テレワークは、従来のオフィスワークと働き方が大きく異なります。テレワークの導入後、スムーズに業務を遂行するには、適切な環境を整えなくてはなりません。本記事では、テレワークに便利なツールをピックアップして紹介します。ツール選びの際は、ぜひ記事の内容を参考にしてください。
テレワークに便利なツール一覧
テレワークで円滑に業務を遂行できる環境の構築には、ツールやサービスの導入がおすすめです。ここでは、テレワークに役立つツールの概要や必要性などを一覧で紹介します。特徴や機能を比較しつつチェックしてみましょう。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、チャットでやり取りを行えるツールです。テレワークで不足しがちなコミュニケーションを補い、スピーディーな情報交換や共有を行うのに必要です。
代表的なツールとしてはSlackがあげられます。世界中で利用されているビジネスチャットツールで、リアクション機能やスレッド機能など、コミュニケーションをより深くする機能を実装しています。さまざまなツールと連携できるのもメリットといえるでしょう。
また、Chatworkも有名です。テキストメッセージによるやり取りができるほか、各種ファイルの共有やタスク管理も行えます。
Web会議システム
オンラインで会議を行えるツールであり、資料の共有や画面共有による作業指示なども行えます。個々が離れ離れであっても、現実世界のように会議を行えるため、テレワークに必須のツールです。
なかでも有名なのはZoomです。マルチデバイスに対応しており、簡単にオンライン会議を行えます。最大1,000人まで会議に参加できるため、従業員の多い企業にも適しています。
また、V-CUBEミーティングも人気です。HD対応のクリアな画質と、接続の安定性に定評があるクラウドWeb会議サービスです。音声も自動調整されるので、面倒な設定は必要ありません。
グループウェア
メールやファイル共有、スケジュール管理、ワークフローなど、日常業務で必要な機能を網羅したツールです。1つのツールであらゆる業務に対応でき、個別にツールを導入する必要がなくなります。
グループウェアでは、Microsoft 365がよく知られています。マルチデバイスに対応し、WordやExcelを用いたリアルタイムでの共同作業も可能です。ファイル共有やTeamsなどのオンライン会議ツールやチャット機能を利用できるのもメリットです。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、業務の進捗をリアルタイムで管理できるツールです。テレワークでは、従業員の業務がどの程度進んでいるのか、どういった仕事を個人やチームが持っているかといったことは、なかなか確認しづらいですが、プロジェクト管理ツールではこのような課題を解決できます。
近年注目されているツールとしてはAsanaが挙げられます。進捗をひと目で確認できるインターフェースを実装し、メッセージ機能も備えています。ルーチン作業を自動化できるほか、200を超えるツールとの連携も可能です。
Backlogも、プロジェクト管理に要する多彩な機能を実装したツールです。ガントチャートやカンバンボードで進捗状況を確認でき、議事録や資料などの文書を管理・共有できます。
オンラインストレージ
オンラインストレージは、クラウドでデータの保存や共有ができるサービスです。個々が離れた場所で業務に取り組むテレワークでは、情報共有がしにくくなるため、オンラインストレージは必須です。ツール選びにおいては、適切なセキュリティ対策を行っているものを選びましょう。
OneDrive for Businessは、Microsoft社が提供しているオンラインストレージです。Windowsとの相性がよく、office製品と連携した使い方が可能なのも魅力です。
Dropboxは世界的に有名なオンラインストレージで、マルチデバイスに対応しています。堅牢なセキュリティ環境を整えているため、安全にファイルを管理できます。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、従業員の勤怠情報をオンラインで管理できるツールです。打刻情報がリアルタイムでシステムに反映されるため、メールやチャットを用いた管理より便利です。
12万社以上の導入実績があるジョブカン勤怠管理は、勤務形態ごとの細かい設定ができるほか、必要な機能だけを利用できます。出勤管理や休暇申請管理、シフト管理にも対応しています。
Money Forwardクラウド勤怠も、さまざまな雇用形態に対応しており、異動履歴管理も行えます。アラート機能も備えており、長時間労働の防止に役立ちます。
テレワークに必要なセキュリティ対策とは
テレワークでは、使用するデバイスやネットワーク環境がオフィスと異なるため、セキュリティリスクが高まります。安全に業務を遂行するには、適切なセキュリティ環境を構築しなくてはなりません。
ログイン認証
端末や社内システムへの不正アクセスを回避するため、2段階認証や多要素認証の導入を検討しましょう。社内システムや重要なデータへの不正アクセスが行われると、情報の漏えいや改ざんにつながり、企業に不利益をもたらします。
多要素認証を導入すれば、セキュリティの強化が可能です。複数の要素を用いて認証を行うシステムであるため、第三者から解読されにくくなります。また、頻繁にパスワードを変更する必要がなくなるため、従業員にとってもメリットがあります。
通信の暗号化
通信が暗号化されていないと、悪意をもつ第三者からの盗聴や情報の詐取といった被害を受けるおそれがあります。テレワークでは、さまざまな情報をオンラインでやり取りするケースが多いため、通信の暗号化は必須といえるでしょう。
通信のセキュリティリスクを引き下げるには、VPNの導入が有効です。VPNは仮想専用通信網のことで、通信の暗号化を行える技術です。また、VPNは公衆のインターネット回線を利用しつつ安全性を確保でき、専用ネットワークを構築する必要がないためコストも抑えられます。
ウイルス対策ソフト
テレワーク環境下では、マルウェアへの感染リスクも高まります。そのため、業務に使用する端末にウイルス対策ソフトを導入することは、セキュリティ向上に有効です。
マルウェアに感染すると、デバイスが不具合を起こす可能性があるほか、データへの不正アクセスが行われる可能性もあります。また、従業員の端末を踏み台にして、社内ネットワークへ侵入される恐れもあるため、対策ソフトでセキュリティを強化しましょう。
なお、ウイルスやマルウェアは日々進化しています。そのため、定期的に新たなバージョンへアップデートできるソフトを選ぶとよいでしょう。
セキュアブラウザ・セキュアコンテナ
セキュアブラウザは、セキュリティ機能を実装したブラウザです。通常のWebブラウザと同じように利用でき、ブラウザを閉じるとデータが自動的に消去されます。そのため、不正アクセスによる情報漏えいなどを回避できます。
セキュアコンテナは、デバイスに安全なエリアを確保し、データの暗号化を行えるサービスです。安全なエリア内で用いられるデータが暗号化されるため、情報漏えいを防げます。個々のデバイスで利用でき、仕事で使うデータとプライベートのデータを分けられるのも特徴です。
まとめ
ビジネスチャットやWeb会議システム、グループウェアなど、テレワークに役立つツールは多々あります。ツールごとに費用や機能、操作性などが異なるため、比較しつつ自社にマッチしたものを選びましょう。
株式会社電算システムでは、プロジェクト管理としても使えるワークマネジメントツールであるAsanaの導入サポートを提供しています。導入時はもちろん、導入後もAsanaに精通したプロがサポートを行うため安心です。この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
