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社内の情報共有を効果的に進める方法は?

 2021.09.29  株式会社電算システム

新型コロナウイルス感染症の影響によってテレワークの導入が社会的に広がるなか、企業における情報共有やコミュニケーションの仕方にも大きな変化が求められています。そこで本記事では、ニューノーマル時代に向けて、社内の情報共有を効果的に進めるためのポイントやツールについて解説します。

社内の情報共有を効果的に進める方法は?

コロナ禍で変化した社内コミュニケーションのあり方

コロナ禍で急速に普及したテレワークは、時間や場所に囚われない新たな働き方を社会に示した一方で、実際の運用においては多くの企業・労働者を戸惑わせることとなりました。その具体例としては、テレワークを導入したことによって、多くの企業において社内コミュニケーションや情報共有の質が低下したことが挙げられます。

HR総研が2021年1月に公開した調査結果によると、テレワークを導入した企業のうち約6割が従来よりもコミュニケーションが悪くなったと回答しています。具体的には、困りごとの相談や業務外の雑談、ちょっとしたアイデアの共有、OJTなどによる部下の指導など、対面式の勤務なら気軽にできていたコミュニケーションが、テレワーク下においては減少してしまったのです。

https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=288

このようにテレワークには負の側面もありますが、テレワークをやめて元の働き方に完全に戻すのが正解かというと、そうとも言い切れません。これを示すものとして、日本生産性本部が2021年4月に公開した「第5回 働く人の意識に関する調査」によると、自宅での勤務で仕事効率が上がったと回答した人は2021年4月時点で約60%にも及んでいるからです。そして、在宅勤務に満足している人、コロナ終息後もテレワークを続けたい人は、ともに約75%存在すると報告されています。

https://www.jpc-net.jp/research/assets/pdf/5th_workers_report_0617.pdf

こうしたデータを読み解くと、たとえ業務上マイナスの部分があったとしても、多くの人はテレワークという新しい働き方自体に関してはおおむね肯定的に捉えていることが分かります。振り返ってみれば、職場におけるコミュニケーションの問題というのは、そもそもコロナの発生以前から当たり前に存在していたものではないでしょうか。「上司と適切なコミュニケーションが取れない」「部下が報連相をしてくれない」などといった不満は、程度の差こそあれ昔から多くの職場に存在したものです。つまり、コミュニケーションの問題はテレワークによって改めて鮮明になった側面はあるにせよ、企業にとって普遍的な問題であるともいえるのです。このような現状に企業は、こうした問題の解決に真剣に取り組んでいかなければなりません。

Google Workspaceの特徴と他コミュニケーションツール比較
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社内における情報共有の重要性

前項では、テレワーク下において企業の社内コミュニケーションや情報共有の質が下がっていることを取り上げました。しかし、こうした情報共有の質が低下することによって企業にはどのような弊害があるのでしょうか。

第一に挙げられるのは、業務効率の悪化や属人化です。社員個々の業務の進捗状況などが確認しづらくなることによって、業務の属人化が生じ、上司によるマネジメントや社員同士の連携が不足しがちになってしまいます。また、対面では気軽にできるちょっとした質問や相談などもオンラインではやりづらくなるなど、結果として仕事能率が悪くなったり仕事の質が低下したりすることもあるでしょう。

また、コミュニケーションの低下は従業員間の人間関係の悪化も招きます。たとえばテレワーク下において、上司は部下がサボっているのではないかと疑い、部下は部下で上司が自分を正当に評価していないのではないかと疑うといった構図はしばしば見受けられるものです。また、ちょっとしたアイデアが浮かんでもそれを他者と共有・発展させる場がないことで、新たなビジネスチャンスを逃すといった事態も考えられるでしょう。

逆にいえば、スムーズな情報共有を行うことで、上記のような深刻な課題は解消され、トラブルの予防や迅速な解決、あるいは無駄な業務の削減も可能になるのです。

社内の情報共有を効果的に進めるポイント

続いては、社内の情報共有を効果的に進めるために、具体的にどのような方法をとればよいのかを解説します。

うまくいかない原因の洗い出し

何事にも通じることですが、問題解決を図るためには、そもそも現状がうまくいっていない原因を洗い出さなければなりません。たとえばコミュニケーションの重要性を認識していない従業員が大半なのが原因なのか、それとも情報共有のための時間や場所、ルールなどの環境要因が不十分なことに原因があるのか、など問題の所在を明らかにしなければなりません。こうした原因や課題を可視化することで、自社に不足しているものや適切な解決策なども見えてくるでしょう。すべての顧客を訪問していると時間が足りませんし、成約に至らなければコストだけが生じてしまいます。
さらには、本来成約の可能性が高かった顧客を失ってしまう恐れもあります。このように、予測分析によって機会損失の低減も実現できるのです。

情報共有に関するルールの作成

情報共有の問題は部署全体、会社全体の問題です。社内全体の意識を統一するため、情報の粒度をそろえるためにも、ルールの設定は必要不可欠といえるでしょう。ルールの内容としては、いつ情報共有するのかというタイミングの指定や、どのような方法でするのかというツールの問題、どのような問題・内容について報告すべきかという情報の粒度に関する規定などが挙げられます。ただし、ルールを細分化しすぎると、それを守って情報共有するのにかえって手間がかかってしまうこともあるので、社内全体が把握しやすく、かつ守りやすいようにシンプルなものにするといいでしょう。

業務全体の「見える化」

情報共有の目的には、個々の社員が担当する業務の進捗状況を見える化することも含まれます。業務プロセスが見える化することで、上司と部下の間など、社員相互における問題の共有やトラブルの早期発見もしやすくなるでしょう。あるいは、連携して仕事を進める場合も、互いの作業ペースを合わせやすくなります。さらに、勤務状況を正確に把握することによって時間外労働の削減にもつながるでしょう。

情報共有ツールの導入

コミュニケーションを促進するためにも、業務プロセスの見える化を進めるためにも、情報共有ツールの導入を行うのが効果的です。

たとえば「Slack」や「Chatwork」などのチャットアプリでは、メールよりも気軽かつリアルタイムにメンバーとコミュニケーションをとることが可能です。特にSlackは、2,200以上ものアプリやサービスと外部連携できる拡張性の高さから人気を博しています。

また、ビデオ会議用のツールとしては「Zoom」や「Cisco Webex Meetings」、「Microsoft Teams」などがよく利用されています。こうしたビデオ会議の活用はコロナ禍に限らず、遠隔拠点間の会議などにおいても今後も積極的に活用されていくことでしょう。

また、データ共有ツールとしては「Google Drive」や「Drop Box」などが有名です。こうしたクラウドストレージを利用することで、チーム間でのファイル共有が非常にやりやすくなります。特に Google Driveは、Gmail や Googleカレンダー など、Google Workspace 全体の機能も利用することで非常に利便性が良くなります。

こうしたITツールは無料試用期間があったり、少人数なら無料で利用できたりする場合も多くあります。使い勝手も非常に良く、直観的な操作で簡単に利用できるので、まずは気軽に試してみることをおすすめします。

Google Workspace
Google Workspace 事例

まとめ

コロナ禍のテレワークにおいて、各企業はオフィス勤務のときとは異なったコミュニケーションや情報共有の仕方を模索する必要に迫られています。こうした課題を解決するためには、円滑な情報共有のためのルール作りやITツールの導入などを計画的に行い、情報交換がしやすい環境づくりに積極的に取り組むことが重要です。本記事を参考に、ぜひニューノーマル時代における社内コミュニケーションや情報共有方法の確立に取り組んでください。

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