Asanaで日々業務を行う中で、マネジメント層の方は複数のプロジェクトをモニタリングできる「ポートフォリオ」を利用することも多いでしょう。しかし、ただ見るだけではなく、それぞれのタスクがどれだけ消化されているか分析したい方もいると思います。
実はこのポートフォリオ、Google スプレッドシートにエクスポートできるんです。
今回はスプレッドシートを活用したポートフォリオの分析に関するTipsを紹介いたします。
ポートフォリオおさらい
Asana Business から利用できるポートフォリオは、複数選択したプロジェクトの状況を一覧で確認できる機能です。それぞれのプロジェクトで完了されたタスクや、更新されたステータスがぱっとひと目でわかるため、どこが順調でどこが停滞しているのかひと目でわかります。特に注目したいプロジェクトがあれば、そこからワンクリックで瞬時に飛ぶことも可能です。
複数プロジェクトをまたいだ各メンバーのタスク量のほか、見込み時間、実績時間など数値も入れてあればグラフで可視化できます。
モニタリングだけであればこれだけで十分ではありますが、今回はこれをエクスポートして数字で見ていきましょう。
Google スプレッドシートへエクスポート
プロジェクトの名前の横にあるメニュー画面から、「エクスポート」＞「Google スプレッドシート」。出力はこれだけで完了です。
スプレッドシートに変換できました。
表記は英語になっていますが、以下のような記述があります。
概要
この Google シートは、【任意のプロジェクト】からデータを取得します。
1時間ごとに更新されるので、どのプロジェクトがうまくいっているのか、
どのプロジェクトに注意が必要なのかを把握することができます。
このレポートの使い方はこちら
- このシートの下部にある3つのタブを確認してください。
- 黒い角のあるセルにカーソルを合わせると、
データが何を意味するかについてのノートが表示されます。 - 作成できるレポートやチャートの詳細や事例は、
ガイドをチェックしてみてください。
https://asa.na/google-sheets-reporting
そして説明文の下には自動で作成されたグラフが表示されます。
【左の棒グラフ】
⇨各プロジェクトの完了/未完了/アサイン済み/期限超過タスクの量を表しています。
進みが良いプロジェクトと進みが悪いプロジェクトを比較できます。
【右の円グラフ】
⇨各プロジェクトの未完了タスクが、ポートフォリオ全体で見た時どれくらいの割合になっているか表しています。
複数走っているプロジェクトの内、どこに力を入れるべきかひと目でわかります。
Asana を利用していない人への報告なんかにも使えるかもしれません。
プロジェクト単位のモニタリングは「ダッシュボード」で
プロジェクトのタブ内「その他」の中にある「ダッシュボード」をクリックすると、様々な見方でタスク情報を可視化することも可能です！
ダッシュボード内のチャートは新規で作成することも可能です。見たい情報を確認しやすくするために、ダッシュボードを使いこなしてみましょう！
業務の可視化から、よりよい働き方へ
可視化ができたら終わり、ということはありません。様々な側面から仕事を見直すことは、「プロジェクトの進捗が滞っているのは何故か」「それを改善するために何が必要か」「そしてその後どうすればいいか」などを考えるための手段に過ぎません。
仕事全体の進捗はもちろん、それぞれがどう動いているかを確認できれば困っているところには助け船を出しやすくなります。各々の働き方が見えないテレワークはもちろん、従来の働き方においてもなかなかできないことなのではないでしょうか。
業務の可視化、調整。それらを含めたワークマネジメントこそ、これからの働き方をより充実させる鍵なのです。
