業務効率化などを目的として情報共有ツールの導入を検討している企業担当者も多くいるでしょう。どの製品を選ぶべきか悩んでいる場合もあるかもしれません。
本記事では、そのような方々に向けて、情報共有ツールの概要をはじめ、導入のメリットや製品選定時のポイント、使用する際の注意点などについて紹介します。
情報共有ツールとは？
情報共有ツールとは、社員個人がそれぞれ有している業務に関する情報を、チームや社内などの組織全体で共有するための製品です。従来、そのような情報共有はメールや電話、FAXなどで行われることもありました。しかし、近年では社員同士のコミュニケーションを円滑化させ、日々の連絡をスムーズに行うためのチャットツールや、データ管理のための表作成ツールなど、目的別にさまざまな製品が開発されているのです。これらを活用することでチームや社内全体で情報を共有できるため、個人だけでなく、全体の業務の生産性を高められる点が利点として挙げられます。また、最新の情報を共有し、いつでもアクセスして確認できるようにしておくことで、業務効率化も期待できるでしょう。ビジネスを成功させるためには、市場の変化や顧客のニーズを的確に捉え、必要に応じたスピーディーな決断や行動が重要です。情報共有ツールを導入することによって、情報を属人化することなく、全体で共有し、より良いビジネスを展開していけます。
情報共有ツールの選び方
ひと口に情報共有ツールといっても、その種類はさまざまあります。導入の効果を得るためには自社に合ったものを選ばなくてはいけません。ここからは、自社のニーズに適した製品を選ぶために着目すべき点について紹介します。
目的に合った機能が備わっているか
情報共有ツールのなかには、業務効率化に特化したものや、社員同士のコミュニケーション促進に特化したものなど、それぞれ特徴があります。そのため、自社に適したツールを選ぶためには、事前に導入する目的を明確にし、その目的に合った機能が備わっているかどうかを確認することが大切です。
目的を検討する際は、現状の課題やツール導入に求めることを整理しましょう。また、トップダウンではなく、現場のスタッフなど、実際に利用する人たちの意見も取り入れると良いでしょう。
シンプルで使いやすいか
ツールはシンプルで誰でも簡単に使えるものかどうかを確認することも必要です。せっかく導入しても使われないと意味がないため、パソコンなどのIT機器の操作が苦手な人もいることを踏まえて、容易に使えるものを選ぶようにしましょう。特に社員数が多い企業で導入する場合は、複雑な機能を使わなくても、ある程度の情報共有のクオリティを担保できるかどうかも確認した方が良いです。
また、導入時にレクチャーしやすいかや、スムーズに社内に浸透させやすいかどうかなどの点も重要です。それらに問題がなければ、教育にかかる時間や費用も削減可能で、すぐに業務に活用できます。
利用者人数に合っているか
多くの情報共有ツールは、利用者人数によってかかる費用が異なります。必要以上の費用をかけないためにも、どのくらいの人数が利用する予定なのか、導入予定のプランはその人数に見合ったものなのかどうかを確認しましょう。
また、製品には有料と無料のものがありますが、有料ツールのなかにも決められた範囲内であれば無料で利用できるものもあります。その場合、利用人数や利用機能に制限が設けられているため、どの範囲まで無料で利用できるのかを調べることが必要です。
費用対効果の検証
せっかくツールを導入するのであれば、費用対効果の高いものを選びましょう。無料のものを使っている企業もなかにはありますが、企業で情報共有ツールを使用する場合、多くのケースでビジネスプランを購入した方が効率的となる可能性が高いです。コストをかけて導入する際には、導入によってどのくらいの生産性が見込めるか、ある程度の想定をあらかじめ算出しておくことで、失敗を防ぎやすいでしょう。
高性能のものを導入しても、使いこなせなければコストが大きくかかり、効果的な導入とはいえません。事前に導入によって得られる利益や削減できるコストなどを検証し、適したものを選ぶことで、より高い費用対効果が得られるでしょう。
検索機能の精度
ツールを導入することで、日々膨大な量の情報がやり取りされると想定されます。必要な情報をいつでも瞬時に確認できるような検索機能がついていれば、すぐに得たい情報を見ることができて便利です。検索にかかる時間削減にもつながり、生産性も高められるでしょう。そのため、導入前には検索精度が高く、必要な情報の抽出が問題なくできるかどうかを確認することが大切です。
情報共有ツールを使用する際の注意点
最後に、情報共有ツールを使用する際の注意点を2つ紹介します。
ルールを決めておく
情報管理が煩雑にならないように、ルールを定めることも大切です。ルールを定めておかないと、情報の保存方法がバラバラになり、スムーズな検索ができなくなることも考えられます。その結果、検索に時間がかかり、生産性向上のためにツールを導入したはずが、その目的を果たせない事態になることもあるのです。また、ルールを定めることは、効果的な利用につながるだけでなく、情報共有ツールの使用を定着させる目的も果たします。
ツールの活用を定着化させる
ツールは導入して終わりではなく、活用を定着化させ、情報共有体制を確立していくことが必要です。また、定着化させることで、社内での情報共有の精度を高めていく効果も得られます。業務効率化を進めたり、生産性を向上させたりするためにも、導入して満足するのではなく、しっかりとツール活用を定着させて業務に活かせる体制を整えていくのがよいでしょう。
まとめ
Google Workspaceでは組織内でのファイルやフォルダ共有に適したGoogleドライブをはじめ、チャットルームを作成して、さまざまな場所にいるチームメンバーとの連絡をスムーズに取り合うことができるGoogle ChatやGmailのChat などの情報共有ツールがあります。
情報共有ツールは、業務に関する情報を全体で共有して業務効率化や生産性向上につなげるために重要な役割を果たします。導入を検討している企業は、より良い導入結果を得るためにも、自社の課題や導入の目的を事前に検討するといったポイントを押さえて、自社に適したツールを選びましょう。
また、注意点にあるように導入後は目的・ルールの明確化や活用の定着化を図ることが大切で、情報共有を活性化することによる業務効率化、生産性向上がゴールであることを使用者がしっかり理解しておく必要があります。
