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エクセルでプロジェクト管理をおこなう
メリット・デメリットや方法とは?

 2021.11.10  株式会社電算システム

表計算ソフトとしてお馴染みのエクセルにはさまざまな機能が備わっており、プロジェクト管理においても役立つものがあります。しかし、エクセルを使ったプロジェクト管理には、メリットだけでなくデメリットも存在します。本記事では、エクセルを使ったプロジェクト管理の方法や注意点、プロジェクト管理を効率化するポイントについて解説していきます。

エクセルでプロジェクト管理をおこなうメリット・デメリットや方法とは?

エクセルでプロジェクト管理をおこなう理由

ビジネスにおけるプロジェクト管理は、タスクの進捗状況やスケジュールなどを把握するうえで重要な役割をもちます。多くの企業では、このプロジェクト管理にエクセルを使用していますが、なぜエクセルが選ばれているのでしょうか。

エクセルが選ばれる理由のひとつに、通常業務で使用している企業が多いため、単純になじみ深いことが挙げられます。使い慣れたソフトを使用するのであれば、プロジェクト管理のため新たにシステムを導入したり、社員が使い方を新しく覚えたりする必要がありません。

また、エクセルでは表作成や関数、リンクなど、プロジェクト管理に適した機能が使用できます。インターネット上では、そのまま使える便利なテンプレートも提供されているので、それらをダウンロードしてすぐにプロジェクト管理を始められます。

このように慣れや利便性などの観点から、エクセルを好んで利用する企業が多いと考えらます。では、プロジェクト管理にエクセルを採用するメリットには、具体的に一体どのようなものがあるのでしょうか。次項で詳しく見ていきましょう。

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エクセルでプロジェクト管理をおこなうメリット

エクセルでプロジェクト管理をおこなう主なメリットとしては、「新しいツールを導入するコストがかからない」「使い慣れているためすぐに始められる」「多様な機能を利用できるなど」などが挙げられます。以下でそれぞれ詳しく解説します。

ツール導入コストを節約できる

MicrosoftやSmartsheetのサイトなどでは、エクセルのプロジェクト管理用テンプレートとして、シンプルな機能を搭載した形式のものや、業務にすぐ利用できる形式のものなどが無料提供されています。これらの中から、自社の業務に適したテンプレートを選んで使用するだけで、費用をかけずにプロジェクト管理がおこなえます。そのため、エクセルだけでプロジェクト管理が完結する場合、専用のソフトウェアを導入する必要がなく、その分のリソースをより有効に活用できるでしょう。

すぐに使い始められる

エクセルは一般的な表計算ソフトとして、さまざまな企業で導入されています。計算機能を用いて請求書などの文書を作成したり、売上をグラフにして可視化したりできるため、プロジェクト管理以外にも幅広い業務で活躍します。

このように頻繁に社内利用されていることから、プロジェクト管理がエクセルでおこなわれる場合、社員がまったく操作できないということは滅多にありません。新しいシステムの操作方法を一から覚えるのとは違い、使い慣れたソフトをそのまま流用できるため、プロジェクト管理をスムーズに始められるメリットがあります。

多様な機能を利用できる

エクセルでは、関数を用いた請求書などの文書作成をはじめ、表計算やセルのカスタマイズ機能、グラフ作成、マクロ機能といった多様な機能が利用できます。プロジェクト管理に役立つ機能が標準搭載されているため、基本的なテンプレートを自社で使いやすい形式にカスタマイズすることも可能です。導入時のハードルが低く取り入れやすいうえに、幅広い機能を活用できるところが、エクセルの大きなメリットといえます。

エクセルでプロジェクトを管理する方法

エクセルでプロジェクト管理をおこなううえでは、ガントチャートを作る方法と、テンプレートを使用する方法の2種類があります。以下では、エクセルでプロジェクト管理をおこなう方法について見ていきましょう。

ガントチャートを作って管理する

「ガントチャート」とは、プロジェクト管理などでよく用いられる、スケジュールやタスクを管理する表のことです。横軸が時間、縦軸が担当者名やタスクで構成された横棒グラフ形式で、プロジェクト期間内にこなすべきタスクの作業順や作業時間、担当者、進捗状況などが一目で確認できます。

ガントチャートを作る際は、最初にタスクの洗い出しが必要です。作業工程を「企画」「設計」「テスト」「導入」など段階的に振り分けて、細かい作業も含めすべてのタスクを書き出し、それらを関連順にツリー図化した「WBS」を作成します。

タスクやサブタスクに漏れがないかチェックしたあとは、WBSをもとにエクセルのセルにタスク情報を入力していき、ガントチャートを作ります。ガントチャートを作る場合、セルを色付けするときに条件付き書式機能などを活用すると、スケジュールに合わせて自動的な色付けが可能です。

テンプレートを使って管理する

自分でガントチャートを作成するのが面倒な場合は、インターネット上で提供されているテンプレートを使うのもひとつの手です。利用できるテンプレートにはさまざまな種類があるので、自社の管理方法に適した形式のテンプレートを使うと便利です。機能性が高く見やすいデザインのテンプレートを採用すれば、少ない手間でプロジェクト管理の効率化が図れるでしょう。

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エクセルでプロジェクト管理をおこなうデメリット

先述したように、多くの企業ではプロジェクト管理にエクセルが用いられていますが、これにはいくつかデメリットも存在します。もし、以下のような課題を感じている場合は、よりプロジェクト管理に特化したツールの採用を検討しなおしたほうがよいかもしれません。

本格的なガントチャート作成には不向き

エクセルは汎用性が高いためガントチャートの作成も可能ですが、本格的なガントチャートの作成には向いていません。エクセルで作るガントチャートは基本的に、「表」に書き込みをしていく程度の使い方になりやすく、簡易的なものになりがちです。

また、スケジュールを書き込んだガントチャートの作成後は、進捗状況に応じて変更しながらプロジェクトを進めていきますが、プロジェクト進行中にはタスクの遅れや変更が生じる場合もあり、その都度修正が必要です。エクセルでプロジェクト管理をしている場合、それらを何度もファイルに反映させて、変更を繰り返すのが面倒というデメリットもあります。

小規模なプロジェクトならまだしも、大きなプロジェクトなどで本格的にガントチャートを作成する場合には、エクセルよりもプロジェクト管理専用のシステムを利用するほうがおすすめです。

複数人での情報更新がしづらい

プロジェクトの進行中には、タスクの追加や減少、スケジュールの変更など、さまざまな動きがあります。タスクに変更が生じると、対応する担当者のスケジュールも見直す必要があり、関連する部分を修正したあとにメンバー間で情報共有しなければなりません。

その点においてエクセルは、同じファイルを複数の人間で共有できない特徴があります。共有ファイルに保存されている場合でも、複数メンバーがプロジェクトの進捗を同時に入力できない都合、プロジェクト管理に関する入力作業が滞るなど、作業効率の低下につながるおそれがあるため要注意です。

タスク間の関係を設定するのが難しい

プロジェクトでは、細分化されたたくさんのタスクが絡み合い進行していきます。1つのタスクの終了日が、次のタスクに影響するケースもあるため、タスク間の因果関係に注意が必要です。特にエクセルの場合、タスク間の因果関係を設定することが難しく、一箇所の変更が生じただけで、関連するすべての箇所を確認・修正しなければなりません。

また修正した結果、タスク間の因果関係に誤りや矛盾などが生じてしまうと、プロジェクトの進行が滞りかねません。それゆえタスクが多く複雑なプロジェクトほど、エクセルでの管理は困難となります。

エクセルでプロジェクト管理をおこなうことの限界

エクセルは多くの人にとって使い慣れたソフトウェアであり、また機能性や費用面などの観点からも、プロジェクト管理をおこなううえで便利なツールといえます。ただし、あくまで汎用的な表計算ソフトであって、専門のツールではありません。小規模なプロジェクトの管理には問題なく使えますが、大人数でのプロジェクトやタスクが複雑なプロジェクトの場合、エクセルによる管理では限界があるでしょう。

エクセルの代わりに検討したいプロジェクト管理ツール「Asana」について

エクセルが優秀なソフトであることは疑いようもありませんが、それは汎用性を見た場合の話です。プロジェクトの規模によっては、エクセルの採用がかえって管理作業の手間を増やし、担当者の負担を増大させるおそれがあるのです。こうしたケースでは、エクセルに代わる新たな管理ツールの採用が求められるでしょう。そこでおすすめしたいのが、ワークマネジメントツール「Asana」です。

Asanaは、1つのプラットフォームでプロジェクト・タスク管理の効率化を実現するツールです。直感的な操作が可能で、タブレットやスマートフォンなどのモバイル端末でも利用できるため、どこからでもチームの仕事の進捗状況を一目で確認できます。さらに、タスクを関連付けて整理・スケジューリング・担当者の割り当てまで簡単におこなえることから、進捗状況に応じたスケジュール変更や、急な変更・修正などへの対応も容易です。

また、Asanaはタイムラインというガントチャートの自動生成機能を備えているため、タスクの因果関係や重複といった問題を加味しつつ、未スケジュールのタスク管理をすることも可能です。また、自分が欲しい通知だけを受け取ることができるので、見落としが発生したり不要な通知で埋もれてしまうこともありません。チームが無理なく実行できる確実なスケジュールを作成でき、修正後もチーム間で最新情報を共有できるなど、プロジェクト管理の効率化に大きく資するツールといえます。

まとめ

エクセルでのプロジェクト管理にはメリットが多い一方、限界もあります。管理をより効率化したい場合は、ワークマネジメントツール「Asana」の導入がおすすめです。Asanaを導入することで、本格的なガントチャートの作成や修正、チーム内でのスケジュール共有などが容易となります。プロジェクトとタスクを一元化し、管理の手間の削減やスムーズな目標達成を実現できるでしょう。

株式会社電算システム(DSK)では、Asanaの導入・運用支援サービスを提供しています。2,500社以上の導入実績を持つ弊社が、貴社に最適な形での導入・運用方法をご提案します。Asanaの導入・運用でお悩みの方は、どうぞお気軽にご相談ください。

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