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社員がアクセスしたくなる社内ポータルサイトのポイントとは

 2021.12.08  株式会社電算システム

緊急事態宣言も明け、コロナウイルスも徐々に落ち着いてきている今日では、出社する機会も増えた企業もあれば、継続してテレワークをしている企業もあります。
現在弊社では、週2回の出社とテレワークを並行し業務を行っております。
この1年半で、生活様式も働き方も大きく変わり、コロナ入社の私は正直会社に出社したのは数えられるぐらいです。

そんなコロナ禍の状況で、社内でのコミュニケーションに悩まれている方が多いと思われます。
そこで、社内のコミュニケーションを増やすために、ポータルサイトを導入される企業が増えてきています。
今回はポータルサイトで注目されてる「LumApps」についてご紹介したいと思います。

社内ポータルサイトの必要性

みなさんの会社にはポータルサイトはありますでしょうか?
そもそも、ポータルサイトのイメージとして「掲示板」「リンク集」のイメージが強く、ポータルサイトがあってもあまりポータルサイトを見ていない人も多いのではないでしょうか。

このコロナ禍で、テレワークが進められ社内でのコミュニケーションが減り、テレワークでのコミュニケーションが課題となっています。そこで、課題を解決するためにポータルサイトを導入し活用する企業が増えてきています。
仕事の情報共有・周知はもちろんのこと、プライベートのことや趣味についてなどのコミュニティをつくり、周りに発信することができます。

弊社では、社内に周知させたいお知らせや〇〇同好会などのコミュニティを作り、情報を発信しております。社内でのコミュニケーションが減ってきているため、LumAppsを活用しプライベートのことを投稿したりして他の部の人たちと交流を深めていたりします。

このようにポータルサイトを活用することで、それぞれがどういった活動しているのかなど離れていても社内の情報を知ることができるようになります。

Googleサイトと LumAppsの違いについて
LumApps 紹介資料

LumApps のなにが魅力的なのか

LumApps にはたくさんの魅力があります。
1つのソリューションでポータル機能、コラボレーション機能、SNS機能が実現できるようになります。

  • 「ポータル機能」
    • 社内の情報を集約し、よく読まれている記事や重要なお知らせなどを、表示します。
  • 「コラボレーション機能」
    • Google Workspace や Microsoft 365 との連携ができるので、アカウント管理、ドライブ(ストレージ)やカレンダーなどを表示させることもできます。
  • 「SNS機能」
    • 記事やコミュニティに投稿されたものに対し、「いいね」やコメントを残すことができます。

社員がアクセスしたくなる社内ポータルサイトのポイントとは-1

↑トップページ
小さな四角のアイコンにカーソルを当てるとこのように、Google Workspace と連携しているので Gmail やドライブなど開くことができます。

社員がアクセスしたくなる社内ポータルサイトのポイントとは-2

↑コミュニティ一覧ページ
コミュニティを立ち上げることもできますし、気になるところを探しフォローし投稿をしたり閲覧することができます。

また、管理者向けになりますが、最大の特徴としては、専門の知識がなくてもポータルサイトを構築することができるということです。ポータルサイトを作るとなると、大変そうなイメージがあると思いますが、LumApps は事前に用意されたテンプレートなどを使うことで簡単に作成することができます。

また、Google Workspace との連携もできるので、アカウント管理はもちろんドライブにあるファイルを検索バーで探すことができます。
その他にも、多言語に対応しておりグローバルで活躍する企業だったり、日本語がわからない社員でも個人の設定に合わせた言語で表示することも可能です。

社員が見たくなるようなサイトづくり

シンプルなデザインで、文字だけのサイトでは閲覧する社員も疲れてしまうので見る機会も少なくなると思います。画像などを利用し、見やすいようなサイトを作ることを意識しましょう。

社員がアクセスしたくなる社内ポータルサイトのポイントとは-3

弊社では、事業部全体共有の案内やイベントの告知などをLumAppsを活用しています。画像があると、一目でなにについてお知らせしているのかが、わかりやすくなります。デザインとしてもシンプルで見やすいです。

どうしても文字だけのメールですと、埋もれてしまい、つい見落としがちになってしまいます。LumAppsに上げることで、漏れなく情報を共有することができ、重要な記事はトップに表示してくれるのでとてもわかりやすいようになっています。

また、弊社ではnewsletterの配信もしております。LumAppsに挙げられた新しい記事など、社員に読んでもらえるようにメールにてお知らせをすることで、LumAppsにアクセスしてもらえるようにもなりました。

社員がアクセスしたくなる社内ポータルサイトのポイントとは-4

↑newsletter配信イメージ図
また、コミュニティを作成することで、他の部署の方とも交流する機会を作ることもできます。コミュニケーションの課題もここで、解決に導いてくれるのではないでしょうか。

このように従来のポータルサイトでは実現できなかった、今までにないポータルサイトのあり方がLumAppsです。

例えば、

  • Google Workspace との連携
  • SNSのような感覚でコミュニティに投稿しコミュニケーションを広げる
  • 柔軟な閲覧権限をつけ適切な情報をその人にお届けする
  • パソコン以外でもモバイルやタブレットにも対応しています。

などなど、その他にもありますが詳しく知りたい方は是非資料の方をダウンロードしてみてください。

LumApps 事例
LumApps

まとめ

LumApps は、欲しい機能が1つにまとまったポータルサイトを作れるソリューションです。
いろんな業種、企業様が取り入れてくださり大変ご満足いただいております。
是非、社内のポータルサイトを検討し、より仕事の情報共有が便利になる機能として考えてみてはいかがでしょうか。
ポータルサイトを活用しリンク集だけに終わらず、社内でのコミュニケーションを増やしていきましょう。

LumApps 紹介資料

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