企業が生産性を高めるためにはタスク管理やプロジェクト管理が欠かせませんが、まずは双方の違いを正しく理解しておく必要があります。本記事では、タスク管理とプロジェクト管理との違いや、実務に役立つおすすめのツールを紹介します。
タスク管理とプロジェクト管理の違いとは
タスク管理とプロジェクト管理との違いを質問されて、正しく答えられる方は意外と少ないのではないでしょうか。まず、それぞれの内容を再確認した上で、双方の違いを理解しましょう。
タスク管理とは
タスクとは、個々の従業員に割り当てられる小さな単位の業務を指します。たとえば営業職であれば「得意先に訪問する」「メールの返信を行う」「他部署と打ち合わせをする」といったように、職務を構成する細分化された個々の作業が該当します。
タスク管理は、目的を達成するために必要な業務を可視化し、管理を行います。具体的には「必要な業務を漏れなく洗い出す」「取り掛かる優先順位を決める」「個々の従業員に割り当てる」「スケジュールどおりにタスクが消化されているか進捗確認する」、などがあります。
適切にタスク管理を行うことで、やるべき業務が明確になるメリットがあります。作業漏れがなくなり、優先順位に沿って仕事を進めることでスムーズな目標達成を実現できるのです。
プロジェクト管理とは
企業におけるプロジェクトとは、複数人で構成されたチームでビジネス上の目標を達成するための計画や業務を指します。新製品・新サービス開発や組織再編など、明確な目標や期間などを設定して取り組む事業が該当します。
プロジェクト管理は、目標達成に向けた取り組みがスムーズに進んでいるかの管理を行います。個々の従業員に割り当てたタスクの進捗を確認しながら、全体の目標から逸脱していないかを管理します。
また、プロジェクトをスムーズに進めるため、現場を取り仕切るプロジェクトマネージャーを選定します。マネージャーはプロジェクト全体の状態を常に把握し、必要に応じてリソースの追加やスケジュールの変更などを決定します。
タスク管理とプロジェクト管理の違い
タスク管理とプロジェクト管理の違いとしては、管理を行う当事者が挙げられます。タスク管理は、個々の従業員が取り掛かる作業の順番やスケジュールなどを管理しますが、プロジェクト管理はプロジェクトマネージャーが全体の管理を行います。
プロジェクトをスムーズに進めるには、マネージャーだけでなく従業員がきちんとタスクの進捗状況を把握しなくてはなりません。また、従業員自身がやるべき作業や優先順位などを理解していないと、プロジェクト全体の進行に支障をきたします。
つまり、プロジェクトを成功に導くには、プロジェクト全体の管理はもちろんのこと、個々のタスク管理も必要不可欠なのです。
タスク管理・プロジェクト管理をするならツールの導入がおすすめ
タスク管理やプロジェクト管理は、アナログな手法でも可能です。Microsoft Excelで作成した管理表を用いるケースも少なくありません。ただ、効率よく管理を行いたいのであれば、タスク管理・プロジェクト管理に特化したツールの導入がおすすめです。ツール導入のメリットとして、主に以下のことが考えられます。
- タスクや進捗状況を可視化できる
- スピーディーに状況を把握できる
- スムーズなコミュニケーションが可能
- チームメンバー全員で進捗を把握できる
ツールを導入することで、タスクや進捗状況を簡単かつスピーディーに可視化でき、メンバー全員で情報を共有できるようになるでしょう。コミュニケーション機能が備わっているツールであれば、オンライン上でスムーズにやり取りができるため、時間も無駄にしません。
ツールの選定方法
管理ツールの中には無料で利用できるものもありますが、基本的には有料ツールをおすすめします。無料ツールは機能に制限があるものが多く、セキュリティも不安なためです。以下、ツールの選定ポイントをピックアップしました。
- 機能や操作性はどうか
- 既存のツールと連携できるか
- 導入や運用に必要な費用
- サポートの充実度
ツールによって、実装されている機能や操作性の良し悪しは異なります。「必要な機能が実装されているか」「誰でも使いこなせるか」といった部分をチェックしましょう。すでに導入している他のツールと連携できる製品なら、より業務効率化や生産性向上に役立ちます。
また、ツールのサポート体制も重要なポイントです。問い合わせの手段や具体的なサポート内容などを確認しておきましょう。
タスク管理・プロジェクト管理がどちらも行えるおすすめのツール5選
タスク管理とプロジェクト管理のどちらも行えるツールであれば、一元的に管理業務をまかなえます。以下、おすすめのツールを5つピックアップしたので、機能や特徴を比較検討しましょう。
タスクの一元管理でチームの連携を強化『Asana』
Asanaは、タスクの一元管理が可能なツールです。リストビュー機能で優先度の高い作業をひと目で把握でき、タイムラインでタスクの重複や依存を確認できます。200以上のツールと連携可能であり、より効率的な管理業務を実現できます。
タスクの進捗をリアルタイムで確認できるため、管理者が迅速な意思決定を行えるのも魅力です。ガントチャートを簡単に作成でき、チーム内での情報共有も容易です。メールやファイル共有ツールと連携すれば、ひとつのプラットフォームにコミュニケーションを集約でき、よりスムーズなやり取りも実現します。
料金プランは、無料で利用できる「Basic」と1ユーザーあたり月額1,475円の(年間契約で月あたり1,200円)「Premium」、3,300円(年間契約で月あたり2,700円)の「Business」の3タイプがあります。
少人数なら無料で使える『Trello』
Trelloは、個々のタスクを視覚化できるカード機能が実装されたツールです。「カード」にタスクの期限やメンバー間で行われた会話の内容などのあらゆる情報を記録することで、メンバー全員がそれぞれのタスクをチェックできます。また、カードを移動することによってそれぞれのタスクがどれだけ進んでいるのかをひと目で理解できるようになります。
SlackやDropboxなど、さまざまなツールとの連携も可能です。さらに、自動化機能を実装しており、コーディング不要で単純作業の自動化を実現できます。
料金プランは、無料の「FREE」と1ユーザーあたり月額6ドルの「STANDARD」、12.5ドルの「PREMIUM」、17.5ドルの「ENTERPRISE」の4つが用意されています。
豊富な機能で業務効率を改善『Tocaro』
2,000社以上の導入実績があるクラウドのワークプロセスマネジメントツールが「Tocaro」です。基本的なタスク管理機能のほか、プロジェクト管理機能も実装しており、誰がどのような作業をしているのか、ひと目で把握できます。
また、チームのコミュニケーションを活性化させる、リアルタイムチャット機能を実装しています。1対1のやり取りはもちろん、グループでのディスカッションにも活用できるでしょう。金融機関レベルの堅牢なセキュリティ機能を実装しているのも特徴です。
料金プランは、1ユーザーあたり月額800円の「スタンダード」、1,000円の「ビジネス」、要問い合わせの「エンタープライズ」があります。
400 以上のツールとの連携『Wrike』
「Wrike」は、カンバンボードやガントチャートなどでプロジェクトの全体像を容易に把握でき、複数部門を横断するタスクの管理もしやすいツールです。カスタマイズ性の高さに定評があり、さまざまな業務に合わせて活用できます。
400以上のツールと連携できるのがWrikeの強みです。SlackやJIRA、Microsoft Teamsなど、多彩なツールとの連携により、プロジェクトの円滑な進捗が実現できます。
料金プランは、無料の「Free」、1ユーザーあたり月額9.8ドルの「Professional」、24.8ドルの「Business」、要問い合わせの「Enterprise」などがあります。
シンプルなデザインで使いやすい『Jooto』
使いやすさに定評のあるタスク・プロジェクト管理ツールが「Jooto」です。シンプルなデザインが採用されており、誰でも直感的に操作できるのが魅力です。
ドラッグ＆ドロップの簡単操作でタスクの入れ替えや移動ができ、専門的な知識は必要ありません。そのため、導入後すぐに運用を始められます。オンラインセミナーや個別相談、電話対応など、サポートが充実しているのも特徴といえるでしょう。
4人まで利用できる「無料プラン」のほか、5人以上から1ライセンスあたり月額500円課金される「スタンダード」、1,300円の「エンタープライズ」などが用意されています。
更に進んだ業務改善を行うなら Asana
紹介したツールの中でも、Asana は少々違うジャンルに位置するツールです。
企業におけるプロジェクトについて、明確な目標や期間などを設定して取り組むものと紹介しましたが、業務の中には問い合わせ対応、年次業務など明確なゴール、期間が無いルーティン作業のようなものも含まれるでしょう。また、日々のナレッジ共有も仕事の中では重要です。
Asana はそうした幅広い業務・レイヤーで仕事を整理できる「ワークマネジメントツール」として、多くの企業で利用されております。
個人やチームはもちろん、組織全体の仕事とそのつながりを見える化することで、ただ効率や生産性を上げるだけでなくより一体感のある組織づくりに貢献します。
タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールは部署ごとに違うツールを利用している例も多くありますが、組織内の連携性を高めたいということであれば、仕事管理のプラットフォームである Asana を推奨いたします。
まとめ
タスクやプロジェクトを効率的に管理するためには、ツールの導入がおすすめです。ツール選びにおいては、機能や操作性、コスト、サポート体制などを比較しつつ検討しましょう。
なお、Asanaの導入を検討しているのなら、電算システムにお任せください。安心のサポート体制を整備しており、初めてタスク・プロジェクト管理ツールを導入する企業でも心配ありません。Asana認定プロを取得したプロが、導入から運用までをしっかりとサポートします。
