自社で保有しているIT資産のバージョンを管理でき、更新のタイミングを把握しやすく、セキュリティの強化が可能です。
資産管理アプリを活用するメリット3選
資産管理アプリを活用するメリットは、以下の3つです。
- 資産を効率的に管理できる
- 社内のセキュリティ強化
- 資産の持ち出しなど不正の防止
メリットを確認して、自社で検討する際の参考にしましょう。
資産を効率的に管理できる
資産管理アプリを導入すれば、IT資産の情報収集や管理を自動で行えます。情報収集と管理の手間を省き、大幅な業務の効率化が可能です。
具体的には、自社で利用しているソフトウェアを最新のバージョンにアップデートしたい場合に、すべてのデバイスに一括でアップデートの指示ができるため、作業の必要なパソコンを探したり、1台ずつ作業したりする手間を削減できます。
社内のセキュリティ強化
資産管理アプリの導入は、自社のセキュリティポリシーの遵守にも役立つ取り組みです。ツールの中には、利用を許可されていないUSBメモリを差し込んでも、使用できないようブロックする機能を備えたものもあります。
また、ネットワークの不正利用を防止するために、セキュリティ監視ツールを導入していないパソコンからの通信を遮断できる機能や、利用を許可されていないソフトウェアのインストールを検出してデバイスを起動できないようにする機能もあります。
資産の持ち出しなど不正の防止
資産管理アプリの導入は、不正な行動の防止にも効果的です。資産管理アプリを利用すれば、パソコン上の操作ログを定期的に監査して、不正な行動がないか確認できます。
例えば、退職者が顧客リストを不正にダウンロードしようとしても、素早く行動を検知・把握できるため、情報漏洩の防止が可能です。また、不正な行動を監視・警戒していることを社内に周知すれば、違反行為に対する圧力がかかり、トラブルの発生抑止につながります。
従来（オンプレミス）の資産管理アプリの2つの課題
資産管理アプリはもともとオンプレミス型が主流でしたが、テレワークや複数拠点に対応したIT資産管理のニーズが高まり、以下のような課題が生まれました。
- テレワークによるデバイスの増加
- 期間によって変化する拠点でのシステム構築
従来の資産管理アプリでは、上記のような課題によりIT資産を十分に管理しきれなくなっています。ここでは、この2つの課題の詳細を解説します。
テレワークによるデバイスの増加
テレワークを導入している企業では、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイスが多く、オンプレミス型の資産管理アプリではIT資産管理が複雑になる可能性があります。仮にオンプレミス型の資産管理アプリで管理しようとしても、デバイス別にアプリが必要になり、管理に多くの手間と時間がかかるでしょう。
また、オンプレミス型の資産管理アプリは、社内LANに接続していないデバイスのソフトウェアの利用状況やセキュリティ状況は把握できません。ライセンスの有効期限が切れていたり、OSのバージョンが古かったりしても、管理者が気づくのは難しくなります。デバイスの内部ログも確認できないため、不正な行動の検知もできません。
期間によって変化する拠点でのシステム構築
建設業をはじめとした頻繁に拠点が変わる企業では、オンプレミス型の資産管理アプリではシステムの構築が難しく、デバイスの特定や利用場所の把握が困難になります。
また、国内や海外などで拠点が複数ある企業においても、オンプレミス型の資産管理アプリでは、IT資産の状況の把握が困難です。特に遠方の拠点では、トラブルが発生しても気づくまでに時間がかかり、被害が大きくなる恐れもあります。
資産管理アプリの選び方5選
資産管理アプリの効果的な選び方は、以下の5つです。
- セキュリティ対策で選ぶ
- 複数のデバイスを一元管理できるアプリを選ぶ
- インベントリ収集のタイプで選ぶ
- 機能の充実性で選ぶ
- クラウドで利用できるツールを選ぶ
効果的な選び方を確認して、資産管理アプリを選ぶ際に役立てましょう。
セキュリティ対策で選ぶ
資産管理アプリには、パソコンのセキュリティ設定を自動で修正できるものがあります。収集した情報をもとに、パソコンが正しく設定されているかを自動で判定でき、セキュリティリスクを素早く発見できます。
企業のルールに違反する設定が見つかった場合は、自動で修正もできるため、セキュリティ対策の強化に大きく貢献するでしょう。資産管理アプリをセキュリティ対策の内容で選ぶ場合は、以下の機能を備えたアプリがおすすめです。
- データの暗号化
- 二段階ロック
- パスワードロック
- 指紋認証
- 自動ログアウト
資産管理アプリのセキュリティ機能は、アプリのダウンロードページに表示されている場合が多いため、必ず確認しましょう。
複数のデバイスを一元管理できるアプリを選ぶ
複数のデバイスを一元管理できる資産管理アプリは、テレワークを導入している企業に特におすすめです。デバイスやOS別に資産管理アプリを用意する必要がなくなり、管理がしやすくなります。また、1つのツールでIT資産管理が完結すれば、管理者の負担軽減にもつながります。
インベントリ収集のタイプで選ぶ
資産管理アプリには以下の2種類があり、それぞれ異なるメリットがあります。
| 種類 | メリット |
| エージェントインストール型 |
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| エージェントレス型 |
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エージェントインストール型とエージェントレス型は、それぞれ機能や導入する際の手間が異なります。豊富な機能を求める場合はエージェントインストール型、システムを導入する際の手間を少なくしたい場合はエージェントレス型がおすすめです。
機能の充実性で選ぶ
機能の充実性で資産管理アプリを選ぶ方法も、効果的な選び方の1つです。資産管理アプリを導入する際は、目的を整理して、自社が求める機能が備わったものを選びましょう。目的が不明確な状態で導入した場合、課題解決につながる機能がなく、追加で別のアプリを導入しなければならなくなる可能性もあります。
資産管理アプリに必要な機能は、企業の導入目的によって大きく異なります。例えば、効率よくソフトウェアを登録・管理したい場合は、自動配布機能や台帳管理機能の備わった資産管理アプリがおすすめです。また、不正な利用を防止したいときは、デバイスへの不正アクセス防止に役立つ不正接続検出機能が有効です。
クラウドで利用できるツールを選ぶ
クラウドで利用できる資産管理アプリを選べば、遠方にある拠点のデバイスも管理可能です。オンプレミス型の資産管理ツールでは、社内LANに接続していないデバイスは管理できませんが、クラウド型であれば、インターネットを通じてデバイスの管理やソフトウェアの配布ができます。
また、万が一テレワーク中にトラブルが発生しても、インターネット経由で管理者が対応できるため、解決に向けて迅速に行動できます。
Google Workspaceならクラウド上でのさまざまな資産管理が可能
資産管理アプリで自社のIT資産を管理すれば、IT資産管理の効率化やセキュリティ強化などの効果が期待できます。ただ、オンプレミス型の資産管理アプリは、テレワークによるデバイスの増加や複数拠点でのシステム構築が困難なため、テレワークにも対応可能なクラウド型資産管理アプリの導入をおすすめします。
「Google Workspace」は、IT資産管理ができるだけでなく、GmailやGoogleカレンダー、管理コンソールといった組織の業務効率化に役立つアプリが集約されたクラウド型のツールです。
Google Workspaceの環境設定を行う「管理コンソール」を使用すれば、利用しているサービスやデバイスを一元管理できます。また、管理コンソールには、セキュリティレベル向上につながる以下のような機能が備わっているため、安全にIT資産管理ができます。
- ユーザーのCookie情報のリセット
- ユーザーのパスワード再設定
- SPD、DKIMを用いた送信メール認証
Google Workspaceは、充実した機能と高度なセキュリティ対策が利用できるにもかかわらず、低価格で即日利用可能な優れたツールです。導入する際の手間も少ないため、企業での利用におすすめです。以下のページでは、Google Workspaceについてわかりやすくまとめた資料を無料でダウンロードできます。興味のある方は、ぜひご覧ください。
