BIツールとはデータ収集や分析を効率化するソフトウェア！
導入するメリットや基本機能を解説

BIツールの導入を検討している方のなかには、ツールを十分に活用できるのか不安に感じている方がいらっしゃるのではないでしょうか。BIツールは、専門知識や技術がない場合でも、効果的なデータ活用を可能にするツールです。データ分析を効率的に行って、意思決定の迅速化や事業における課題の発見につなげたい企業さまは、ツールの導入をおすすめします。

この記事では「BIツールとは何か」「導入するメリット・デメリット」「主な5つの機能」「Excelとの違い」「活用事例」「導入を成功させるポイント」を解説します。BIツールの特徴から導入の際に役立つ知識まで、わかりやすくまとめた内容になっているので、ぜひ参考にしてみてください。

BIツールとは？概要を解説

BIツールは、企業が保有している大量のデータのなかから特定の情報を収集・分析して、自社の業務や経営へのデータ活用をサポートするツールです。Business Intelligenceの頭文字を取って「BIツール」と名づけられています。

近年は、ビッグデータがさまざまな分野で利用されており、データ活用を可能にする環境整備に注力する企業が増えています。BIツールは、データを活用した意思決定や予算検討などの目的に多く利用されていて、企業のデータ活用をサポートしているツールの1つです。

企業が保有しているデータは、営業支援システムやExcelといった複数のツールで管理され、社内で分散している場合が多くあります。BIツールは、部署やツールごとに分散したデータを整理・分析・可視化でき、企業の意思決定の迅速化と精度の向上が可能です。

BIツールを導入するメリット3選

BIツールを導入するメリットは、以下の3つです。

• データ収集と分析の効率化
• 課題の早期発見
• 専門的なスキルがなくてもデータ活用が可能

メリットを確認して、どのような導入効果を発揮できるのかを把握しましょう。

データ収集と分析の効率化

BIツールを導入すれば、効率よくデータ収集と分析が進められます。特に規模が大きい企業の場合は、複数の部署があり、データ収集だけでも多くの手間と時間が必要です。BIツールは、部署ごとに管理された大量のデータを統合できるため、効率よくデータ収集ができます。また、レポートやグラフを自動で作成でき、データ分析も効率化可能です。

課題の早期発見

BIツールは、自社の課題発見に役立つツールです。BIツールを活用すれば、手動による作業に比べてデータの収集や分析が迅速に進められるため、すばやく自社の課題を発見できます。社内に有用なデータがあっても、データの収集や分析ができる時間や人材が不足していれば、課題の発見や解決にはつながりません。

BIツールには、課題の発見や原因の特定、将来の状況をシミュレーションする機能があり、対策が必要なポイントや効果的な計画がデータをもとに示されます。BIツールに示された内容を確認すれば、課題の発見から解決までの一連の動きをより効率よく実行可能です。

専門的なスキルがなくてもデータ活用が可能

BIツールは、データアナリスト（※1）のような専門的な知識や技術がない人材でも、データ分析を可能にするツールです。応用的な操作には相応の知識と技術を要しますが、基本的なデータ分析であれば、高度なスキルは必要ありません。

データ活用に長けた人材が社内にいなくても、BIツールの機能を活用して、ビジネスに役立つデータ分析ができます。また、直感的な操作が可能であるため、初めてデータ分析をするという人材でも、問題なく作業が可能です。

※1. データアナリスト：データ分析における専門的な知識や技術を持った人材

BIツールを導入するデメリット2選

BIツールを導入するメリットは多くありますが、少なからずデメリットもあります。BIツールを導入するデメリットは、以下の2つです。

• コストがかかる
• 作業負担が増える可能性がある

デメリットを確認して、導入する際の注意点として把握しておきましょう。

コストがかかる

BIツールを導入するデメリットは、予想以上のコストを必要とする可能性がある点です。ツールによっては、ユーザー数に応じて金額が変動するユーザー数課金型のものもあります。企業規模やデータ分析に関わる人数によっては、利用料金が膨らみ、多くのコストを必要とする場合があるため、注意が必要です。

BIツールを導入する際は、事前に導入目的や利用人数、必要な機能、予算などを整理して、自社の条件に合うツールを選びましょう。導入後に追加しなければならない機能が見つかったり、利用人数が大幅に増えたりすれば、コストが予算を大きく上回る可能性があります。

作業負担が増える可能性がある

BIツールは、多機能で低コストなものがよいわけではありません。企業によって最適なツールは異なるため、慎重な検討が必要です。自社に適さないツールを導入した場合、作業効率を悪化させたり、現場従業員のBIツールに対する抵抗感を増してしまったりする恐れがあります。BIツールは、導入前にツールを利用予定の従業員数名でトライアルとして利用し、使いづらい点がないかを確認しましょう。

BIツールの主な5つの機能

BIツールの主な機能は、以下の5つです。

機能を確認して、BIツールの理解を深めましょう。

レポーティング

BIツールには、データ分析の結果をグラフや表などで可視化して、レポートを作成・出力できる「レポーティング機能」があります。BIツール上で作成されたレポートは、ダッシュボードの画面から確認したり、出力して会議の資料として配布したりできます。データ分析の結果がパソコンと紙媒体の両方で確認できるため、経営層や管理職の人が円滑に経営状態を把握可能です。

また、レポーティング機能を活用すれば、データ分析に関わる資料のフォーマットを統一化できます。フォーマットの統一化は、読み手への円滑な情報共有を可能にするため、よりわかりやすい資料作成につながります。

ダッシュボード

BIツールでは、ツールに読み込んだデータをグラフや表に変換して可視化できる「ダッシュボード機能」が利用可能です。ダッシュボード機能を活用すれば、本来は個別で集計・表示されるさまざまな指標を1つの画面で確認できるため、データ分析の結果をすばやく確認でき、経営層や管理職の時間削減につながります。

例えば「KPI」「商品別売上」「月別売上」などの異なる指標をグラフや表の形式でまとめて閲覧可能です。ダッシュボード機能で異なる指標をまとめて閲覧できれば「支店別の目標達成率」や「前年比」といったより多角的な視点でデータ分析ができ、分析業務の効率化と精度向上が期待できます。

OLAP分析

BIツールでは、データをさまざまな角度で解析し、課題や解決策を見つけられる「OLAP分析機能」が利用可能です。OLAPは、Online Analytical Processingの頭文字を取っています。OLAP分析機能を活用すれば、大量のデータを多角的に分析でき、ツールの利用者が求める情報をすばやく把握可能です。専門的な知識や技術がない人が気づきにくい微かな変化を見つけられるため、より正確で精度の高いデータ分析ができます。

データマイニング

BIツールの「データマイニング機能」は、データ分析によって、今まで把握していなかった傾向や関連性を導き出せる機能です。データマイニング機能を活用して、データ同士に潜んでいる関連性を見つけたり、特定の事象における発生確率を計算したりでき、より高度なデータ分析ができます。企業の課題解決や経営方針の検討に役立つ機能です。

プランニング

BIツールには、過去データを分析してシミュレーションができる「プランニング機能」があります。OLAP分析機能やデータマイニング機能によって作成した計画には、実行した場合のシミュレーション結果があれば、成功確率の高さを裏付ける根拠となり、より安心です。プランニング機能を活用すれば、過去データの分析結果を踏まえて、中長期的なシミュレーションを実行可能です。

プランニング機能によって得られたシミュレーション結果が、計画をより具体的かつ確実性の高いものに仕上げる材料として役立ちます。

BIツールとExcelの違い

一部の企業は、データ分析の際にExcelを利用していますが、BIツールとは機能面や操作性などが大きく異なります。効率的かつ精度の高いデータ分析をする場合は、BIツールの利用がおすすめです。BIツールとExcelの違いは、以下の4つです。

• 大量なデータの高速処理が可能
• 対応できるデータソースが多い
• レポート作成が容易
• リアルタイムで最新データを共有できる

ツールの違いを確認して、BIツールがデータ分析において具体的にどのように優れているのかを把握しましょう。

大量なデータの高速処理が可能

BIツールとExcelの違いは「処理可能なデータ量」と「データ処理の速度」です。Excelは、小規模なデータ分析に向いており、1つのワークシートで処理できるデータ量の上限は、Excel2010で104万8,576行×1万6,384列までとされています。上限を超えるデータ処理はできず、上限以内であっても、データ量が多い場合は処理速度が遅くなったり、エラーメッセージが表示されたりします。

BIツールは、大量のデータ処理を前提に開発されているツールです。BIツールであれば、一度に大量のデータを高速で処理できます。データ分析に利用するデータが多いもしくは将来的に増加する可能性がある場合は、BIツールの導入がおすすめです。

対応できるデータソースが多い

BIツールとExcelでは「扱えるデータ形式の多さ」に違いがあります。Excelが扱えるデータ形式は、CSVファイルとワークシートの2つです。ほかのデータ形式を扱うには、一度CSVファイルに書き出してから、Excelで読み込む必要があります。

BIツールは、さまざまなデータ形式やデータベースに対応しています。扱えるデータが多いため、データ形式を変換する手間がかかりません。BIツールをデータ分析に利用すれば、データ形式が複数あっても、データの収集・分析を円滑に実行可能です。

レポート作成が容易

BIツールは、Excelと比べてレポート作成にかかる手間と時間が少ないという特徴があります。Excelでレポート作成をする場合、散らばったデータの収集・統合・可視化の作業を手動で実行しなければならないため、多くの手間と時間が必要です。

BIツールを活用すれば、社内外にかかわらず複数のデータソースを横断して、自動でデータの収集・統合・可視化ができます。ExcelからBIツールでのデータ分析に変更した場合、レポート作成にかかっていた手間と時間を大幅に削減可能です。

リアルタイムで最新データを共有できる

Excelでは、データの更新があっても、データ分析の結果には自動で反映されません。データ更新がある度に、更新内容の反映作業が必要です。更新内容の反映作業は、リアルタイムでの実行が難しいため、データ分析の結果が最新の状態になるには、多少の時間がかかります。データ分析の結果を確認するタイミングによっては、古いデータになっている場合もあるでしょう。

BIツールは、各データの更新頻度が異なっても、リアルタイムで更新内容が反映され、データ分析の結果は常に最新の状態が維持されます。データ分析の結果を確認するタイミングにかかわらず、常に最新のデータを閲覧でき、企業の意思決定に活用可能です。また、一定の条件を満たした際のアラート配信ができ、細かく変化するビジネス状況もすばやく把握できます。

BIツールの活用事例【シーン別に解説】

BIツールは、データ分析を効率化できるツールとして、さまざまな目的で活用されています。紹介する3つの活用事例を確認して、BIツールの具体的な活用方法をイメージしましょう。

経営

BIツールは、経営指標の定点的な分析を可能にするツールです。例えば、BIツールのプランニング機能を使って「What-if分析」を利用した事業の売上・利益のシミュレーションをすれば、意思決定のサポートにつながります。

「What-if分析」は、条件を変えた際の数字を予測する機能です。条件別のシミュレーションを複数回実行して結果を比較すれば、意思決定に役立つ情報が見つかり、経営方針や経営戦略をより迅速に決定できます。

営業

BIツールは、営業活動における属人化の防止に役立つツールです。例えば、BIツールで「自社サービスの利用を開始した企業の売上アップ率」をグラフで可視化すれば、営業担当者の感覚や経験に左右されない体制構築ができます。

BIツールを使ったデータ分析結果があれば、具体的な数字を根拠として顧客に提案できるため、理解を得やすくなり、より大きな売上の達成にもつながるでしょう。BIツールは社内の関係者全員がアクセスできるため、社外にいても必要なデータにすばやくアクセスできる点も大きな魅力です。

また、データマイニング機能を利用すれば、手動によるデータ分析では気づきにくいデータ同士の関連性が見つかり、営業活動に活かせる場合もあります。

人事労務

BIツールは、勤怠管理システムとの連携が可能です。BIツールと勤怠管理システムを活用すれば、人事労務に関わるデータ集計の負担を軽減できます。また、BIツールを使った勤怠状況の可視化により、過度な労働の発見や改善もしやすくなります。

BIツールを活用すれば、人事や業績に関わるデータの集計・分析ができ、具体的な数字による適正な人事労務管理も可能です。具体的な数字をもとにした人事労務管理は、公正かつ客観的な人事評価と人材育成につながります。

BIツール導入を成功させる3つのポイント

BIツールの導入を成功させるポイントは、以下の3つです。

• 導入目的の明確化
• BIツールを活用するための社内教育
• 自社に合う導入形態を選ぶ

ポイントを確認して、導入する際の参考にしましょう。

導入目的の明確化

BIツールは、初めてデータ分析をするという人材でも扱いやすいツールですが、自社に合わないツールを導入した場合、十分な導入効果が得られにくくなります。BIツールを選ぶ前に、企業の課題やツールの導入目的を明確にして、自社の条件に合うものを見つけましょう。ツールの導入目的が明確になれば、課題解決に必要な機能がわかりやすくなり、導入後の目的達成度合いを評価する際にも役立ちます。

BIツールを活用するための社内教育

BIツールを導入する際は、ツールに関する社内教育が大切です。導入するBIツールによっては、機能が多すぎて一部の従業員は扱いにくく感じる可能性があります。BIツールの導入に失敗した企業のなかには「現場で使われていない」「定着していない」といった場合が多いため、ツールの必要性や使用方法を十分に周知する取り組みが必要です。

BIツールを導入する際は、情報システムの担当者だけではなく、全社的かつ主体的にツールを活用する体制構築が求められます。経営層や管理職も含めた社内教育を積極的に行い、ツールの利用定着に向けて取り組みましょう。

自社に合う導入形態を選ぶ

BIツールには、複数の導入形態があります。導入形態によって、対応できる企業規模も異なるため、自社に合ったものを選びましょう。BIツールの導入形態は、以下の3つです。

導入形態を選ぶ際は、自社の導入目的や企業規模を考慮するとよいでしょう。

BIツールを導入する際には複数のサービスを比較検討しよう

BIツールは、データの収集・分析の効率化に役立ち、自社の課題や改善策を見つける際にも便利なツールです。専門的な知識や技術がなくても利用できるため、BIツールを導入すれば、今ある人材で精度の高いデータ分析ができます。BIツールを導入した後は、導入前後の違いを分析・評価したり、より自社に合った運用に見直したりする工夫が大切です。ツールの導入効果が継続的に得られるように、適切な運用を心がけましょう。

電算システムでは、おすすめのBIツールについてまとめた資料を無料で提供しています。BIツールに興味のある方や、導入予定のある方は、ぜひ以下のページから資料をダウンロードしてみてください。