新型コロナウイルスの影響で、テレワークは身近な存在となりました。しかし、さまざまな課題を抱えているのが現状です。テレワークで生産性は向上したというデータがある一方で、低下したというデータも出ています。ここでは、テレワークによって生産性が下がる理由や、生産性を上げるために講じたい具体的な対策について解説します。
テレワークで生産性は上がった？下がった？
テレワークで生産性は上がったのか、それとも下がったのかという答えには諸説あります。ある調査では「上がった」という結果が出ている一方で、他の調査では「下がった」という結果も見られます。まずは、それぞれの調査結果を確認していきましょう。
【調査結果】テレワークで生産性は上がった
総務省の「通信利用動向調査」では、テレワークの導入と労働生産性の関係について調査しています。この調査では、2011年から2020年にかけてテレワークを導入し続けている事業者は、未導入の事業者に比べて労働生産性が高いという結果が出ています。「令和3年版 情報通信白書」でもこの調査結果が取り上げられ、テレワーク導入済みの事業者の方が、生産性が高いと報告されています。
参照元：総務省｜令和3年版 情報通信白書
【調査結果】テレワークで生産性は下がった
一方、テレワークで生産性が下がったという調査結果もあります。ソフトウェア大手の「アドビ株式会社」が2020年6月に行ったグローバル調査では、日本人回答者の43％がテレワークによって「生産性が下がった」と答えています。「生産性が上がった」と答えた割合は21%にとどまり、残りの人たちは「変わらない」と回答しています。この調査では、生産性が下がったと感じる人の方が多いことがわかります。
参照元：アドビ株式会社｜COVID-19禍における生産性と在宅勤務に関する調査
テレワークでの生産性は取り組み方次第で変わる
これら2つの調査結果から、テレワークでの生産性は取り組み方次第で変わると結論付けることができます。取り組み方によって生産性が上がるケースもあれば、下がるケースのあるのです。では、どのような取り組み方をすれば生産性は上がるのでしょうか。
テレワークで生産性を下げる要因と対策
テレワークによって生産性が下がる理由は何なのか、考えられる要因は4つあります。ここからは、その4つの要因とそれぞれの対策を解説します。
【要因①】コミュニケーションが取りづらい
1つ目の要因として、対面でのコミュニケーションが取りづらいことが挙げられます。リモートワーク下では、以前なら気軽にできていた会話や雑談もしづらくなり、意思疎通しにくいと感じる場面が増えるでしょう。結果的にコミュニケーションの量が減って、情報を共有する時間も少なくなり、業務への悪影響が出てしまう場合があります。
この対策としては、ITツールを導入し、意識的にコミュニケーションを増やすよう心掛けることが大切です。リアルタイムでやりとりできる「Chatwork」や「Microsoft Teams」、「Slack」といったビジネスチャットツールを取り入れ、頻繁にコミュニケーションをとりましょう。
また、文字だけではお互いに感情が伝わりにくいため、相手の表情を見られる「Zoom」や「Google Meet™」「Teams」を使った会議や面談をできるだけ多く開催しましょう。「Web会議ではカメラはオンにする」、「チャットでのやりとりが多くなる場合はWeb会議をつなぐ」などのルールを規定しておくことも、コミュニケーションを取りやすくするために有効な手段です。
【要因②】従業員の勤怠管理や人事評価がしづらい
2つ目の要因は、従業員が見えないところで勤務するため、勤怠管理や人事評価がしづらくなることです。勤怠管理は給与計算の基準にもなる大切なものですが、テレワークでは始業・終業時間や残業の有無を把握しづらくなります。従来の勤怠管理や人事評価の制度をテレワークでもそのまま通用させるのは難しいため、環境に適した制度を整え、適切に管理や評価を行う必要があります。人事評価の基準が曖昧で適切な評価がされないと、従業員は不満を抱くでしょう。モチベーション低下の要因にもなりかねないため注意が必要です。
勤怠管理対策としても、ITシステムを導入するとよいでしょう。有料のシステムが多いですが、「HRMOS勤怠」や「オツトメ！」など、ある程度の制限があっても無料で使えるものもあります。また「人事労務freee」のように給与システムと連携可能なものや「ジョブカン」のように書類作成の自動化機能が備わったものなど、勤怠管理以外の機能が付いたものを導入するとより効果的でしょう。
在席管理ツールやアクセスを確認できるネットワーク監視システムの導入もおすすめです。従業員の在席・離席を確認できたり、社内情報の不当な流出を防止できたりします。ただし、過度な監視を行うシステムは、従業員がストレスを感じるため注意が必要です。
人事評価においては、従業員の仕事ぶりを直接目にする機会が減るため、勤務態度よりも成果を重視するよう切り替えるとよいでしょう。テレワークに適した新しい制度を整え、評価方法に偏りをなくすことが重要です。
【要因③】仕事のオン・オフが切り替えづらい
3つ目の要因は、オフィスに出社する必要がなくなるため、オン・オフの切り替えが難しくなることです。自宅だとプライベートモードから仕事モードになかなか切り替えられないという人は多いです。なかには、仕事に集中できる設備が整っていない人もいます。デスクや椅子、照明などの物理的な環境が整っていない人、あるいはWi-Fiなどの通信環境が整っていない人も多いでしょう。
このような従業員に対しては、費用控除を会社が行って労働環境を整えるのが得策です。自宅の環境を整備するための費用として一定額を支給する、自宅での作業が難しい従業員にはコワーキングスペースなどを確保するなどして、従業員一人ひとりが仕事に集中しやすい環境を整備しましょう。
【要因④】業務の進捗状況が把握しづらい
4つ目の要因として、業務の進捗状況を把握しづらくなることが挙げられます。テレワークでは、プロジェクトがどこまで進んでいるのか、タスクはどこまで処理されているかなどを対面で確認できず、従業員も報告しにくい状況に陥る場合があります。そのため、プロジェクトやタスクが予定より遅れていても気づきにくく、他の業務への影響も危惧されます。
その対策としては、定期的にWeb会議を行い、進捗を報告できる場を設けるとよいでしょう。また、プロジェクト・タスク管理ツールを活用すれば、メンバー各々のタスクが可視化され、プロジェクトの遅延やタスクの抜け漏れを防止できます。このように、ツールの導入は問題が発生した場合の早期発見に役立ちます。
プロジェクト・タスク管理ツールとしておすすめなのは、「Asana」や「Baklog」です。特に「Asana」は機能が充実しており、リアルタイムで進捗状況を確認できる機能や、個人の仕事量が一目でわかる機能が備わっています。ダッシュボードでは複数のチームの進捗状況を把握できるため、個人の生産性もチームの生産性も向上するでしょう。
まとめ
新型コロナウイルスの感染拡大を契機に、テレワークを導入する企業が増えました。テレワークによって生産性が向上したという調査がある一方で、下がったという調査も存在します。つまり、テレワーク下での生産性は取り組み方によって異なることが推測できます。
生産性を向上させる対策としては、ITツールを導入することが重要です。なかでも「Asana」は、プロジェクト管理をはじめ機能が充実しており、多数の外部サービスとの連携もできます。上手く活用することで、個人やチームの生産性向上につながるでしょう。電算システムでは「Asana」の導入サポートを行っています。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
