テレワーク中でも大丈夫！社内コミュニケーションを活性化させる方法とは？

5月25日に、先月7日から出されていた新型コロナウイルス感染拡大による緊急事態宣言も全面解除となりました。緊急事態宣言が解除されたことで、出社の再開について多くの企業が検討されているかと思います。「全員出社」の企業もあれば、在宅勤務を継続しつつ段階的に通常のオフィス勤務に戻す企業もあるでしょう。

ただコロナが収束しても、感染拡大の第２波の懸念から、これまでの働き方にすぐに戻ることはなさそうです。当面の間は、対面でのイベントや集会は控える動きがみられますし、オフィスワークに戻っても企業は一定のソーシャルディスタンス（社会的距離）の確保と衛生面の徹底が求められてきます。

アフターコロナの世界で ”密集・密接・密閉の回避”、”テレワークの推奨”といった「新しい生活様式」が求められる中、社内コミュニケーションのあり方についても変わろうとしています。「社内コミュニケーションのデジタル化」です。

本稿では、アフターコロナの世界を見据えたデジタルコミュニケーションのポイントを、社内コラボレーション型のポータルサイト LumApps を紹介しながら見ていきます。

テレワーク中の課題、６割以上が「社内コミュニケーション」

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、今年４月〜５月にかけて多くの企業がテレワークを導入したかと思います。弊社ではGoogle Workspace（旧 G Suite）ユーザー様に2020年4月30日〜5月15日の期間、テレワーク実施に関するアンケートを実施しました。その結果、6割以上の方が「社内のコミュニケーション不足」を課題としていました。例えば、具体的に以下のようなことが挙げられます。

業務連絡やトップメッセージの発信が難しくなった
特定の仕事以外のコミュニケーションが減った
気軽に上司や同僚に相談ができなくなった

在宅勤務によって、働く場所や時間がバラバラになった結果、特にこれまで対面のコミュニケーションに依存していた企業は、「コミュニケーション」不足を感じているのではないでしょうか。従来のコミュニケーションツールとしてメールやチャットはありますが、単発的なやりとりのため「企業の情報発信」や「社内の情報共有」としては弱い面があります。

そこで社内コミュニケーション活性化のため、今注目されているのが社内ポータルサイト（イントラネット）です。
「社内ポータルサイトってリンク集のことではないのですか？」実は今のポータルサイトはもっと色々なことができるのです。

今回はいくつかある課題のなかで、「業務連絡やトップメッセージの発信」をテーマに、ポータルサイトの新しい使い方をご紹介します。

経営トップからのメッセージはオンラインで安全、効果的に！

これまで経営トップからのメッセージは、全社朝礼や、四半期・半期ごとに全社ミーティングで共有しています、という企業が多かったと思います。ところが、新型コロナウイルスの影響で、当面の間は対面での全社イベントの実施は厳しい状況が続くと予想されます。

特に今回の新型コロナウイルスのような緊急事態の際には、経営トップから社員への積極的な情報発信が大事になってきます。社内ポータルサイトを使えば、時間と場所に関係なくこまめに情報発信ができます。

① 年に数回だったトップメッセージの発信を、ポータルサイト上で定期的に発信
投稿記事について「いいね」や「コメント」ボタンを設けることで、経営トップと社員の間でコミュニケーションの機会を作ることもできます。年に２、３回であった情報発信が定期的になることで、会社と社員の心理的距離も近くなるはずです。

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②重要な情報は「動画」を使って確実に伝達
経営トップの想いをダイレクトに伝えるには動画がおすすめです。事前に録画した動画やライブストリーミングを録画したものをポータルサイトへ置いておくことでいつでも視聴できます。動画の場合、対面のイベントと比べて話し手の表情がよく見えるので、親近感を感じやすいのもポイントとなります。

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脱メール！業務連絡をもっとスマートに

業務連絡、社内通知でよく使われるのが「メール」かと思います。情報を全員に発信し、きちんと記録として残すという意味ではとても便利ですが、「重要な情報」も「重要でない情報」も蓄積されていくため、大量にメールの発信が多いと、いざというときに探すのに時間がかかってしまいます。特にコロナ禍では、社内ルールの見直しや手続きの変更等が多いかと思います。

そこでおすすめなのがポータルサイトを使った情報整理術です。ニュースをカテゴリーごとに分けたり、ニュースの表示形式や画像によって情報の強弱をつけることで、より情報を見つけやすくすることができます。また、今回のように急なテレワークの実施においては、特設ページを設けてそこに関連する情報を置いておくのもよいかもしれません。

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