働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大の影響により、昨今、テレワーク／リモートワークを採用している企業が急増しています。
しかし、これまで出社をして業務を行っていたのに急にテレワークと言われても、何を準備すればいいのか、必須となるツールはどれなのか、お困りの経営者様やIT管理者様もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、リモートワークに必須のツールをカテゴリ別にご紹介いたします。
リモートワークに必須のツール①〜②：業務環境
リモートワークを始めるには、当然まずは業務環境を整えることが必要です。自宅で作業を行うための持ち出し用のノート PC やネットワーク環境を見直すことから始めてください。
まずはテレワークができる環境を作ること
① 持ち出し可能なノート PC
自宅で作業を行うにあたり、業務用のPCが必要になります。もちろん既存のノート PC や、BYOD で私物の端末を利用することも可能です。
しかし、リモートワークとなると管理者の目の届かない場所で会社の情報を扱うことになります。そのため、会社である程度管理されていて、セキュリティも担保された端末が望ましいでしょう。
② ネットワーク環境（ VPN など）
自宅で仕事をする上で、ネットワーク環境の整備も欠かせません。Wi-Fi 環境を整えるだけでなく、場合によっては社内 LAN への接続のために VPN の構築や帯域の拡大も行う必要があるかもしれません。
せっかくリモートワークを導入したのに社外から社内システムへ接続ができず、『結局は出社しなければ業務が回らない』等ということがあっては、リモートワークへの移行がスムーズにできません。場所を問わず業務に支障が出ないよう、必要なシステムにいつでもアクセスできる環境を整える必要があります。
③ VDI ／ リモートデスクトップ
VDI やリモートデスクトップサービスは、”必須” ではない企業もあるかもしれませんが、リモートワークにおける様々な課題を解決するためには有効な手段です。
VDI は、仮想環境上で作業を行うので、設定次第でクライアント端末にデータを残さない運用も可能となります。また、端末と仮想環境の両方を企業で一括管理することができるため、シャドウ IT のリスクを低減し、 セキュリティやガバナンスの強化に繋がります。
一方、リモートデスクトップサービスを利用すると、手元のクライアント端末から別の物理端末にアクセスし、遠隔操作を行うことができます。一般的には、社内の特定の PC に対して、社外から接続させることが多いかと思います。有償サービスのなかには、VDI 同様にクライアント端末にはデータを残さないような設定ができるものもあります。
VDI の導入は、新しく仮想環境を用意する必要があり、準備もコストもボリュームが大きくなりがちですが、リモートデスクトップサービスは物理的な PC に接続するだけなので、既存の端末をそのまま利用することができます。そのため、急なリモートワーク導入の際には、比較的導入のしやすいリモートデスクトップを採用する企業様も増えています。
基本的には Chromebook をご利用の場合でも、web サービスとして Microsoft のOffice（ Microsoft 365 ）も利用できますし、Google Workaspace などの SaaS を中心にご利用の場合は、困らないことが多いです。しかし、マクロなどの一部機能が使えなかったり、Windows 依存のシステムが利用できないといった問題が生じるケースもありますので、電算システムでは Chromebook と一緒に VDI やリモートデスクトップを通じた部分的な Windows 環境の利用をご提案することもあります。
VDI なら「 Amazon Workspaces 」や「 Windows 365 ／ Azure Virtual Desktop 」、リモートデスクトップなら「 Splashtop 」をご提供しております。リモートワークのツールでお困りのことがあれば、お気軽にお問い合わせください。
リモートワーク端末には Chromebook が最適
リモートワーク用の端末には、Chromebook のご利用がオススメです。
Chromebook なら、豊富なラインナップからお手頃に購入することができますし、Chrome Enterprise Upgrade（ Chrome 端末管理機能 ）を利用することで、端末がどこにあってもインターネット上から一括管理が可能です。
Chrome Enterprise Upgrade の管理機能を使えば、端末にデータを残させない、管理者の意図しない利用方法をさせない等、シンクライアント端末としても利用ができるので、人為的な情報漏洩のリスクを軽減することができます。
さらには、Chromebook 自体がセキュアな設計になっているため、ウイルス対策ソフト等も不要で、コストや管理負荷を抑えつつ、セキュアなリモートワーク環境を実現することができます。
リモートワークに必須のツール④〜⑦：コミュニケーション
リモートワークでの課題の１つが、社員同士、社外の顧客や取引先とのコミュニケーションです。
全員が出社していれば、用があるときはデスクまで行って声をかけることもできますが、リモートワークではそういうわけにもいきません。
そのため、リモートワーク中でも気軽にコミュニケーションが取れるツールの導入が必要です。
必須のコミュニケーションツール
④ メール
言うまでもなく、メールはリモートワークに限らず社内外のやりとりに必須のツールです。どこからでもメールの送受信ができるよう、クラウド型のメールサービスのご利用がオススメです。
⑤ ビジネスチャット
「ちょっと連絡を取りたいけど、メールや電話をするほどの内容でもない、、、」
そんなやりとりを行う際、ビジネスチャットツールがあると便利です。
気軽にちょっとした質問や相談をすることができ、メールよりもスピーディな、リアルタイム性の高いやりとりができるので、リモートワーク環境下でも活発なコミュニケーションがとれ、業務の効率化にも繋がります。
⑥ Web 会議システム
メールやチャットなど、文章では伝えきれない、相談がしづらい、というような場合には、画面越しに顔を合わせて会話ができる、Web会議ツールも必要になります。対面で会話するような臨場感のある会議ができる他、資料を画面に映しながら会話ができるので、電話やメールでは伝えづらい内容も簡単に伝えることができます。
また、コロナ禍の現在、客先への訪問もしづらい状況にあると思います。
Web会議なら、訪問することなく取引先とも顔を合わせての打ち合わせもできますし、訪問の場合には考慮しなくてはいけない移動時間も必要なくなるので、今やWeb会議ツールは必須のツールと言えるでしょう。
ファイル共有サービス
⑦ オンラインストレージ
オンラインストレージをコミュニケーションツールと言い切ってしまうのは違和感があるかもしれませんが、上述のようなツールを利用する際に直接ファイルを添付するのではなく、URL でファイルを受け渡しするケースが非常に増えています。
リモートワークの場合、ファイルの所在が社内の共有サーバーであることで、いくつかの課題が出てきます。まず、会社によっては、VPN 経由で社内 LAN に接続しなければならないこと。それから、ファイルの同時編集ができない、編集の度にダウンロード／アップロードが必要・・・等、情報セキュリティの観点からも、ユーザー側のストレスが高くなる点においても、クラウド型のオンラインストレージの利用が望ましいと言えるでしょう。
SaaS であれば、手元の端末からいつでもインターネット経由でアクセスでき、セキュアかつ簡単にチームでファイルの共有や共同編集を行えるようになります。サービスによっては、企業側がデータの取り扱いを管理・制御し、ログやアーカイブデータを取得できるものもあるため、今後の内部統制の改善を考えるうえでも検討する価値のあるサービスです。
リモートワークにはクラウド型のグループウェアを
上記のようなコミュニケーションツールを導入するなら、クラウド型のグループウェアの導入がオススメです。
電算システムでも提供している Google Workspace なら、メールやチャット、Googleドライブ、Googleドキュメント、Web会議、カレンダー等、業務に必要なツールがオールインワンで揃っており、社内での連携や情報共有も簡単に行えます。
Chromebookとの親和性も高く、Google Workspace のユーザーの管理とChromebook の端末は、同一の管理コンソールによって一元管理ができるので、合わせてご利用いただくことで相乗効果を発揮します。
リモートワークに必須のツール⑧・⑨：マネジメント
リモートワークでの課題の一つに、社員のマネジメントが難しいという点がよく挙げられます。きっちりマネジメントをしようと思うあまり、監視のようになってしまったり、部下にハラスメントととられてしまうような問題も実際に起きているようです。そんなお悩みや懸念があるなら、次の便利なマネジメントツールをご活用ください。
勤怠管理・プロジェクト管理
⑧ 勤怠管理ツール
リモートワークの場合、社員が出社してタイムカードを押して記録を残す、ということができません。
誰が何時から何時まで働いていたのかを記録し、管理できるツールもリモートワークを行うには必要なツールになります。
⑨ プロジェクト管理ツール
また、同様に「誰が何をやっているかがわからない」「ちゃんと稼働しているのか見えづらい」というような課題もあります。このような不安を解消するために、メンバーの稼働状況、業務の進捗状況を管理できる、プロジェクト管理ツールを導入すると、リモートワーク下にあっても、チーム全体の生産性の向上が見込めます。
プロジェクト管理ツールも有名なものがいくつかありますが、中でも「 Asana 」は、総合的な管理ができると評判のツールです。会社全体の目標、チーム・各個人の案件毎の動きを可視化することによって、会社にどれだけ貢献したのかが明確になります。
この「 Asana 」についても、電算システムで提供・導入支援も行っておりますので、気になる方はぜひご相談ください。
まとめ
今回は、一般的にリモートワークを始めるにあたり必要となるツールを 9 点、厳選してご紹介いたしました。
これからリモートワークを導入したいとお考えの企業様、すでに導入はしているけどなかなか上手く進められていないと感じている企業様にとって、少しでも参考になれば幸いです。
ツールを見直すことによって、より円滑にリモートワークへの移行が進められるかもしれません。
リモートワークについてなにか課題やお困りごとがございましたら、一度お気軽にお問い合わせください。
