新型コロナウイルスの流行を発端にリモートワークを導入している企業が増えています。どのように始めたらよいか、リモートワークを始めることによって何かデメリットが生まれないかなど、情報収集をしている企業も現状では多いかと思います。そういった情報収集をすることは新しい働き方になる上で至極当たり前のことだと思います。
結論から言うと、環境構築さえできればデメリットは少ないです。現時点で当社もリモートワークを推進しているのですが、新型コロナウイルス流行前と比べて、業務の乖離や不便に思うことはほぼ無いです。
本稿では、よくある課題に触れ、それに対する解決策や解決のポイントをご紹介していきます。それによりリモートワーク導入をご検討されている企業様の一助となればと思います。
導入する前の課題
リモートワークを導入する前には事前の準備が必要になります。一口に準備が必要と言っても何から初めていいのか、何を準備したらいいのかがわからず、二の足を踏んでしまうことが少なからずあるでしょう。参考として、導入する前に出てくる課題をご紹介します。
セキュリティ面での懸念
社内で仕事をする際には社内のネットワークを通して仕事を行う為、ハッカーやウイルスからの攻撃を防御するためのセキュリティソフトを実装されている企業が多いでしょう。また、システム管理者も常に同じ社内にいるので何か不具合があった際にすぐに相談ができるというのも社内で仕事をするメリットであると思います。
では、それがリモートワークに移行するとなった際にどのような懸念になるか、
- リモートワーク用の全デバイスにセキュリティソフトをインストールしなければならない。
- Wi-FiやUSBを通してウイルスに侵されてしまう可能性。
- 何か起こった際にすぐに相談できず報告が遅れる。
以上が挙げられます。これらの課題の根本として存在するのは「管理者から手の届かない場所で仕事をしている」という点になるかと思います。
各ユーザーへの設定や制御が面倒
リモートワークを始めるにあたり、ユーザーへリモート用のPCを配布する必要があるかと思います。その際に、一台一台設定やポリシーを割り振り、端末への更新が必要な場合は出社して管理者に更新をしてもらう。といった運用をしている企業も少なくはないと思います。そうなると、管理者・ユーザーが常に社内にいた方が円滑な作業になるということは簡単に想像ができます。
仮に今使っている端末でそのままリモートワークを開始した場合、設定を更新する度に双方が出社してPCを更新するという手間が増えます。更には、管理者が全てのユーザーの更新を請け負う場合、管理者の時間を大幅に要することとなります。企業の規模や情報システム部門の体制にもよりますが、担当者の本来の仕事を止めてしまう原因になり得ます。そうなってしまっては当然リモートワークのメリットは薄れるでしょう。
株式会社ロッテ様 導入事例
株式会社ロッテでは、2020年1月より Chromebook を2600台導入し、業務に利用しています。コロナ禍における緊急事態宣言でのリモートワークでも活用でき、通常通り業務を継続できました。
DXが前進した同社の導入事例を詳しく紹介します。
導入した後の課題
導入前の課題に目を瞑って強行でリモートワークへの移行に踏み切ったとしても、導入後に課題は多く残されてしまいます。中には始めてみないと気付かない課題も出てきます。
始めてみてから気付いて「どうしよう」とならない為にも導入後に起こり得る課題を紹介したいと思います。
社内ネットワークでしかできない仕事がある
社内でしかできない仕事があるから結局出社しなくてはいけないという状況が生じる可能性が高いです。なぜそういった事が起こるのか、社内システムへの接続方法が確立できていないが故に起こっている可能性が大きいです。リモートワークへ以降したものの、社内システムが使えないため、週の半分は出社するということが起こり、移行が実現できなかった。なってことが起こってしまうかもしれません。
せっかくリモートワークに踏み切ったとしても、結局出社しなくては不便。ということが起きてしまうとリモートワークを有効活用できているとは言えません。そもそも生産性を考えたら出社していた方が良いのではないかという意見が出てくる可能性もあります。
逆に言えば、リモートデスクトップのサービスや、VPN等で離れた場所でも社内ネットワークに接続する環境ができれば、リモートワーク移行への後押しとなるでしょう。
資料・データの共有
全員が社内に出社している場合は、皆が同じ場所で仕事をしているので、社内ネットワーク上にファイルサーバーを設置し運用している企業が多いのではないでしょうか。また、紙媒体での管理をしている場合はファイリングして保管してある棚から必要な資料を取り出して共有しているなんてこともあるかと思います。
上記の場合は、出社が必須となります。離れた場所で仕事をすることが大前提となるリモートワークでは、「情報共有が充分にできない働き方」という印象を与えてしまいます。経営者目線で見ると情報共有ができない働き方を推進することは大きなリスクと機会損失に繋がります。
企業という組織で動いている以上、情報共有面での懸念はクリアにしなければなりません。
解決のポイント
一部ですが、導入前後の課題を記載しました。国内の働き方もリモートワークが主流になってきているとはいえ、前にも後にも多くの課題が残されていることがご認識いただけたかと思います。それでは、解決のポイントや方法に関して触れていきたいと思います。
実績のある企業に導入支援を受ける
いざリモートワークの導入に踏み込もうとして、情報収集をしても初めての導入の場合には不安が多く残るかと思います。導入支援の実績がある企業にサポートを仰ぐというのも一つのポイントになります。
専任の企業にサポートを依頼することは、導入時のポイントやツールの紹介、導入後のサポートを受けることができ、大きなメリットとなります。また、多くの支援実績のある企業に相談をすれば実績に基づいた提案を受けることもできるのでノウハウからのベストアンサーを確認することができ、より良い環境を構築できる可能性が高いでしょう。
最適ツールの紹介
前述に課題を羅列させていただきましたが、全て解決することができます。それに必要なツールは「Chromebook」を始めとした Google が提供しているツールです。
セキュリティ面
「Chromebook」のセキュリティはGoogle が設計し提供しています。OS側で対策が施されているため、別途セキュリティソフトのインストールも不要です。ウイルス対策の整った、セキュリティ対策まで考えられているオールインワンの端末になっており、常に Google に守られた環境の中で業務ができます。
各ユーザーへの設定の割り振り
「Chrome Enterprise」というMDMライセンスを使用すれば端末やユーザーに対してセキュリティ面やネットワーク面等、様々な設定が可能です。項目としては300項目以上あり、ログオフ時の端末内データ消去、USBメディア等の読み・書き禁止、スクリーンショッ卜不可、アクセス可能URLの制限、アプリ利用の制限と自動配布等、非常にセキュアに管理が可能となります。その上、Web上から常に最新のポリシーを適用できるため、場所にとらわれずインターネット環境さえあれば最新のポリシーをすべての端末に配布できます。
資料、データの共有面
Google が提供する「Google ドライブ」はクラウド上での管理となっており、データや資料はクラウド上に保存されます。クラウド上のストレージサービスを利用することでインターネット環境さえあれば必要なファイルにいつでもアクセスが可能となっております。
紙媒体での保存やローカルでの保存の場合には物理的な制限が出てくることが多いため、クラウド上での管理は、リモートワークに最適なツールと言えるでしょう。
まとめ
リモートワーク導入前後の課題に触れ、それに対する解決のポイントやツールを紹介させていただきました。どのような課題が多く、それをどのような方法で乗り切れば良いかイメージしていただけていれば幸いです。当社でも現在はリモートワークを推進しており、不便に感じること無く日々就業しております。というのもGoogle のツールを使用することでほぼ全ての懸念がクリアになっているからだと言っても過言ではありません。
当社は Google が日本法人として参入した年から協業しており、リセラーとして多くの実績と経験がございます。それらを元にしたご提案やアフターサポートの体制も充分に整えております。本稿でご紹介した「Chromebook」「Chrome Enterprise」に関してはもちろんのこと、リモートワークをするためのご相談をお気軽にいただければと思います。
