企業が業務改善を成功させるにあたり大切なのは、正しい方法や手順を知ることです。行き当たりばったりな取り組みは非効率であり、スムーズな業務改善につながりません。
本記事では、業務改善を行う手順や方法、施策例を解説します。併せて、役立つフレームワークやツールもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
業務改善はどうやって行う？
業務改善の取り組みを成功させれば、残業時間やコストの削減が可能です。従業員の負担軽減にもつながるため、ポイントを押さえて取り組みを進めましょう。以下、業務改善の具体的な進め方を解説します。
可視化
まず初めに行うべきは現状把握です。現場で行われている業務を把握できないことには、改善すべきポイントを見つけられません。プロセスマップやフローチャート、従業員のスキルマップなどを作成して可視化すれば、今まで見えていなかった課題を発見できます。
課題の洗い出し
業務を可視化したら、無駄な作業がないか確認しましょう。スキルマップとも照らし合わせ、適材適所な人材配置ができているかどうかも確認が必要です。どのような課題があるのかを認識できれば、解決への具体的な手立ても見えてくるでしょう。
優先順位付け
業務改善の目的を設定したうえで、改善に取り組む課題の優先順位をつけましょう。優先順位をつけることで、より効率的に業務改善を進められます。取り組みは現場主導で行うため、優先順位を決めたら具体的な進め方を考えたうえで、従業員と共有しましょう。
実践と定着、改善
実際に改善施策を進めるステップです。実践しつつ定期的に見直しを行い、必要に応じて再度改善を行いましょう。定量的な評価を行うためKPIを設定し、達成度合いや効果の測定を行うのも基本です。
業務改善の施策例
「業務改善を進める手順や方法は理解できたものの、まだイメージが掴めない」といった管理者の方もいるかもしれません。そこで、ここでは取り組みのイメージを掴めるよう、いくつか施策例をご紹介します。
不要な業務の削除
不要な業務が発生していると、時間やコストを無駄にしてしまいます。生産性の低下を招くため、不要と判断した業務は思い切って排除しましょう。不要かどうかを判断するには、業務フローや内容をきちんと可視化しておく必要があります。
業務のアウトソーシング
「アウトソーシング」とは、業務の一部を外部の企業へ委託することです。利益に直結しない作業や、自社の従業員が取り組む必要のない仕事などは、アウトソーシングを検討してみましょう。うまく活用すれば、業務効率化やコスト削減、業務品質の向上が期待できます。
RPAの導入
「RPA」とは、定型作業を自動化できるシステムです。データ入力やメール送信など、さまざまな単純作業の自動化を行えます。RPAによる業務の自動化ができれば、それまでその仕事を担当していた従業員の手が空くため、リソースをより有効活用できます。
業務改善におすすめのフレームワーク5つ
業務改善を効率よく進めるには、フレームワークの活用が有効です。さまざまなフレームワークがありますが、ここでは業務改善に役立ちそうなものを中心にピックアップしてご紹介します。
PDCAサイクル
「PDCAサイクル」とは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」のサイクルを回しつつ、ブラッシュアップを進めるフレームワークです。改善策を実行したあとは、定期的に評価を行い、必要に応じて改善をしなくてはなりません。
QCD
「QCD」とは「Quality（品質）」「Cost（費用）」「Delivery（納期）」の略であり、この3つは業務改善を考えるうえで不可欠な要素です。基本的には、品質＞費用＞納期となるように取り組みます。品質を最大限高めつつ費用を抑え、短納期を実現できるよう努めるとよいでしょう。
ロジックツリー
ひとつの問題を深掘りし、原因を追求できるフレームワークです。たとえば、残業が多い問題があるのなら、そこから「人員が足りない」「仕事が多すぎる」など、原因と思われる事柄を書き出し、さらに人員が足りない原因は何か、といった具合に深掘りしていきます。
BPMN
業務プロセスにおける課題の抽出によく用いられるフレームワークです。図形や矢印を用いて業務プロセスを図式化し、それぞれの業務がどのようにつながっているか、誰が担当しているのかなどを可視化することで、課題の発見に役立ちます。
バリューチェーン分析
「バリューチェーン分析」とは、顧客に商品やサービスが届くまでのプロセスを可視化し、分析を行うフレームワークです。分析により、価値を生んでいる工程や問題のあるプロセスなどを把握できるほか、競合を分析することで行動予測もできます。
業務改善に役立つツール
業務改善をスムーズに進めたいのなら、ツールの導入が有効です。ここでは、業務改善に役立つRPAとタスク管理・プロジェクト管理ツールについて、具体的な製品名も挙げつつご紹介します。
RPAツール
RPAツールの導入により、定型作業や単純作業の自動化を実現できます。時間がかかっていた作業を短時間で完了でき、なおかつ正確に遂行してもらえるため、ミスの発生もありません。膨大なデータの処理が必要なケースでも、正確かつスピーディーに処理でき、大幅な時間短縮につながります。
代表的な製品として、「WinActor」が挙げられます。純国産のRPAとして有名で、7,000以上の企業が導入している実績もあります。NTTグループが開発したツールで、Windowsで操作できるさまざまなアプリケーションに対応しているほか、インストールしてすぐに利用できるのも選ばれている理由でしょう。トライアル利用できるのも魅力です。
また「Blue Prism」も、人気の高いRPAツールです。イギリスに拠点を構えるBlue Prism社は、RPA分野におけるリーダー的な存在であり、本国の金融機関や公共機関にも導入されています。
Blue Prismは単純作業のみならず、非定型業務に対応できるのが大きな特徴です。自動化の対象となる業務領域を拡大でき、さまざまな業務を効率化できます。データの暗号化や改ざん防止の仕組みなど、強固なセキュリティを実現しているのもポイントです。
タスク管理・プロジェクト管理ツール
タスク管理・プロジェクト管理ツールは、従業員のタスクやプロジェクトの進捗などを管理できるツールです。業務の進捗をリアルタイムで把握できるため、迅速な意思決定をサポートします。チーム全員でスムーズに情報を共有できるほか、円滑なコミュニケーションの実現も可能です。
よく挙げられる製品として、「Asana」が挙げられます。ガントチャートやカンバンボードを利用して、従業員のタスク・プロジェクトの全体像を把握・管理できるツールです。
Asanaは、ワークフローの作成や定型作業の自動化、200を超える外部アプリとの連携など、豊富な機能を実装しています。チームの進捗や個々のタスクをリアルタイムで確認できるほか、スムーズなコミュニケーションも実現します。
さらにワークロード機能を用いて、個々の従業員が抱える仕事量を一目で把握できるのも特徴といえるでしょう。個々の仕事量を把握できれば、スケジュール変更やリソース投入など、管理者は適切な判断を行えます。
そのほか「Backlog」、「Trello」、「Jira」なども、ガントチャートやマイルストーン、カンバンボードなどプロジェクト管理に要するさまざまな機能を実装したツールです。しかしチームの規模やユーザーのスキルによっては利用しにくい場合もあるため、検討の際は注意が必要です。
「複数のプロジェクトをまとめて進捗確認できるか？」「規模が大きくなっても利用できるか？」「専門的な知識が無くても使うことができるか？」など、さまざまな視点で選ぶことが重要になります。
まとめ
業務改善を行うには、現場の作業や流れを可視化し、優先順位をつけたうえで実践しましょう。また、定期的な見直しを行い、効果を測定しつつブラッシュアップしていくことも大切です。本記事でご紹介したワークフローも活用してみてください。
株式会社電算システム（DSK）では、プロジェクト管理に役立つ「Asana」の導入サポートを提供しています。活用トレーニングの実施や、運用後のサポートも行っているため、「導入したものの使いこなせない」といった心配もありません。この機会にぜひ導入を検討してみませんか。
