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Gmailのグループ機能で簡単に一斉送信できる!
パソコン・スマホ別の作成方法を解説

 2023.03.28  2024.04.02

「Gmailを使っているけど宛先を1つずつ設定するのは大変」「グループをどのように作成すればよいのかわからない」という方は多いのではないでしょうか。
Gmailではグループを作成できますが、「ラベル」という名前になっており、トップ画面に表示されない「連絡先」の画面にする必要があるなど、ややわかりにくくなっています。
そこで本記事では「Gmailでのグループの作り方」「グループへ一斉送信する方法」「グループメールのメリット・デメリット」について解説します。
Gmailのグループ機能について、作り方から使い方まで理解できる内容になっていますので、ぜひ最後までお読みください。

Gmailのグループとは複数人にメールを送信できる機能

Gmailでは、連絡先の「ラベル」という機能またはGoogleグループという機能を利用すると、グループが作成できます。ラベルまたはGoogleグループ機能を利用すると少ない手順で、1つのメールを複数人に共有できるため便利です。ラベルやグループがなくても、通常のメール作成画面から手作業で1人ひとりの宛先を設定して、メールを複数人に送ることはできます。しかし手動で手間が必要となるため、誤送信や送信漏れのリスクがあるため注意が必要です。

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Gmailで「ラベル」を用いてグループを作成する方法

グループを作成してメールを一斉送信するには、先に「ラベル」を用いてグループを作成する必要があります。少し手間は必要ですが、一度作ればその後は手軽にメールの一斉送信ができます。

パソコンの場合

パソコンでGmailを利用する場合に、ラベルを用いたグループを作成する方法について解説します。

  • Google ChromeやMicrosoft EdgeなどのブラウザでGmailを開く。
  • Gmailにログインする。
  • 連絡先をクリックし、画面左にある「ラベルを作成」をクリック。

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  • 作成したいグループ名を入力して、「保存」をクリックするとグループが作成される。

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スマホの場合

スマホでGmailを利用する場合の、ラベルでグループを作成する方法を解説します。Androidのスマホではアプリをインストールする方法がありますが、iPhoneにはありません。https://support.google.com/a/users/answer/9310148?hl=ja をリンクで入れると管理が可能です。ラベルの作成方法を解説します。

  1. Gmailアプリをタップし、起動する。
  2. 右上にある「プロフィールアイコン」をタップして、「Googleアカウントにアクセス」をタップする。
  3. 「情報共有と連絡先」「連絡先」左上の「≡」をタップして、「ラベルを作成」をタップ。
  4. 作成したいグループ名を入力して、「完了」をタップするとグループが作成される。

GmailでGoogleグループ機能を用いてグループを作成する方法

Googleグループ機能を利用してグループを作成する際の手順について解説します。

  • Googleグループにログインする。
  • 左上の「グループを作成」をクリックする。
  • グループ名、グループメールで利用する共有のメールアドレス、グループの説明を入力して「次へ」をクリックする。

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  • 「グループを検索できるユーザー」や「グループに参加できるユーザー」といったプライバシー設定を選択し「次へ」をクリックする。

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  • グループメンバーと招待メッセージを入力し、「グループを作成」をクリックするとグループが作成される。
 
 

Gmailのグループに連絡先を追加・削除する方法

ラベルの新規作成と同様に、Androidスマホでグループに連絡先を追加することはできません。
パソコンとiPhoneから、グループに連絡先を追加する方法を解説します。

作成したグループに連絡先を追加する方法

パソコンとスマホのそれぞれから、作成したグループに連絡先を追加する方法を解説します。

パソコンの場合

  • Google ChromeやMicrosoft EdgeなどのブラウザでGmailを開く。
  • 右上にある「Google アプリ」をクリックして、「連絡先」をクリックする。

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  • カーソルを動かすとチェックボックスが現れるため、グループに入れたい人すべてにチェックを入れる。
  • 上部に表示されているラベルのアイコンから、作成したグループ名をクリックする。
  • すぐ下に表示される「申請」をクリックすると、グループに追加される。

スマホの場合

iPhoneでの、ラベルの作成方法を解説する。

  • Gmailアプリをタップし、起動する。
  • 右上にある、「プロフィールアイコン」をタップして、「Googleアカウントにアクセス」をタップする。

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  • 「ホーム」「個人情報」などと表示されている部分を左にスワイプすると表れる「情報共有と連絡先」をタップする。

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  • グループに追加したい人のアイコンをタップして、チェックボックスにチェックを入れる。
  • 上部に表示されているラベルのアイコンから、作成したグループ名をタップする。
  • すぐ下に表示される「申請」をタップすると、グループに追加される。

作成したグループ内の連絡先を削除する方法

グループ内から、連絡先を削除する方法を解説します。

  • Google ChromeやMicrosoft EdgeなどのブラウザでGmailを開く。
  • 右上にある「Google アプリ」をクリックして、連絡先をクリックする。

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  • 左側のラベルから、削除したいグループ名をクリックすると、連絡先一覧が表示される。
  • カーソルを動かすとチェックボックスが現れるため、グループから連絡先を削除したい人すべてにチェックを入れる。

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  • すぐ下に表示される「申請」をクリックすると、グループから削除される。

Gmailのグループ内の連絡先一覧を確認する方法

パソコンとスマホそれぞれから、グループ内の連絡先を確認する方法を解説します。

パソコンの場合

【スクリーンショットの画像を挿入】

  • Google ChromeやMicrosoft EdgeなどのブラウザでGmailを開く。
  • 右上にある「Google アプリ」をクリックして、「連絡先」をクリック。

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  • 左側のラベルの欄の下にある、一覧を見たいグループ名をクリックすると、グループに含まれる連絡先の一覧が表示される。

スマホの場合

  • Gmailアプリをタップし、起動する。
  • 右上にある、「プロフィールアイコン」をタップする。

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  • iPhoneであれば「Googleアカウントにアクセス」をタップ、Androidであれば「Googleアカウントを管理」をタップする。

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  • 「ホーム」、「個人情報」などと表示されている部分を左にスワイプすると表れる「情報共有と連絡先」をタップする。

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  • 「連絡先」をタップする。

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  • 左上の「≡」をタップして、ラベルの欄の下にある一覧を見たいグループ名をタップするとグループに含まれる人の名前が一覧で表示される。

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  • 連絡先を見たい人の名前をタップすると、登録内容が表示される。

Gmailのグループ全員にメールを一斉送信する

作成して連絡先を追加したグループの全員に、メールを一斉送信する手順を解説します。なお、スマホのGmailアプリから、ラベルで作成したグループ内へ一斉送信することはできません。

  • Google ChromeやMicrosoft EdgeなどのブラウザでGmailを開く。
  • 左上の新規作成をクリック。

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  • 「宛先」の欄に一斉送信したいグループ名を入力すると、グループが表示されるためクリックする。

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  • 宛先にグループの全員が指定されるため、普段と同じくメールを作成し、送信する。

Gmailでグループを作成するメリット3選

Gmailでグループを作成するおもなメリットを、3つ解説します。

情報共有を効率化できる

グループで案件を担当する場合、情報共有はもっとも大切です。しかし、規模が大きくなりグループの人数が増えるほど、情報共有の難易度が上がり、ミスや無駄な作業が増えやすくなる傾向にあります。グループを作成して一斉送信することで、情報共有が容易になるでしょう。

共有漏れを防止できる

情報共有したい人数が増えた場合、手作業で宛先を追加していると追加漏れのリスクが増加します。グループであれば宛先を一気に追加できるため、追加漏れのリスクを無くせます。

トラブルの早期発見ができる

グループ内の全員に送信して情報共有することで、トラブルがあった際に早期に発見できます。また、メールの内容にミスがあった際にも、グループ内の誰かが早期に気付く可能性が高くなるでしょう。

宛先の形式である「To」「Cc」「Bcc」の違い

宛先の形式には、「To」「Cc」「Bcc」と3つの種類があります。普段メールを送るときはもちろん、グループに一括送信する際にも、状況に合わせて使い分けましょう。それぞれの特徴を解説します。

「To」の特徴

メインの送信先に使用します。複数のメールアドレスを入力でき、To・Cc・Bccの全員にメールアドレスが開示されます。相手に返信や作業を促したい際には、Toを選択しましょう。グループに一斉送信するときは、全員から返信してほしい場合にToを選択するとよいでしょう。

「Cc」の特徴

相手に返信や作業は求めないものの、メールの内容を知らせたい場合に使用します。メールアドレスを複数入力でき、To・Cc・Bccの全員に対してメールアドレスが開示されます。たとえば、取引先とメールのやりとりをする際には、上司・同僚などをCcに含めることがあるでしょう。グループに一斉送信するときは、返信は求めず、かつグループ全員が親しくメールアドレスが開示されてもよい場合にCcを選択しましょう。

「Bcc」の特徴

Ccと同様に、返信や作業は求めず、メールの内容を知らせたい場合に使用します。ただし、Ccとは違い、Bccに含めたメールアドレスはTo・Ccの相手に開示されません。To・Ccの送信先に、Bccの相手へメールを送っていることを隠したい場合に使用しましょう。グループに一斉送信するときは、返信は求めず、かつグループ内の人同士にメールアドレスを開示したくない場合にBccを選択するとよいでしょう。

Gmailのグループ作成機能を使いこなそう

Gmailは、ラベル機能を使用してグループを作成することで、手軽に一斉送信できます。Gmailのグループは、必要に応じて連絡先を追加、削減ができます。一斉送信する際には、宛先の欄にグループ名を入力するとよいでしょう。

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