Google チャットは、個人間のやり取りだけでなく、複数人でテキストでのやり取りやファイル共有なども行えるチャットツールです。シンプルなデザインのため、初心者でも直感的に操作できます。
操作方法やショートカットをマスターすれば、操作ミスを防ぎ、相手に読みやすい文章を送ることができるため、スムーズなコミュニケーションが実現するでしょう。本記事では、Google チャットの使い方や便利な操作、導入方法をわかりやすく解説します。
他社アプリとの連携やセキュリティ対策についても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
Google チャットの基本概要
Google チャットは、コミュニケーションを円滑にし、業務効率を高めるチャットツールです。リモートワークやプロジェクト管理にも適しています。
Google チャットの使い方｜チームでのコラボレーションを強化するツール
Google チャットは、業務の生産性を向上させるチャットツールです。参加者は、社内だけでなく外部の取引先もGmailアドレスがあれば利用可能です。
1対1のチャットに加えて、グループチャット機能の「スペース」を使えば、プロジェクトごとに関係者を限定して情報を共有できます。社内外のメンバーとやり取りできるため、利用の幅が広がるでしょう。
さらに、Google チャットはシンプルなデザインなので、初めての人でも直感的に操作できます。ボタンの配置も分かりやすく、ITツールに慣れていない人でも戸惑うことなく使えるでしょう。
Google チャットが業務効率化に役立つ理由
Google チャットは、Googleのさまざまなサービスと連携しているため、業務効率が上がります。
例えば、Google ドライブ上のファイルやフォルダをチャット内で共有することが可能です。リンクやファイルのアイコンをクリックするとGoogleドライブ上のファイルへ飛ぶため、そのまま内容の確認ができます。また、ファイルの閲覧・編集などの権限設定もチャット上で行うことが出来るのも便利な機能です。
また、Google カレンダーとの連携機能を使えば、チャットをしているメンバーとのカレンダーをチャットを開いている画面から、カレンダーの作成が可能です。カレンダーを開いて、一人ひとりメンバーを追加する必要がないので、簡単にミーティングの調整が可能です。
Google チャットの導入方法
Google チャットは、パソコンやスマホで、すぐに使い始められます。また、Gmailと同じ画面で作業できるよう設定すると、より便利に活用できるでしょう。
パソコン版の始め方（ブラウザ・デスクトップ）
パソコンでGoogle チャットを使うには、最初にGoogle アカウントへログインします。
ログイン後、画面右上の「Google アプリ」アイコンをクリックし、「チャット」を選択してください。
インターネットにつながっていれば、WindowsやMac、他のパソコンでもGoogle Chromeで手軽に使えるので便利です。
スマホ版のインストール方法（iPhone・Android）
Google チャットはスマホでも利用でき、移動中や外出先でも使えるため便利です。
iPhoneやAndroidでは、アプリストアで「Google チャット」を検索し、インストールしてください。
インストール後、Google アカウントでログインすれば、すぐに使えます。アプリの通知を有効にすれば、大事なメッセージを見逃しません。
スマホとパソコンのチャット履歴は自動で同期されるため、端末を変えても過去のメッセージをそのまま確認できます。
Gmailで、Google チャットを見れるようにする方法
Google チャットをGmail上で見れるように設定すると、メールとチャットを1つの画面で管理できます。
Gmailとチャットが1つの画面で見れるようになることで、メールで連絡が来ても、チャットで連絡が来ても、それぞれ別の画面へ見に行く必要がないので、通知が来るたびに、作業を中断することなく続けられます。
Gmail上でGoogle チャットを見れるようにするためには、Gmailの画面右上にある「設定（歯車アイコン）」をクリックし、「チャット と Meet」タブを開きます。
「Google チャット」を有効にして変更を保存します。
設定を終えると、Gmailのサイドメニューに「チャット」が表示され、メールとチャットを同時に使えるようになります。
Google チャットの主要機能の使い方
Google チャットの基本的な使い方を紹介します。主な機能は次のとおりです。
- メッセージ機能
- スペース（グループチャット）機能
- タスク管理機能
メッセージ機能でリアルタイムに情報共有
Google チャットでメッセージを送るには、テキストを入力し「送信ボタン」を押すだけです。
送信後も、必要に応じてメッセージの編集や削除が可能です。
重要な会話やスペースは、リストの上部に固定しておくと、あとで確認しやすくなります。
さらに、特定のメッセージを引用して返信すると、会話の流れが整理できます。
例えば、営業チームが新しいキャンペーンを案内する際、テキストで概要を共有し、詳細な資料をGoogle ドライブに保存し、そのリンクを共有すれば、情報をすばやく伝えられます。
Google チャットを活用すれば、伝達ミスを減らし、スムーズなコミュニケーションが可能になるでしょう。
スペース機能でスムーズなチーム連携
Google チャットの「スペース」機能を使うと、プロジェクトごとに専用のグループを作れます。必要なメンバーだけに情報を共有できるため、業務効率が向上します。
スペースを作成するには、チャット画面で「スペースを作成」をクリックし、名前を入力しましょう。
例えば、新商品の開発プロジェクトでは、「開発チーム用」スペースを作成し、担当者を招待します。外部企業の担当者も参加可能です。権限を設定したスプレッドシートを共有すれば、仕様や進捗を管理できます。
スペース内のメンバーは、リアルタイムで情報を把握できるため、遅滞なく対応できます。
タスク管理機能で業務を効率化
Google チャットのスペースでは、タスク管理機能を活用すると、プロジェクトメンバーのタスクを整理しながら業務を進められます。
スペースの「ToDoリスト」で「タスクを追加」をクリックし、タイトル・日付期限・担当者を割り当てます。
完了したタスクは、チェックを入れることで管理できます。
例えば、イベント準備では「会場予約」「資料作成」「当日のリハーサル」などのタスクをリスト化し、担当者を決めておくと便利です。
チーム全員がタスクを共有できるため、作業の抜け漏れを防ぐことができるでしょう。
Google チャットで操作ミスを防ぐコツ
Google チャットでは、操作に慣れていないと、改行しようとして誤ってメッセージを送信してしまうことがあります。正しい改行方法を覚え、誤送信を防ぎましょう。
Google チャットの改行方法（Windows、Mac、スマホ対応）
Google チャットの改行方法は、SlackやChatworkとは異なります。「Enter」キーを押すと改行されず、そのまま送信されてしまいます。慣れていないと送信ミスにつながるため、正しい方法を確認しておきましょう。
- パソコン（Windows・Mac共通）：「Shift + Enter」で改行
- スマホ： 画面の改行アイコンをタップ
パソコンで長文を入力中に「Enter」キーを押すと、意図せず途中で送信されます。「Shift + Enter」により改行でき、誤送信を防げます。
Enterキー送信ミスを防ぐ改行設定
Google Chromeの拡張機能「Google Chat 改行キー設定」を利用することで、改行操作をカスタマイズし、誤送信を防ぐことも可能です。
図のように投稿キー「Shift + Enter」に設定すると、Enterキーで改行し、送信ミスを防ぐことができます。
- 改行：「Enter」
- 送信：「Shift + Enter」
長文を入力することが多い場合、この設定を活用すると便利です。
作業効率を上げるショートカットキーの使い方
ショートカットを活用すると、Google チャットの操作がより効率的になります。以下を覚えると、作業時間を短縮でき、チャットの文章も整理しやすくなるでしょう。
- チャットやスペースを検索：「/」（スラッシュ）
- 未読スレッドに移動：「Shift + ↑」または「Shift + ↓」
- リンクを挿入：「Ctrl + K」（Macは「Cmd + K」）
- 元に戻す：「Ctrl + Z」
- 直前に投稿したメッセージを編集：「↑」
- 太字 ：「*テキスト*」
- 取り消し線：「~テキスト~」
- インライン コードブロックを作成する：「`テキスト`」
- 複数行のコードブロックを作成する：「```テキスト```」
Google チャットとアプリ連携で業務効率を高める方法
Google チャットは、さまざまな業務アプリと連携して活用できます。業務支援ツールを導入済みであれば、ツールの切り替えが不要になり、快適に使えるでしょう。
ここでは、次のアプリとの連携方法を紹介します。
- Zoom
- Backlog
- Asana
- Salesforce
Zoom連携でオンライン会議を円滑に
Google チャットとZoomを連携すると、オンライン会議の準備や開始がスムーズになります。
アプリを連携するには、スペースの「アプリと統合」で「アプリを追加」を選び、「Zoom」を設定しましょう。
必要なときにすぐ会議を始められるため、コミュニケーションが円滑になり、生産性向上にもつながるでしょう。
Backlog連携でプロジェクト進捗を見える化へ
Google チャットとBacklogを連携すると、Google チャット上でBacklogの課題を作成できます。プロジェクトの進行がスムーズになるでしょう。
Google チャットで更新通知を受け取れば、チーム全員が最新の状況をすぐに把握できます。さらに、各メンバーの担当タスクや期限もGoogle チャットで共有でき、誰がどのタスクを担当しているのか、一目で把握できます。
タスクの抜け漏れや作業の重複を防ぎ、業務効率の向上につながるでしょう。
Asana連携でタスク管理をもっと直観的に
Google チャットとAsanaを連携すると、タスク管理がスピーディになります。
Google チャットでAsanaの最新の変更通知を確認できるため、アプリの切り替えが不要です。会話の中で発生した業務をすぐにタスク化し、進捗状況をリアルタイムで共有できます。
プロジェクトメンバーがタスクを把握しやすくなり、作業の抜け漏れや遅延を防げます。業務フローを一元化でき、仕事を円滑に進められるでしょう。
Salesforce連携で顧客情報をフル活用
Google チャットとSalesforceの連携で、顧客情報の検索ができます。
例えば、問い合わせがあった際に、過去のやり取りや購入履歴を確認し、適切な対応を迅速に取れます。さらに、プロジェクトメンバー間での情報共有が円滑になり、顧客対応の質が向上します。
アプリ連携により、成約率や顧客満足度の向上につながるでしょう。
Google チャットを安心して使える理由
Google チャットは暗号化技術とアクセス制限により、安全なやり取りが可能です。
さらに、Google Workspaceを導入すると、高度なセキュリティ機能を利用でき、ビジネス向けの環境を整備できます。
Googleチャットは暗号化やアクセス制限の機能が備わっている
Google チャットは、ビジネスでも安心して使えるようセキュリティ機能が備わっています。
すべてのメッセージが暗号化され、第三者の盗聴や改ざんを防ぎます。また、アクセス制限を設定すれば、ユーザーごとに権限を管理でき、不正利用や情報漏洩も防げるでしょう。
機密性の高い会議資料を共有する際も、プロジェクト関係者だけにアクセスを許可すれば、安全にやり取りができます。
スペース作成時には、アクセス設定にてドメイン内外の設定を許可するといった機能もついています。（Google Workspace 機能）
ビジネスでGoogle チャットを使うならGoogle Workspaceを使うともっと安心
Google チャットは無料版でも利用できます。ただし、ビジネスで安全に使うなら、Google Workspaceの導入が適しています。無料版では基本的なチャット機能が使えますが、企業やチームで利用するには、管理機能やセキュリティ面に十分配慮する必要があるでしょう。
Google Workspaceでは、管理者権限の設定やアクセス制御ができ、より安全に運用できます。例えば、退職者のアカウント削除やデータのバックアップを行い、社内情報を適切に管理できます。
まずは無料版を試し、プロジェクトの規模が大きくなったら、セキュリティ強化のためにGoogle Workspaceへ移行するとよいでしょう。
Google チャットの機能を使い業務効率を進めよう
Google チャットは、業務を効率化できるチャットツールです。
パソコンやスマホから簡単に使え、Gmailと連携すれば情報を一元管理でき、すばやく情報を共有できます。
さらに、スペース機能を使えば、プロジェクトの情報整理やチームの連携も順調に進むでしょう。
業務の効率化やセキュリティ強化を重視するなら、Google Workspaceの導入がおすすめです。高度な管理機能により、不正利用を防げます。
電算システムでは、Google チャットやGoogle Workspaceのサポートを行っています。ビジネス環境の整備を検討している方は、ぜひ電算システムにお問い合わせください。
