普段ファイルサーバーを利用している方のなかには、保守や管理にかかるコストでお悩みの方がいらっしゃるのではないでしょうか。コスト削減やテレワークへの対応を目的に、ファイルサーバーをクラウド型に変更する企業が増えています。
そこで本記事では、オンプレミス型ファイルサーバーとクラウド型の違いや、クラウド型ファイルサーバーのメリット・デメリット、クラウド型ファイルサーバーを選ぶ際のポイントを解説します。クラウド型ファイルサーバーについて網羅的に把握できる内容になっているので、ぜひ参考にしてください。
オンプレミス型ファイルサーバーとクラウド型の違い
ファイルサーバー（※1）の種類は、オンプレミス型とクラウド型の2種類です。ファイルサーバーと呼ぶ場合は、社内にサーバーを設置して、保守・管理をするオンプレミス型ファイルサーバーのことを一般的に指します。社内ファイルサーバーという名前で呼ばれる場合もあります。
オンプレミス型ファイルサーバーのメリットは、自社に適した仕様にカスタマイズできる点です。クラウド型ファイルサーバーに比べてカスタマイズの自由度は高いですが、初期コストが高かったり、管理に手間がかかったりする場合があります。
クラウド型ファイルサーバーは、インターネット上に構築されているファイルサーバーです。オンプレミス型ファイルサーバーに比べて初期コストが安く、インターネット環境とデバイスがあれば、場所を選ばずに利用できます。
クラウド型ファイルサーバーでは、サービス事業者がサーバー管理を行うため、自社の保守・管理の手間を削減可能です。どちらを導入すればよいか悩む場合は、2つのメリット・デメリットを把握して、自社の利用目的に適しているかどうかを確認するとよいでしょう。
※1. ファイルサーバー：ネットワークを介して複数人でファイルを編集・管理するための機器
ファイルサーバーのクラウド化で得られるメリット4選
ファイルサーバーをクラウド化するメリットは、以下の4つです。
- コストを抑えられる
- テレワークに対応しやすい
- 運用保守をサービス事業者に任せられる
- 設置スペースを削減できる
メリットを把握して、導入の検討材料に役立てましょう。
コストを抑えられる
クラウド型ファイルサーバーを利用すれば、コストを抑えてサーバーの導入・運用ができます。初期コストが必要ないサービスも多くあるため、月間もしくは年間の利用料金のみで導入可能です。また、ファイルサーバーのアップデートは自動で行われて、サーバー環境は常に最新の状態が保たれます。
オンプレミス型ファイルサーバーは、新しい機能の実装や容量の増加に多くの手間とコストがかかりますが、クラウド型ファイルサーバーであれば、機能のアップデートに特別な作業はなく、コストもかかりません。ファイルサーバーにかかる保守・管理の手間とコストを大幅に削減可能です。
テレワークに対応しやすい
ファイルサーバーをクラウド化すれば、テレワーク環境の整備に役立ちます。現代では、働き方の多様化に伴い、テレワークを始める企業が増えています。社員の働きやすい環境づくりや業務効率化を図るには、テレワーク環境の整備が効果的です。
クラウド型ファイルサーバーは、インターネット環境とデバイスがあれば、社内外にかかわらずいつでもアクセスできます。テレワーク、打ち合わせ、出張など、社外でファイル共有する機会が多い企業にとって、便利なサービスです。
運用保守をサービス事業者に任せられる
クラウド型ファイルサーバーでは、ファイルサーバーの運用・保守・管理をサービス事業者が行います。ファイルサーバーの運用・保守・管理には多くの手間と時間がかかり、休日にトラブルが発生した場合にも、自社で対応しなければなりません。サービス事業者が代わりに作業してくれれば、企業にとって大きなメリットです。サービス事業者が行う運用・保守・管理の例は、以下の通りです。
- 機能やソフトウェアのアップデート
- データのバックアップ
- ウイルス対策
- セキュリティ対策
ファイルサーバーのクラウド化によって削減できた時間は、企業の経営戦略や主要業務に充てられます。また、トラブルが発生した際にも、サービス事業者がサポートしてくれるため、安心して利用できます。社内にファイルサーバーに関する専門技術や知識がなくても、問題ありません。
設置スペースを削減できる
クラウド型ファイルサーバーは、インターネット環境とデバイスがあれば利用できるため、ファイルサーバーの機器や周辺機器の設置が必要ありません。機器の設置スペース、専用電源を確保する手間を削減可能です。また、自社で保有するファイルサーバー機器と周辺機器がなければ、機器が破損や故障する心配はありません。トラブルが発生した際の機器の修理や交換などの復旧作業が必要なくなります。
災害が発生した場合の備えである予備電源の準備も不要になるため、手軽に導入可能です。
ファイルサーバーをクラウド化するデメリット3選
ファイルサーバーをクラウド化するデメリットは、以下の通りです。
- 通信環境の影響を受けやすい
- カスタマイズに限度がある
- 操作に慣れるまで時間が掛かる
デメリットを把握して、導入する際の注意点として役立てましょう。
通信環境の影響を受けやすい
クラウド型ファイルサーバーは、インターネット通信がなければ利用できません。インターネットの通信状況が悪くなった際に、ファイルサーバーへアクセスできなくなる可能性があります。例えば、ルーターやWi-Fiにトラブルが発生した場合は、インターネット通信がなくなるため、ファイルサーバーにアクセスできません。
トラブルが解消してインターネット通信が復旧するまでは、ファイルサーバーを利用できず、業務の遅れや停止を強いられます。クラウド型ファイルサーバーのなかには、オフライン環境でもデータの閲覧や編集が継続できるサービスがあります。外出先で移動している間に通信状況が悪くなる場合も多いため、サービスを検討する際は、オフライン環境での利用が可能かどうかも確認しておきましょう。
カスタマイズに限度がある
クラウド型ファイルサーバーは、オンプレミス型ファイルサーバーに比べてカスタマイズ性が優れていません。サービス事業者がシステムの機能管理をしており、自社向けにカスタマイズしにくいデメリットがあります。カスタマイズ可能な範囲も決まっているため、詳細な機能設定は難しいでしょう。
カスタマイズできる内容や範囲が限定的な点から、基本的な機能のカスタマイズに、多くの時間はかかりません。特別な技術がなくても、簡単にカスタマイズが可能です。クラウド型ファイルサーバーのなかには、オプションサービスにより機能追加できるものもあります。自社に必要な機能要件を満たすサービスを選べば、大きなデメリットにはなりません。
操作に慣れるまで時間が掛かる
クラウド型ファイルサーバーには、サービス独自の操作方法があります。パソコンやスマートフォンなどのデバイス自体の操作方法とは異なるため、導入して機能に慣れるまでに時間が必要です。仮にデバイスと同じ操作方法で利用できるサービスを導入しても、使用経験のない機能もあるため、操作に慣れるまでには時間がかかることを理解しておきましょう。
新しいサービスを導入すれば、どのようなサービスであっても、操作方法や機能の活用方法を理解するまでに時間がかかります。新しいサービスを選ぶ際は、慣れるまでの時間をできる限り短縮できるものを選ぶとよいでしょう。クラウド型ファイルサーバーを導入する際は、専門技術や知識のない社員が感覚的に操作しやすいサービスを選べば、円滑な運用までにかかる時間を短縮できます。
クラウド型ファイルサーバー選びで確認しておくべき3つのポイント
クラウド型ファイルサーバーを選ぶ際に確認すべきポイントは、以下の3つです。
- 使い勝手や機能面をチェックする
- 課金システムを確認する
- セキュリティ対策を確認
ポイントを確認して、導入する際の参考にしましょう。
使い勝手や機能面をチェックする
クラウド型ファイルサーバーは、サービスによって機能が異なります。導入するサービスは、業務に役立つ以下のポイントを基準に選ぶとよいでしょう。
- 直接編集ができる
- データ移行が直感的に操作できる
- スマートフォンからもアクセスできる
社外での利用が多い場合は、タブレットやスマートフォンなどのパソコン以外のデバイスからアクセス可能かどうかを確認します。アクセスできるデバイスが多ければ、社外で急にデータを保存したり、共有したりしなければならない状況でも、柔軟に素早く対応できます。MacとWindowsの両方に対応しているかどうかも併せて確認しておきましょう。
課金システムを確認する
クラウド型ファイルサーバーの課金システムは、サービスによってさまざまです。課金して利用可能な機能が増えるサービスの場合は、利用ユーザー数によって料金が変わるユーザー数課金である場合が一般的です。ユーザー数課金のサービスを導入した場合、利用ユーザー数が増えるほどコストがかかるため、コスト削減には向きません。
サービスのなかには、サービスプラン別に利用ユーザー数の上限が設定されているものもあります。ユーザー数課金ではないサービスもあるため、コスト削減に重点を置きたい企業は、課金システムの確認をしましょう。
セキュリティ対策を確認
クラウド型ファイルサーバーを選ぶ際は、セキュリティ対策の確認が大切です。企業や組織は、機密情報や顧客情報を扱うため、データを安全に保護しなければなりません。データを安全に保管できるように、サービスのセキュリティ面を確認しておきましょう。サービスのセキュリティ対策を確認する際のポイントは、以下の3つです。
- アクセス制限の設定
- データの暗号化
- ウイルス対策
サービスを利用しているなかで、トラブルが発生する場合もあります。急なトラブルが発生しても迅速に適切な対応ができるように、サービスのサポートセンターがあれば安心です。サポートセンターをはじめとしたサポート体制は、継続的に安定して業務をする上で役立ちます。
クラウド型ファイルサーバーの導入効果を理解し自社に合うものを見つけよう
クラウド型ファイルサーバーとオンプレミス型ファイルサーバーは、初期コストや導入のしやすさなどに違いがあります。コストを削減して手軽にファイルサーバーを導入するなら、クラウド型ファイルサーバーがおすすめです。ファイルサーバーをクラウド化するメリットは、以下の4つです。
- コストを抑えられる
- テレワークに対応しやすい
- 運用をサービス事業者に一任できる
- 設置スペースを削減できる
クラウド型ファイルサーバーは、インターネット通信の影響を受けやすいデメリットがありますが、サービスのなかには、オフライン環境で利用できるものもあります。サービスを導入する前に、使い勝手、機能面、課金システムについて確認しておきましょう。
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