PMOを目指してみようと考えたものの、具体的にどのようなものなのか、よくわからない方も多くいるでしょう。本記事ではそのような方々に向けて、PMOの概要や業務内容、企業内における重要性などについて分かりやすく解説します。PMOについて詳しく知りたい方はぜひ参考にしてみてください。
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）とは？
PMOは「Project Management Office」を略したもので、わかりやすくいうとプロジェクトマネージャーの業務をサポートしながらプロジェクトを効率的に進行させ、結果を出す部門や構造システムという意味があります。自社の特定部署が担当する以外にも、専門会社に依頼して専門的な知識を持っている組織にその役割を担ってもらう場合もあるでしょう。
プロジェクトが成功するための重要な役割を果たすものであるため、うまく機能していないとプロジェクトの統括ができなくなる恐れがあります。システム開発の現場すべてに必要というわけではありませんが、設置することで効果的な成果を得られるケースも多いため、PMOを導入する企業も増えています。
PMOの企業における必要性
PMOには、企業のプロジェクトに関して部署の枠を越えて支援する役割があります。プロジェクトを成功させるためにはプロジェクトマネージャーの采配も重要ですが、プロジェクトマネージャーは意思決定以外にもさまざまな業務があり、場合によっては意思決定が遅れることもあるでしょう。特にプロジェクトに参加する人が多ければ多いほど、また、プロジェクト規模が大きければ大きいほど、そのリスクが高まると考えられます。
そのような問題に対応するためにもPMOは大きな役割を果たします。PMOの管理が成功するか否かでプロジェクトの成功失敗が分かれうるため、企業のプロジェクト進行において重要なポジションであるといえるでしょう。
あらかじめ設定した目的と期間を達成するために、スペシャリストを集めて業務を進めるプロジェクト型経営においては、KPIを設定して判断を高速で回転させ、柔軟に対応する役割を果たしています。そういった場面においてPMOが必要とされています。しかし、このような経営方法を円滑に進めるために必要な、十分な専門知識を有した人材が国内で不足している点は懸念事項として挙げられるでしょう。
PMとPMOの違いとは
プロジェクトマネージャーはPMともいい、PMOと混同されやすいのですが、両者はマネジメント権限の大きさが異なるため、区別する必要があるでしょう。PMはプロジェクト全体の管理をおこなうのに対し、PMOはプロジェクトの一部分を管理します。しかし、このような違いはあるものの、プロジェクトの進捗管理をおこない、日程内で目標を達成するというゴールは同じです。
PMには素早く正確な意思決定を下すことが求められていて、PMOはPMがその責務を果たすために現場の状況を可視化したり、その情報をPMに伝えたりする必要があります。これまではPMの個人の能力に頼っていた部分を、組織でサポートする体制をPMOが構築するのです。
PMOの業務内容
ここからはPMOの具体的な業務内容について説明します。
プロジェクトマネジメント進行の標準化
プロジェクトマネジメントとは決められた期日までにプロジェクトが完了するように導く管理手法のことです。PMOがその標準化をおこなうことで全体の認識やプロジェクト進行を統一することが可能です。進捗管理や品質管理に伴う作業を標準化することで、あらゆる業務が属人的になることを防ぎ、一定のレベルを保てるようになります。
進捗率の定型化や品質管理指標、評価基準の作成などによって、統一的な進捗状況の把握や品質維持につなげられるでしょう。このような体制を作ることで、万が一プロジェクトの途中でトラブルが起きても素早い対応が可能になるのです。
プロジェクトマネジメント人材の育成
PMOはPMに代わり、PMOに携わる人材の教育もおこないます。組織全体のプロジェクトマネジメント能力を高めるためにも、個人の努力に任せるのではなく、PMOが主体となって関係する知識やノウハウを伝えていくことが重要です。定期的な研修や勉強会を開催してプロジェクトマネジメントができる人材を育てることは効果的といえるでしょう。
プロジェクトマネジメント業務のサポート
PMOはITの専門知識やプロジェクトマネジメント経験などを生かして、PMを支えながらプロジェクトが成功するためのサポートをおこないます。
具体的にはプロジェクトスコープやプロジェクト計画書の作成をはじめ、問題や課題の早期発見、それに伴う解決方法の提案、プロジェクト管理プロセスやドキュメント整備をおこなうことによる業務効率化の支援などが挙げられるでしょう。
プロジェクトの環境整備
プロジェクトが順調に進むような環境を整えることも重要な役割です。PCなどの物理的な環境面をはじめ、議事録作成やプロジェクトメンバーの管理、情報をメンバーに共有するための仕組み作りなどが挙げられます。
PMO導入のメリット
PMO導入のメリットとして以下の7つが挙げられます。
1.ベストプラクティスの共有
ベストプラクティスの共有が可能になることで、作業工程や技法の効率化が実現でき、全体の生産性を高められるでしょう。
2.プロジェクト品質の向上
PMOがプロジェクト管理に加わることで、PMの考え方のみにこだわることなく、新しい考え方を取り入れることもできます。こういった多角的な視点はプロジェクトの品質をより良い方向に高めることに貢献します。
3.リソース確保、調達スピード向上
PMOが作業基盤を効率的に準備することで、必要に応じたリソース確保やその調達のスピードを早められ、迅速にプロジェクトを始められるでしょう。
4.スケジュール管理の工数削減、効率化
PMOの組織だった活動によりスケジュール管理の工数が削減可能なため、プロジェクト進行管理の効率化が期待できます。
5.コスト管理の効率化、品質向上
PMOが介在することでコスト管理が効率化でき、プロジェクトの成果分析を継続的に実施してレポートすることによって品質の向上にもつながります。
6.リスク管理の効率化、品質向上
リスク管理の効率化によって、事前のリスク回避が可能になるだけでなく、万が一トラブルが起きたときにも素早い対応が可能になります。こういったリスク管理はサービス・製品が一定以上の品質を保って提供されることに役立ちます。
7.ステークホルダー管理の効率化、品質向上
ステークホルダーとはプロジェクトやプログラムに関わる利害関係者のことです。これらの人物とのコンタクトや調整を的確におこなうことで作業が円滑に進められます。各ステークホルダーと良好な関係を築くことは、プロジェクトが生み出す成果の品質向上に繋がります。
PMOに必要なスキルや能力
PMOにおいて活躍するためには、リーダーシップスキルをはじめ、課題解決能力や問題発見能力、交渉力などが求められます。作業しているメンバーが働きやすい環境を整えることも重要で、単に作業の遅れやミスを指摘するだけでは良いチームは作れません。PMOには、PMの仕事をサポートすることはもちろんのこと、チーム全体に気を配り、作業しやすい環境づくりに取り組める人材が適しているでしょう。
まとめ
PMOはプロジェクト成功の大きなカギを握る存在といえるでしょう。PMOを設置することでチーム内にベストプラクティスの共有が可能になるほか、プロジェクト品質の向上、各種管理業務の効率化などを期待できます。
タスク管理やPMO、PMに向いているツールとしてAsanaが挙げられます。Asanaを活用することでプロジェクト環境の整理やチームの連携向上などが期待できるでしょう。より効果的な管理をおこないたい場合は、ぜひ導入を検討してみてください。
