近年、社内Wikiを導入する企業が増えていますが、理由は多大なメリットを得られるからでしょう。社内Wikiの導入により、情報の一元管理やスムーズな情報共有などが可能で、業務効率化に役立ちます。本記事では、社内Wikiの作り方や得られるメリット、導入にあたってのポイントなどを解説します。
社内Wikiとは
社内Wikiとは、組織で保有しているあらゆる情報を、一元管理できるオンライン辞典のことです。Wikiとは、インターネット上の百科事典と呼ばれるWikipediaを指します。
つまり、社内Wikiは、自社の事業や業務に関するさまざまな情報が、Wikipediaのように集積されたシステムといえるでしょう。集積された情報は、オンライン上で社内の誰もがアクセスでき、必要なときに求める情報を取得できます。
社内Wikiに蓄積できる情報は多岐にわたり、社員のプロフィールや資料、タスク、個々のスケジュール、業務マニュアル、会議の議事録などが挙げられます。企業によっては業務に使用する書類の各種ひな型や、日報などが含まれることもあります。
社内Wikiが注目されている背景
社内Wikiがこれほどまで注目されているのは、多くの企業が共通して抱えている、さまざまな課題を解決できるからだと考えられます。たとえば、課題としてナレッジの分散が挙げられます。
企業には、それぞれ異なる役割を担う部門がいくつも存在します。そのため、部門ごとにナレッジを蓄積するケースが多く、他部門との共有ができていない課題があるのです。
また、教育人材の不足により、新入社員や他部署からの応援人材に対し、適切な教育を行えない課題もよく耳にします。さらに、コミュニケーション不足による情報共有の遅延も、多くの企業が抱える課題といえるでしょう。
社内Wikiなら、これらの課題を解決できます。部門間をまたいだ情報共有ができ、業務の手順、製品の作り方などをいつでも閲覧できるため、教育人材不足にも対処できます。日報や個々のスケジュール、タスクなども確認でき、コミュニケーションの創出にもつながるのです。
社内Wikiのメリットとは
社内Wikiの導入を決意する企業が増えているのは、導入コストに見合った成果が期待できるからでしょう。以下、社内Wikiの導入により、企業が得られるメリットをピックアップしました。
情報を一元管理して業務効率化が可能
社内Wikiであれば、自社が扱うあらゆる情報を一ヶ所で管理できます。アクセスすれば必要な情報を取得できるため、業務効率化が可能です。
情報がどこにあるのかわからない状態では、探すのに時間がかかってしまいます。周りの人に聞く、パソコン内のフォルダを個別にチェックするなど、余計な時間を費やしてしまい、業務効率を落としてしまうのです。
社内Wikiのように、一ヶ所で情報が管理されているのなら、このような手間や時間は発生しません。スムーズに必要な情報へアクセスでき、最短で求める情報を取得できます。
業務の属人化を排除
作業の手順やノウハウを社内で共有できるため、業務の標準化を実現できます。特定の人物に依存することなく、誰もが同じ手順、品質で作業を進められる環境を整えられます。
特定の人物しか担当できない業務がある場合、その人が急に現場からいなくなると仕事が進まなくなるおそれがあります。社内Wikiで情報を共有し、業務の標準化を進めば、このような事態を回避できるでしょう。
社内ノウハウの資産化
自社が蓄積してきたノウハウは、組織にとって大切な資産です。利益に直結する技術や知識、経験であり、喪失してしまうと組織は大きなダメージを負ってしまうでしょう。
社内Wikiであれば、あらゆるノウハウを資産として蓄積できます。誰でも簡単な手順で、情報の追加やウがどんどん蓄積されるのです。
成果の見込めるノウハウが蓄積されているのなら、誰もがそれを用いて同じような成果を得られます。更新ができるため、ノウハ
人材教育・引継ぎコストの削減
研修に関する資料も、社内Wikiで管理できます。幾度となく研修を繰り返す中で、アップデートされた情報を社内Wikiへ追加できるため、効率よく育成を進められる研修資料を作成できます。
研修の項目が変更されたときも、社内Wikiへアクセスして速やかに内容の変更が可能です。従来のように、文書を作成して印刷、配布といった手間もかかりません。
引継ぎに関しても、社内Wikiに蓄積されているデータから、必要な情報を抽出して渡せばよいので、時間を短縮できます。このように、社内Wikiには教育、引継ぎコストの削減効果も期待できるのです。
失敗しない！社内ポータルサイトをうまく活用するには
社内Wikiを最大限活用するには、常に新しい情報へ更新することが大切です。変更になったもの、使わなくなった古い情報がそのまま残っていると、二度手間やミスの発生につながり、業務効率低下を招きます。
情報の管理場所を、明確にしておくことも大切です。社内Wikiには、さまざまな情報を蓄積、管理できますが、カテゴライズしていないと必要な情報へスムーズにアクセスできません。膨大な情報の中から必要なものを速やかに抽出できるよう、管理方法を決めておきましょう。
また、開発時に運用面まで考えて設計するのも、大切なポイントです。機能に優れた社内Wikiを開発できても、現場が運用できなければ意味がありません。社員のパソコンスキルや、管理対象となる情報の把握をしておきましょう。
社内Wikiを構築しても、使われなければノウハウの蓄積もできません。そのため、存在を認知させることも大切です。必要性やメリットを伝え、社員が積極的に使いたくなる環境を整えましょう。
「LumApps」導入も検討してみて
LumAppsは、社内ポータルサイトを簡単に構築できるツールです。プログラミングの知識不要で、誰でも簡単に社内ポータルを構築でき、組織内における情報共有をスムーズにしてくれます。
デフォルトで備わっている、「コンテンツ一覧」機能を用いれば、注目度の高い情報をアピールできます。投稿した情報を目立たせられるため、情報が埋もれてしまうのを回避できるのです。
また、「ハイライト機能」を用いれば、適切な部門や人に情報を届けられます。事前に対象を設定しておけば、その人に応じた情報が画面に表示され、必要な情報を速やかに届けられます。
まとめ
社内の情報共有に課題を感じている、属人化を排除したいと考えているのなら、社内Wikiは心強い武器となってくれるでしょう。蓄積したノウハウを資産化でき、人材教育や引継ぎコストの削減にもつながります。
大切な点として、社内Wikiは積極的に使わなければ意味がありません。構築するだけでなく、運用面に関するルールの策定や、社内への周知も忘れないでください。
