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Asana と Google Workspace の合わせ技!
フィルタ機能でタスク作成を自動化

 2021.02.19  ラクまるブログ編集部

AsanaGoogle Workspace のTips紹介。前回はメールをタスクにする方法と、タスクにすることの重要性を紹介いたしました。

しかし、タスク化やそこからのプロジェクトへの紐付け自体は便利なものの、やはりたくさん来るような内容をいちいちタスクにするのは手間と思う人もいるかもしれません。

そこで今回は引き続きメール編②ということで、Gmail のフィルタ機能を使ったタスクの自動生成について紹介いたします。

Gmail のフィルタ機能おさらい

まずは Gmail のフィルタについておさらいしましょう。
Gmail 上部の検索バーの右端にある▼を押すと、このように詳細検索のためのオプション項目が出てきます。

今回は「対応依頼」というワードを含むメールだけ抽出します。以下の内容で右下の「フィルタを作成」をクリックすると…

その条件に合うメールをどのように処理するかを選ぶ画面が出てきました。自分でいちいちやらなければならない作業を Google のAIが勝手にやってくれるので、Asana に関係なくとても便利な機能です。

今回はこの中の「転送する」を使った Asana のTipsを紹介します。

転送用メールアドレス

Asana には、メールからタスクを作成するための転送用メールアドレスが用意されています。

①マイタスク作成のための転送用アドレス

 x@mail.asana.com

このメールアドレス宛に任意のメールを転送すると、以下の内容でどのプロジェクトにも紐付かないタスクがつくられます。

メールの件名:タスク名
To: フィールドに追加されたアドレス:タスクの担当者
CC のメール受信者:タスクのコラボレーター
メールの本文:タスクの説明
メールの添付ファイル:タスクの添付ファイル

②プロジェクトに紐づくタスク作成のための転送用アドレス

 x+(プロジェクトのID)@mail.asana.com
 
(プロジェクト ID が 111 なら、x+111@mail.asana.com)

このアドレスは、プロジェクトのメニュー画面から「インポート」>「メール」でも確認することができます。

今回は②のアドレスを使って紹介します。

Asana 転送用のフィルタをつくる

先程同様、「対応依頼」というワードが含まれたメールでフィルタを作成します。
そして「転送する」を選択し、任意のプロジェクトの転送用メールアドレスを設定。

※転送先のアドレス追加は設定画面から行えます。

設定後、このようなメールを受け取ってみました。「対応依頼」は件名につけましたが、もちろん本文のみに付いていてもフィルタは適用されます。

 

受信した以外、特にこちらからは何もしていないのですが、Asana のプロジェクトを開くと…

 

しっかりとタスクが出来ていました!
こちらも内容はメールを元にしてつくられています。

この方法であれば、ある程度メールの定型さえできていれば Asana を使っていない相手からの依頼などもすべて一つのプロジェクトに集約できます。

ちなみに、CCにいる人がコラボレーターになるということでしたので、組織外の人をCCに入れて試してみたところ、組織やプロジェクトに属さない人に関してはちゃんと Asana が弾いてくれました。

弾かれた際にはこのようなメールが届きます。

これならプロジェクトに知らない人が勝手に入るということもないですね。

Asana 事例
Asana

使い方次第で業務がどんどん楽に

今回ご紹介した内容は、特に Asana が Google 専用で用意した連携ではありません。それぞれの便利な機能をうまく活用することで、ここまでの連携ができるようになります。AIに強い Google Workspace は、業務の無駄を減らす Asana ととても相性がいいのです。

このブログでも、 Google Workspace との連携シリーズはまだまだ続きます。今後の記事も是非ともご確認ください!


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