近年、さまざまな分野でDXの実現が重要課題となっています。DXを実現するためにはクラウド活用の推進が不可欠であり、Googleが提供するグループウェア、Google Workspaceの導入を検討する企業が少なくありません。本記事ではGoogle Workspaceの活用方法や企業の活用事例について解説します。
Google Workspaceの活用方法･アイディア
Google Workspaceはクラウドストレージやビジネスチャット、スケジュール管理ツール、ワープロソフト、表計算ソフトなど、複数のアプリケーションを搭載するクラウドサービスです。Google Workspaceを戦略的に使いこなすためには、事業領域での具体的な活用方法を把握しなくてはなりません。
リモートワークの促進
Google Workspaceは、ビジネスに必要なアプリケーションが集約されたクラウドサービスであり、その特性を活かせるシーンのひとつがリモートワーク環境です。たとえば、ストレージサービスのGoogleドライブは組織内の情報を一元的に管理できるため、作業員が現場にいながらモバイルデバイスで作業指示書やマニュアルといった必要な情報に触れられます。時間や場所にとらわれることなくファイルの閲覧・編集が可能であり、商談の場で見積もりデータや商品モデルなどを提示しながらアプローチを仕掛けるといった活用方法が可能です。
社外関係者とのコラボレーション加速
社内コミュニケーションの活性化はもちろん、社外関係者とのコラボレーションの促進に寄与する点もGoogle Workspaceの大きな特徴です。たとえば、オンライン会議サービスのGoogle Meetは、Google Workspaceを利用していないユーザーでも参加できるため、顧客や取引先といった社外関係者をバーチャル会議に招待できます。
また、アンケートの作成・管理に特化したアプリケーションであるGoogleフォームを活用し、社外向けアンケートを表計算ソフトのGoogleスプレッドシートで自動集計するといった使い方も可能です。
業務の効率化
デジタル化が加速する現代市場では、事業活動を通して収集・蓄積されたデータの戦略的活用が重要課題となっています。BIツールのGoogleデータポータルは、データをレポートやグラフなどに変換して可視化し、マーケティング分析や市場調査といった業務領域の効率化に寄与するアプリケーションです。
また、業務効率化に貢献するアプリケーションとしてGmailも挙げられます。Gmailはただのフリーメールサービスではなく、サイドパネルに表示されたカレンダーやToDoリストなどを活用することで、スケジュール管理の円滑化を支援します。
組織内で情報共有を活性化
リモートワーク環境や社外コラボレーションを促進するためには、組織全体の情報共有を活性化する仕組みが欠かせません。Google Workspaceでは、複数の拠点に分散している従業員のタスクやスケジュールをGoogleカレンダーやGoogleスプレッドシート、Googleサイトなどで把握でき、タスクの計画・分担や完了状況の記録、例外事項の管理などを一元化することが可能です。
また、Google Chatを活用することでEメールよりもスピーディかつ簡潔なやり取りが実現し、組織全体における情報共有の活性化に寄与します。
内部統制の強化
内部統制の強化は、企業にとって重要課題のひとつです。Google Workspaceには2段階認証やシングルサインオン、アクセス権限設定といったセキュリティ機能が搭載されており、より安全かつ効率的なデータ管理が実現します。デバイス管理機能も搭載されており、ユーザーが利用する端末の盗難・紛失対策として機能する点も大きなメリットです。
また、Gmailは送受信されるEメールが暗号化され、文書や添付ファイルの安全性を高める仕組みとなっています。こうした機能によってデータガバナンスとコンプライアンスの最適化を図り、組織全体における内部統制を強化します。
Google Workspaceの活用事例
では、Google Workspaceは実際の事業領域でどのように活用されているのでしょうか。具体的な企業事例をみることで、導入効果をイメージしやすくなるでしょう。
また、ここで紹介するもの以外にも、さまざまな分野におけるデジタル活用の事例が存在するため、ご覧になりたい方は以下のページを参考にしてください。
より多くのGoogle Workspaceの活用事例を知りたい方はこちら
経営企画業務に集中できるように【株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービス】
株式会社ジェイアール東日本マネジメントサービスは、オンプレミス型とクラウド型の2つのグループウェアを導入しており、情報共有の複雑化という経営課題を抱えていました。そこで同社は2011年にグループウェア統一プロジェクトを発足し、ITインフラの構築で高い実績を有する電算システムをSIerに選択します。2012年度よりグループウェアをGoogle Workspaceに一元化するとともに、システム運用管理を電算システムにアウトソーシングし、経営企画業務というコア業務に集中できる経営体制の構築に成功しました。
システム部門の業務が大幅に削減【株式会社アルペン】
株式会社アルペンはオンプレミス環境にITインフラを構築しており、グループウェアへの接続がイントラネットからのみに制限されていました。また、メールサーバーの容量が常に不足していたこともあり、拡張性に優れるGoogle Workspaceの導入を推進します。同社が電算システムをベンダーに選択した理由は、導入後のサポート体制に長けている点です。Google Workspaceの導入によって課題だったメールサーバーの容量制限から解放されたのはもちろん、電算システムのサポートによってシステム部門の業務負荷が大幅に軽減されました。
テレワークをスムーズに実現【ハナマルキ株式会社】
ハナマルキ株式会社はメールシステムの老朽化が進み、サーバー容量の逼迫や検索性の低下、セキュリティリスクの増大といった課題を抱えていました。このようなシステム環境を変革すべく導入を進めたのが、UIやセキュリティに優れ、管理負荷の軽減に寄与するGoogle Workspaceです。同社は、電算システムの協力のもと「Google Workspace推進委員会」を立ち上げ、研修と教育を実施します。Googleスプレッドシートでのファイル共有やGoogle Meetを活用したオンライン会議によって、テレワーク環境の最適化を図り、組織全体における業務効率化を実現しました。
メールの運用工数が10分の1以下に【エイベックス株式会社】
エイベックス株式会社では、オンプレミス環境でメールサーバーを運用しており、ハードウェアの保守・運用における管理工数の増大を招いていました。この運用管理における負荷を軽減すべくGoogle Workspaceの導入を進め、長年の信頼関係がある電算システムをパートナーに選定します。Google Workspaceの導入によって物理的なハードウェアの管理業務が不要になり、それまで要していた運用工数を10分の1以下にまで削減しました。また、Google Workspaceの運用体制を整備していたことで、コロナ禍においてテレワーク環境へのスムーズな移行に成功しています。
まとめ
Google Workspaceは、ビジネスシーンに必要な複数のアプリケーションを搭載したクラウドサービスです。ビジネスチャットやスケジュール管理ツール、Web会議システムといった複数のアプリケーションが備わっており、組織全体における業務効率化を支援します。たとえば、Googleドライブを活用した情報共有やGoogle Meetによるオンライン会議などにより、社内コミュニケーションの活性化やテレワーク環境の最適化が可能です。新しい時代に即した先進的な労働環境の構築を目指すなら、Google Workspaceの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
