クラウドサービスを使ったデータ保存を検討している方のなかには、サービスの利便性やセキュリティに関して不安を感じるという方は多いのではないでしょうか。クラウドは、データへのアクセスのしやすさ、データ共有のしやすさ、セキュリティ性などに優れているサービスです。
この記事では、クラウドの概要、種類、クラウドでデータを保存するメリット・デメリット、クラウドを選ぶ際のポイントを解説します。クラウドでデータ保存するかどうかを検討する際に役立つ内容になっているので、ぜひ最後までお読みください。
クラウドとは？サービスの種類を解説
クラウドサービスの利用を考えている人は、事前にクラウドについて詳しく理解しておくと、検討する際にスムーズです。以下でクラウドの概要と種類を解説します。
クラウドの概要
クラウドは、ユーザーに対してインターネットを通じてサービス提供する形態のことです。クラウド・コンピューティングという名前で呼ばれる場合もあります。クラウドサービスは、GoogleやMicrosoftなどのさまざまな企業が提供を始めており、IT業界を含めたあらゆる業界で普及しているサービスです。
クラウドが生まれる前は、ソフトウェアをインストールしたり、データを保存するためのハードウェアを用意したりしてパソコンを使う方法が一般的でした。クラウドが生まれた現在は、データの保存やソフトウェアの利用がすべてオンライン上で可能になり、企業や組織から広く注目を集めています。
クラウドの種類
クラウドは、提供されるサービス内容によって、種類が異なります。クラウドの主な種類は、以下の3つです。
SaaS（サース）：クラウド上のサーバーにあるソフトウェアを提供する
PaaS（パース）：クラウド上でプラットフォーム機能を提供する
IaaS（イアース）：クラウド上でネットワークや仮想サーバなどのITインフラを提供する
SaaSは、専門技術と知識がなくても、ユーザーが求める機能を備えたソフトウェアを利用できるクラウドです。SaaSは、簡単な設定のみで即時利用を開始できます。PaaSは、アプリ開発に必要な時間の短縮に役立つクラウドです。アプリ開発に使う機器の管理コストを削減できます。
IaaSは、ストレージやサーバーを提供してシステム構築や開発に利用できるクラウドです。自由度が高く、求める開発環境をゼロから構築できます。
クラウドでデータを保存するメリット5選
クラウドにデータを保存するメリットは、以下の5つです。
- 容量の大きいデータの共有に便利
- 外出時でもファイルにアクセスできる
- データのバックアップができる
- 最新の機能が使える
- 十分なセキュリティが備わっている
メリットを把握して、クラウドの利用を検討する際の参考にしてください。
容量の大きいデータの共有に便利
クラウドサービスを利用すれば、容量の大きいデータを手軽に共有可能です。データをクラウドに保存して、共有したい人にURLを送れば、いつでもデータをダウンロードできます。容量の大きいデータを保存する場合は、オンラインストレージの利用がおすすめです。
オンラインストレージは、さまざまな形式のデータをインターネット上に保管できるクラウドサービスです。テキスト、画像、動画などのデータを容量の大小にかかわらず保管できます。クラウドサービスを利用しなくても、メールでデータを共有する方法がありますが、一度に添付できるファイルの容量には限りがあります。クラウドサービスであれば、メールに添付可能な容量以上のデータを共有可能です。
リモートワークや出張している場合でも、社員や外部の担当者とデータを共有して、円滑にやり取りができます。また、クラウド上で共有されたデータは、リアルタイムで複数人が同時編集できるため、オンライン会議でやり取りをしながら、データの編集が可能です。クラウドサービスは、いつでも簡単にオンラインストレージの容量が増やせます。ストレージの容量が足りなくなっても、容量不足を心配する必要がありません。
外出時でもファイルにアクセスできる
クラウドに保存されたデータは、外出先でもパソコンやスマートフォンなどのデバイスからアクセス可能です。容量の大きなデータをいつでも確認できる状態にしたい場合は、クラウドにデータを保存すれば、デバイスの容量を削減できます。
クラウドサービスは、インターネット環境とデバイスがあれば、場所や時間にかかわらず利用可能です。また、クラウドに保存されたデータは、クラウド上のサーバー内に保存されるため、複数のデバイスでデータの閲覧・編集・削除などの操作ができます。各デバイスに同じデータを保存する手間がかかりません。
データのバックアップができる
クラウドにデータを保存すれば、手間をかけずにデータのバックアップが可能です。ハードディスクにバックアップを取る方法もありますが、機器の故障や破損、災害が発生した際の紛失などでデータを失う恐れがあります。クラウドサービスであれば、バックアップを自動で取るシステムが構築されているため、手動でバックアップを取る必要がありません。マニュアル、提案書、イベントPRなどの業務データのバックアップが簡単です。
また、何らかの理由で社内システムが利用できない場合でも、クラウドサービスが役立ちます。例えば、災害が発生して社内の機器や設備が利用できなくなっても、デバイスとインターネット環境があれば、社内データにアクセスできるため、復旧を待つ必要がありません。素早く業務を再開できます。
クラウドサービスは、セキュリティ対策が整っており、万が一サイバー攻撃による被害を受けても、バックアップしたデータを安全に保護できます。社内サーバーは、セキュリティ対策によっては、バックアップを含めたすべてのデータを失うリスクがあります。よりデータの安全性を高める上でも、クラウドサービスはおすすめです。
最新の機能が使える
クラウドサービスでは、インターネットを介してサービス提供されているため、アップデートが即時反映され、常に最新のサービスを利用できます。また、サービスは自動的にアップデートされるため、特別な作業は必要ありません。
企業が自社サーバーでデータ管理をしている場合は、新しい機能を実装する際に、コストがかかります。企業の予算によって異なりますが、クラウドサービスと同じ頻度で自社サーバーをアップデートするのは、現実的ではありません。クラウドサービスを利用すれば、アップデートに必要なコストを削減しながら、常に最新の機能を利用できます。
十分なセキュリティが備わっている
クラウドサービスは、高いセキュリティ環境でデータを保護できるサービスです。データがクラウド上のサーバーで管理されているため、安全性が低いとされる意見もありますが、サービスの普及に伴い、セキュリティレベルは高まっています。クラウドサービスのセキュリティは発展を続けて、現在では多くの要件を満たし、あらゆるセキュリティ機能が備わっています。
強固な設備や高い技術力を有した専門家が配備されており、機密情報や顧客情報を安全に管理可能です。クラウドサービスは、サービスの成長過程で高いセキュリティレベルを実現しました。
クラウドでデータを保存するデメリット3選
クラウドでデータを保存するデメリットは、以下の3つです。
- ネット環境が必要
- カスタマイズしにくい
- パスワードの管理が必要
デメリットを把握して、サービスを導入する際の注意点として役立てましょう。
ネット環境が必要
クラウドサービスを利用するには、インターネット環境の準備が必要です。オンライン上での利用を前提としたサービスであるため、オフラインでは利用できません。インターネット環境がない場合は、インターネット回線の開通や必要機器の導入が必要です。
また、クラウドサービスへの接続や処理速度などのパフォーマンスは、インターネット通信の強さと安定性に左右されます。インターネット通信が弱かったり、安定していなかったりすれば、途中で接続が切れる場合もあります。サーバーへの接続が不安定で、パフォーマンスが低ければ、サービスの利便性を大きく損なうため、インターネット環境の整備は確実に行いましょう。
カスタマイズしにくい
クラウドサービスは、自社サーバーに比べてカスタマイズ性が低いため、企業で利用する際に不便を感じる可能性があります。カスタマイズ性はサービスによって異なるため、前もって確認してから導入しましょう。クラウドサービスには、自社サーバーにはないさまざまな機能があります。サービスを導入して自社に役立つ機能が利用できれば、カスタマイズ性の低さをカバーできます。
トラブルの発生を防ぐために、導入する際は、利用したい機能の整理と確認が大切です。
パスワードの管理が必要
クラウドサービスを利用するには、ログインする際のパスワードが必要です。インターネット環境、デバイス、パスワードがあれば、誰でもアクセスできるため、厳重なパスワード管理が求められます。セキュリティ対策として、2段階認証の導入、定期的なパスワードの変更などが大切です。
クラウドサービスを企業で利用する場合は、セキュリティに関する社内研修を実施したり、社員に対して情報漏えいの危険性を伝えたりする対策をしましょう。
クラウドを選ぶときの4つのポイント
クラウドサービスを導入する際は、自社に適したサービス選びが大切です。サービスを選ぶ際の4つのポイントを記載します。
- 対応デバイス
- データ容量
- セキュリティ対策
- サポート体制
ポイントを把握して、導入する際の参考にしましょう。
対応デバイス
クラウドサービスを選ぶ際のポイントは、対応デバイスの確認です。対応デバイスが少ない場合、さまざまな場所からアクセスできるサービスの利便性が損なわれます。AndroidやiOSなどのスマートフォンやタブレットでも利用可能かどうか確認しましょう。また、対応デバイスの種類の多さも併せて確認しておきましょう。
データ容量
データ容量は、クラウドサービスを選ぶ際の重要な要素です。クラウドに保存予定のデータ量によって、必要なデータ容量は大きく異なります。クラウドサービスを検討する際は、継続的に利用できるように、データ容量が増やせるサービスを選びましょう。
サービスのなかには、データ容量の制限がないものもあります。保存予定のデータ量が多い場合は、データ容量無制限のプランがあるサービスを利用すれば安心です。
セキュリティ対策
クラウドサービスを選ぶ際には、セキュリティ面の確認が大切です。サービスのセキュリティ対策が充実していれば、情報漏えいや不正アクセスの防止につながります。また、災害が起きた際の対策があるかどうかも確認しておきましょう。
サービスのセキュリティを確認する際は、各種規格のクリア、IPアドレス制限、通信の暗号化についても細かく確認します。利用者が企業か個人かにかかわらず、クラウドサービスのセキュリティ対策は大切です。必ず事前の確認を心がけましょう。サービスのセキュリティ対策が不十分な場合、情報漏えいや不正アクセスのリスクが高まります。
サポート体制
サービスのサポートは、操作方法の確認やトラブル発生などのさまざまな状況で役立ちます。サポート体制が充実していれば、クラウドサービスの専門知識がない人でも、安心して利用可能です。サポート体制を確認する際のポイントは、以下の3つです。
- 導入する前にサービスに関して相談できるかどうか
- エラーが発生した際にすぐに相談できるかどうか
- システムの導入や構築を依頼できるかどうか
クラウドでデータを保存して業務を効率化
クラウドは、ユーザーに対してインターネットを介してサービス提供する形態のことです。クラウドに保存されたデータは、インターネット環境とデバイスがあれば、場所や時間にかかわらず、いつでもアクセス可能です。また、容量の大きいデータを保存して、データ共有を簡単にできます。
オフラインでの利用はできないため、インターネット環境の整備は必須です。インターネット通信の強さや安定性に注意して、必要な環境を整備しましょう。現在は、多くの企業からさまざまなクラウドサービスが提供されています。データ容量やセキュリティ対策の事前確認が大切です。
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