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社内ポータルサイトの作り方とは?
構築方法から事例まで解説

 2022.03.09  株式会社電算システム

企業のコミュニケーションや情報共有を促進するのに、社内ポータルサイトは役に立ちます。この記事では、社内ポータルサイトの作り方や手順、作成時の注意点を解説するので参考にして下さい。社内ポータルサイトの導入に成功した企業の事例も紹介しています。

社内ポータルサイトの作り方とは?構築方法から事例まで解説

社内ポータルサイトとは?注目の理由

社内ポータルサイトとは、社内に散らばる情報やアプリケーションへ速やかにアクセスできるように構成したWebサイトです。情報やアプリケーションを見つける入り口となるWebサイトなので、「玄関」や「入り口」を意味する「portal」が使われています。

個々の従業員が初めて知った、あるいは知っている情報を、社内ポータルサイトへ投稿する習慣が定着すれば、簡単に情報の共有が可能となります。また社内ポータルサイトがあれば、業務に必要な情報やアプリケーションへ簡単にアクセスまたは検索することが可能になります。

その結果、社内ポータルサイトを活用することで、業務効率化や生産性向上につながります。新人向けの業務マニュアルをはじめとした研修資料や用語解説を社内ポータルサイトにまとめておけば、自ら学ぶ際にも役立ちます。

Googleサイトと LumAppsの違いについて

Googleサイトと LumAppsの違いについて

電算システムで䛿 G Suite の活用を拡充していただくためにサイトに新たなコミュニケーション生み出す社内ポータルサイト作成ツールとしてLumAppsをおすすめしております。

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社内ポータルサイトの作り方と7つの手順

社内ポータルサイトは、どのような手順で作ればいいのでしょうか。以下、手順を1つずつ解説します。

目的を決める

社内ポータルサイトを構築する際は、最初に「何が目的か」をきちんと整理することが重要です。目的を明確にしないままポータルサイトを作成すると、社内ニーズと合わずなかなか定着しない可能性があるためです。

社内にどのような課題があって、ポータルサイトでどのように解決できるかを、あらかじめ明確にしておきましょう。その際、社内ポータルサイトの運用責任者も一緒に決めておけば、担当が誰かわかり安心です。

要件定義

社内ポータルサイトの目的が決まったら、その目的を実現するのに必要な要件を整理します。どのような機能やコンテンツを掲載するのか、さらにはアクセス方法やアクセス制限、アクセス数、インフラなど必要な条件などを整理して下さい。

デザイン設計

要件定義に基づき、社内ポータルサイトのデザイン設計を進めていきます。社内ポータルサイトでは、必要な情報・アプリケーションを、ユーザーが探しやすいように設置しなければなりません。ユーザーが検索しやすいように、ポータルサイトを設計していきましょう。

その上で、ユーザーの使い勝手を重視してインターフェースをデザインする必要があります。せっかく社内ポータルサイトを作っても、インターフェースの品質が悪いとなかなか浸透しません。優れた「UX(ユーザーエクスペリエンス・ユーザー体験)」を実現するには、優れた「UI(ユーザーインターフェイス・ユーザーが触れるデザイン)」が必要なのです。また、UIとUXをあわせてUI/UXと呼びます。

コーディング開発

決定したデザイン設計を基に、社内ポータルサイトをコーディング開発する手順です。開発言語を決めて開発を進めましょう。なお、この手順ではユーザーの目に触れる部分(フロントエンド)について製作します。

システム構築

システム構築では、主にユーザーが入力した内容が適切にデータベースへ保存されるようにする、Q&Aの導入、検索結果の表示ができるようにします。コンテンツの閲覧権限やアクセス制限、認証方式などにも気を配ることが必要です。
さらに、フロントエンド部分の開発と並行して、サーバーやデータベースなどユーザーの目に見えない部分(バックエンド)の開発も必要となります。

管理画面などUIUX設計

社内ポータルサイトでは、管理者が使う「管理画面」も必要となります。フロントエンド・バックエンドの開発と並行して、管理画面の開発も進めましょう。

管理画面においてもUI/UXを意識して、管理者にとって使い勝手のよいデザインを実現する必要があります。管理者の使い勝手が悪いと、なかなかコンテンツが更新されないなど、社内ポータルサイトの運営に影響するためです。逆に管理者にとって使い勝手のよい管理画面であれば、社内ポータルサイトが定着し、長く使ってもらいやすくなります。

コンテンツの格納

社内ポータルサイトには、コンテンツ(情報)が必須です。コンテンツがなければ、ユーザーに使ってもらうことはできません。どのようなコンテンツをどのくらいの頻度で更新し、どこへ格納・配置するか決定します。コンテンツ制作を進めるにあたっては、社内の誰が担当するかやどのような体制で継続するか決めておくことも必要です。

失敗しない社内ポータルサイトの構築方法

社内ポータルサイトの作り方は複数考えられますが、自社で開発するなら汎用的なプログラミング言語の利用が推奨されます。汎用的なプログラミング言語であれば、使えるエンジニアが多くなるためです。結果として、トラブルシューティングや更新もしやすくなります。

社内ポータルサイトの公開後は、ユーザーからの問い合わせも多く発生することでしょう。その際に慌てず対応できるように、質問をどのように受け誰が回答するか、社内体制を決めておくことも必要です。

また情報が更新されないまま放置されると、社内ポータルサイトは浸透しません。社内ポータルサイトが形骸化してしまわないように、定期的に情報更新が行える体制も準備しておきましょう。

社内ポータルサイトの事例

社内ポータルサイトは様々な業種の企業によって利用されています。たとえば、ある企業では普段交流がない部門同士のコミュニケーションを促すため、社内ポータルサイトを導入し目的を実現しました。

その他にも、使われていないグループウェアの利用促進のために社内ポータルサイトを導入した事例もあります。グループウェア単体で使うより、社内ポータルサイトを入り口として自社の使いやすいように構成し、成功しています。

社内ポータルサイト作成ツールの1つとして、株式会社電算システムが提供する「LumApps」というものがあります。このLumAppsを利用した成功例をご紹介します。
成功例としては、SMN株式会社があげられます。
SMN株式会社では、会社の急成長に伴い人材の流動性が高まる中、口頭での情報共有に限界が来ていました。社員が必要な情報を発見するまで、時間がかかる状態になっていたのです。そこで、社内ポータルサイトの導入を決定しました。

その結果、必要な情報が社内ポータルサイトに集約され、ユーザーが必要な情報を簡単に探せるようになりました。さらに、作業時間の短縮や生産性向上も実現できています。

「LumApps」が社内ポータルならおすすめ

LumAppsは、Google Workspace やOffice365などと連携が可能な社内ポータルサイト作成ツールです。LumApps を採用すれば社内ポータルサイトの構築にあたり、難しいHTMLコーディングは必要ありません。GUI画面で適宜ガジェットを組み合わせるだけの直観的な操作で、社内ポータルサイトを構築できます。

Google Workspace やOffice365の各機能をユーザーが使いやすいように、社内ポータルサイト上に設置するのも簡単です。これによってユーザーは、必要なアプリケーションや情報にたどり着きやすくなります。

社内ポータルサイトは企業にとって有効なツールですが、構築手順を誤ると社内に浸透しない可能性があります。LumAppsを活用して、ユーザーに使ってもらえる社内ポータルサイトを構築しましょう。

まとめ

社内ポータルサイトとは、様々な情報・アプリケーションの「入り口」となるサイトを指します。社内ポータルサイトを構築する際は、何が目的なのかを明確にすることが必要です。この手順をしっかり行わないと、ニーズに合わず社内に定着しない可能性があります。目的を明確にしたあとは要件定義、デザイン設計と手順をすすめ、コーディング開発・システム構築を実施して下さい。その際、インターフェースや管理画面に関しては、ユーザーの使い勝手を重視し設計する必要があります。

LumApps 紹介資料

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本資料では、GCP(Google Cloud Platform)上に構築された、G Suite に連携する 企業向けポータル&ソーシャルサイトを作成するクラウド型サービス「LumApps」について詳しくご紹介します。

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