テレワーク環境での業務効率向上やDX化推進のために必要なツールとして、注目されているのがグループウェアです。この記事ではグループウェアとは何かや、注目されている背景について解説します。その上で導入メリットも紹介するので参考にしてください。
今注目のグループウェアとは
グループウェアを正しく活用するためにも、まずその意味や機能について正しく理解しましょう。グループウェアとは、企業内でのコミュニケーション・情報共有を活性化し業務効率と生産性を上げるツールの総称です。以前は高価かつ複雑なツールで一部の大企業しか利用していませんでした。しかし安価で使いやすいクラウドサービスの登場などにより、現在は中小企業でも手軽に使えるツールとなっています。
グループウェアが搭載する代表的な機能は以下の通りです。
- スケジュール共有
- 各種コミュニケーション機能（チャット・社内SNS・掲示板など）
- ワークフロー（申請手続き）
- 勤怠管理
- 会議室・設備予約
- ToDo
- 文書管理（ファイル共有）
- 社内Wiki
グループウェアが重要視されている理由
昨今では様々な業種・規模の企業がグループウェアを活用しています。企業でグループウェアを重要視しているのはどのような理由からでしょうか。以下1つずつみていきましょう。
テレワークの普及
社員同士が対面できるオフィスと異なり、テレワーク上ではチーム内のコミュニケーションが取り辛いのは言うまでもありません。「メンバーと情報共有しにくい」「必要な資料の場所が分からない」など、テレワークで困ることも多いです。適切なツールがなければ、メンバーが「今何をしているか」の予定も分かりません。チーム内のコミュニケーションが適切に行われないと、業務の効率は下がってしまいます。
そうしたテレワーク中の課題を解決するために、注目されているのがグループウェアです。グループウェアを使えば、メンバー同士が離れていてもコミュニケーションや情報共有を促進できます。オフィス内で行っていた口頭によるちょっとした確認も、グループウェアがもつチャット機能にて代替可能です。チーム内の予定もグループウェア上で一覧化され、一目で把握できます。
さらにクラウド型のグループウェアなら、自宅のインターネット環境からでもアクセス可能です。インターネットに接続が可能でさえあれば、利用場所を選びません。
DX推進や働き方改革の意識
企業のDX化や働き方改革を推進し企業の生産性を高めたいときも、グループウェアは役立ちます。たとえばグループウェアを使えば場所や時間の制約なしに、メンバー同士がいつでもどこからでも情報共有を行うことが可能です。情報共有が促進されれば、生産性が高まるのは言うまでもありません。グループウェアによってメンバーの勤務状況が可視化されることによって、過剰労働の発見や抑制も実現できます。
さらにDX化や働き方改革で求められるペーパーレス化も、グループウェアによって解決可能な課題です。書類をデータ化してグループウェアで共有したり、紙で行っていた社内申請をワークフローに移行したりすればペーパーレス化を進められます。紙書類を使い実施していた社内アンケートも、グループウェア上で簡単に行えます。
グループウェア導入のメリット
グループウェアを導入することで、企業はどのようなメリットを期待できるでしょうか。以下1つずつみていきましょう。
社内コミュニケーションを活性化できる
グループウェアを使えば、社内コミュニケーションを活性化できます。たとえばグループウェアを使えばメンバーの予定をすぐに確認可能です。Todoやワークフローによって業務や社内申請の進捗状況を簡単にチェックできるようになり、必要に応じて催促やフォローがしやすくなります。
また、社内コミュニケーションの活性化に特に有効なのがチャット機能です。メールによるコミュニケーションでは、メール作成や宛先の指定などに手間がかかり手軽とは言えません。必要なメールが受信箱に埋もれて気付かれないこともあります。
一方チャットなら、より手軽かつスピーディーに相手へメッセージを送ることが可能です。チャットであれば宛先の指定も簡単で、相手に確実に気付いてもらえます。こうした使いやすさが、社内コミュニケーションの活性化に繋がるのです。
クラウド環境であればアクセス場所を問わない
クラウド型のグループウェアの場合、インターネットに接続可能な環境さえあればアクセス場所を問いません。社内は当然のこと、自宅からでも営業先・出先からでも利用できます。
グループウェアを採用することで、社外からでもタイムリーに必要なコミュニケーションをとれるようになるのです。その結果、業務全体の効率が向上する上、テレワークへの対応も柔軟にでき、意思決定のスピードも早くなります。
ミス率低下や生産性向上に貢献できる
グループウェアはヒューマンエラー（ミス）の発生を抑制し、生産性向上を実現したいときにも有効です。タスク管理やスケジュール管理により情報共有が促進されれば、メンバーが必要な情報を必要なときに確認しやすくなりヒューマンエラーが起こり辛くなります。
またグループウェアに搭載されたTodoやワークフローを活用すれば、業務や申請の処理漏れの軽減も可能です。ヒューマンエラーが抑制され情報共有が活発化することで、企業の生産性も向上します。
グループウェア「LumApps」がおすすめの理由
「LumApps」は Google Workspace やMicrosoft365のグループウェア機能と連携し、パーソナライズされたコミュニケーションを可能にするプラットフォームです。グループウェアやメール、社内ポータルサイトなど、業務に必要なツールをたくさん開いて業務をする方は多いのではないでしょうか。多くのツールを同時に利用すると、画面遷移をたくさん行う必要があり、結果的に業務効率が下がってしまいます。
LumAppsを使えば業務に必要なこれらツールを、ポータルサイト上へ集約可能です。これによって頻繁に発生する画面遷移から解放され、より効率的にグループウェアなどを活用できるようになります。
さらにLumAppsであれば、GUI上でガジェットを組み合わせるだけの直観的な操作で、企業ポータルサイトを作成可能です。LumAppsでポータルサイトを作ったり情報を投稿したりするのに、特別な専門知識は必要ありません。IT部門のない企業でも運用できたり、IT部門以外の担当者を巻き込んでポータルサイトの充実化を進められたりするのです。
LumAppsを活用すれば、社内コミュニケーションの活性化や業務効率化を実現できます。その特徴やメリットを把握して、自社の業務にLumAppsを活用できないか検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
グループウェアとは、社内でコミュニケーション・情報共有を行うための機能を豊富に搭載したツールです。グループウェア1つで、スケジュール共有や社内SNS、会議室予約システムなどの機能が使えるようになります。
企業において働き方改革やDX化の推進が必要とされる中、いかにテレワーク環境の業務効率を上げるかは重要な課題です。その点、クラウド型のグループウェアであればインターネット環境からどこでもアクセスできることから、テレワークをより効率的に行いたいときにも適しています。
