Gmailを利用していると、「複数のメールアドレスを運用したい」と考えている方も多いのではないでしょうか。プライベート用と仕事用、社内向けと社外向けなど、メールアドレスを複数に分けることでGmailの活用シーンが広がります。
Gmailアドレスを追加するには、新規アカウントを作成する方法と、エイリアス機能を利用する方法の二通りがあります。それぞれメリットとデメリットがあるため、用途や目的に合わせて二つの方法を使い分けることが重要です。
本記事では、Gmailアドレスを追加する方法や注意点などを解説します。ユースケースやよくある疑問も紹介しているので、Gmailを最大限に活用したい方は参考にしてください。
Gmailのアドレスは追加できる？
Gmailでは、メールアドレスを追加して複数保有することができます。Gmailアカウントを追加するか、エイリアス機能を利用するか、二通りの方法で設定が可能です。
複数のメールアドレスがあれば、プライベート用と仕事用、社内向けと社外向け、営業部門とマーケティング部門といった形でメール管理の幅が広がります。また、「info@」といったメールアドレスを作成して、問い合わせ対応に活用するのも良いでしょう。複数のメールアドレスを運用することで、円滑なコミュニケーションやメール管理の効率化につながります。
Gmailでアドレス追加すべき4つのケース
Gmailのメールアドレスを追加する場合、次のようなケースが想定されます。
- 仕事用とプライベート用のアドレスを分ける
- 予備のメールアドレスを作る
- 複数のメーラーをGmailに統合する
- メールアドレスを変更する
以下でケースごとの活用方法を解説します。具体的なユースケースを押さえたうえでGmailを最大限に活用しましょう。
仕事用とプライベート用のアドレスを分ける
仕事とプライベートで別々にメール管理を行いたいなら、メールアドレスを追加するのがおすすめです。Gmailアカウントを追加すると、メールアドレスを自由に設定できます。仕事用のメールアドレスには氏名や部署名を記載したり、プライベート用にはニックネームや生年月日を用いたりと、利用シーンごとにわかりやすい名称を設定できます。
仕事用とプライベート用のメールアドレスを分けることで、業務における重要なメールがプライベートのメールに紛れ込む心配がありません。メールの見落としを防げるほか、よりスムーズに業務を遂行できるのがメリットです。
予備のメールアドレスを作る
エイリアス機能で、利用中のメールアドレスに紐付く予備のメールアドレスも作成可能です。
まずGmailで右上の［設定］アイコンから［すべての設定を表示］をクリックします。
タブを［アカウントとインポート］に切り替え、［名前］の項目の［他のメールアドレスを追加］をクリックします。
追加画面が現れたら、名前と「@」の前に「+」と任意の文字列を追加し、［エイリアスとして扱います］にチェックを入れ、次のステップをクリックすると、作成完了です。例えば、取引先との連絡用は「+client」、社内通知用は「+Info」などの設定が可能です。
新しいGmailアカウントなども不要のため、工数の削減につながります。
複数のメーラーをGmailに統合する
GmailのほかにOutlookやYahoo!メールといった複数のメーラーを運用していると、個別にアカウントを管理しなければならず、手間がかかります。その点、Gmailでは他社のメーラーを一つのシステムに統合し、Gmailの受信トレイにすべてのメールを表示できます。
また、メーラーごとにラベルを付けて、受信メールを整理するのも一つの方法です。ラベルは、任意のテーマに沿ったメールのみを格納できるフォルダのような機能です。
例えば、Yahoo!メールで受信するメールのみを区別する場合、受信トレイからフィルタ機能を使って「@yahoo.co.jp」のドメインのメールのみを絞り込み、「Yahoo!メール」のラベルに格納できます。ラベルやフィルタの機能を活用すると、条件に合う受信メールを自動的に振り分けられるため、作業効率の向上につながります。
メールアドレスを変更する
メールアドレスを変更すると、通知ミスによってメールが受信できなかったり、過去のメッセージが失われたりと、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。このようなトラブルを防ぐためには、Gmailアドレスを追加するのがおすすめです。
新しいメールアドレスの運用が軌道に乗るまでの間、古いメールアドレスはそのまま残しておくのが良いでしょう。すると、誤って古いメールアドレス宛てに送信されたメールも確認できるため、取引時のトラブルを回避しやすくなります。徐々にデータや連絡先を更新することでスムーズな移行が可能です。
Gmailでアドレスを追加する2つの方法
Gmailで複数のメールアドレスを運用するには、Gmailアカウントを複数作成する、あるいはエイリアス機能を利用する2種類の方法が採れます。それぞれの仕組みやメリット・デメリットを解説します。
複数のGmailアカウントを作成
Gmailを利用する際、複数のアカウントを作成するのは違反行為ではありません。誰でも無料で複数のGmailアカウントを作成できます。
複数のGmailアカウントを作成するメリットは、それぞれのアカウントが独立していることです。ストレージ容量がアカウントそれぞれに割り当てられるほか、メールボックスや連絡先リスト、スケジュールなどをアカウント個別で利用できます。そのため、プライベートと仕事でGoogleサービスを使い分ける際に役立つでしょう。
ただし、アカウントを切り替える際にログイン・ログアウトの手続きが必要なので、管理工数が増える可能性があります。また、メールアドレスが増えることで、サイバー攻撃や不正アクセスに遭うリスクが高まる点にも注意が必要です。
Gmailのエイリアス機能を活用
Gmailのエイリアスとは、一つのGmailアドレスを別名を使って分割できる機能です。例えば、デフォルトのGmailアドレスが「abc@gmail.com」の場合、営業部門のエイリアスを「abc+sales@gmail.com」、マーケティング部門のエイリアスを「abc+marketing@gmail.com」といった形で分けられます。「+」と任意の文字列を組み合わせて自由に設定が可能です。
エイリアス宛てに届いたメールは、デフォルトのGmailアドレスの受信トレイに格納されます。また、それぞれのメールアドレスに届いたメールを、別々のフォルダに自動的に遷移させることもできます。そのため、複数のGmailアカウントを運用するケースと比べ、その都度ログインやログアウトの手続きを行う必要がなく、管理工数を最小限に抑えられます。
注意点としては、エイリアス同士のメールアドレスが似通ってしまう可能性があり、宛先に指定する際に入力ミスが起こりやすい点があげられます。それに加えて、エイリアスを追加してもストレージ容量が増えるわけではありません。組織全体のストレージ容量を増やすには、複数のGmailアカウントを作成する方法が向いているでしょう。
【Gmailのアドレス追加方法】複数のGmailアカウントを作成する手順
それでは、まず複数のGmailアカウントを作成する方法を解説します。手順は次の通りです。
- アカウントの新規作成
- 基本情報の入力
- 新規アドレスとパスワードの設定
- 再設定用のメールアドレスの登録
- 利用規約への同意
- 複数アドレスの管理
手順ごとの進め方や設定時のポイントを解説します。
1. アカウントの新規作成
Gmailにアクセスし、画面右上のアカウントマークをクリックします。そして、［その他のアカウント］の項目にある［別のアカウントを追加］をクリックしましょう。
Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、［アカウントを作成］をクリックします。あわせて、［個人で使用］や［仕事/ビジネス用］などの選択肢から任意の項目を選択してください。
2. 基本情報の入力
新規作成するGmailアカウントの名称を設定します。ユーザー名は本名ではなくニックネームでも構いません。
生年月日と性別を入力します。
3. 新規アドレスとパスワードの設定
続いて、アカウントのユーザー名にあたるGmailアドレスを作成します。Gmailを利用する際のメールアドレスとなるため、慎重に設定しましょう。
作成するメールアドレスには、半角英数字とピリオドの記号を使用できます。6～30文字の範囲で設定してください。ただし、ほかのユーザーが利用しているメールアドレスは利用できません。
次にログイン用のパスワードを設定します。
パスワードは8文字以上、かつ半角英数字や記号を組み合わせて設定する必要があります。不正アクセスを防ぐためにも、第三者から推測されにくく、できるだけ長めのパスワードを設定しましょう。
4. 再設定用のメールアドレスの登録
任意で再設定用のメールアドレスを登録します。
再設定用のメールアドレスとは、ログインパスワードを忘れた際や、第三者による不正アクセスが行われた際などに通知が届くメールアドレスです。例えば、ログインパスワードを忘れた場合、予備のメールアドレスにパスワードの再設定用のメールが届きます。また、第三者がGoogleアカウントにアクセスした場合、端末情報やアクセス日時などが記載されたメールが届く仕組みです。
この設定はスキップすることもできますが、再設定用のメールアドレスを登録することでGmailの安全性が高まるため、可能な限り設定しておくことをおすすめします。
5. 利用規約への同意
最後に、プライバシーと利用規約が画面上に表示されます。
内容をよく確認したうえで、画面下部の［同意］をクリックしましょう。これで新規Gmailアカウントの作成手続きは完了です。
6. 複数アドレスの管理
Gmailで複数のアカウントを管理するには、それぞれのアカウントにアクセスするたびにログイン・ログアウトの手続きが必要です。別のGmailアカウントにアクセスするには、Gmailの画面右上のアカウントマークから［その他のアカウントを表示］をクリックします。
そして、アクセスしたいGmailアカウントを選択しましょう。
【Gmailのアドレス追加方法】エイリアス機能を活用する手順
続いて、エイリアス機能を使ったメールアドレス追加方法を解説します。手順は次の通りです。
- Gmailの設定画面にアクセス
- メールアドレスを追加
- 受信メールの確認
- 自動振り分け機能の活用
手順ごとの設定方法やポイントを見てみましょう。
1. Gmailの設定画面にアクセス
Gmailにアクセスし、画面右上の［設定］アイコンから［すべての設定を表示］をクリックします。
2. メールアドレスを追加
上部のタブを［アカウントとインポート］に切り替え、［名前］の項目までスクロールします。その項目のなかにある［他のメールアドレスを追加］をクリックしてください。
すると、メールアドレスの追加画面が現れます。追加するメールアドレスとその名称を入力しましょう。また、［エイリアスとして扱います］の項目にチェックを入れた状態にします。
［次のステップ］をクリックすると、ユーザー名とパスワードの入力画面に移行します。経由するSMTPサーバーの情報とユーザー名・パスワードを入力し、［アカウントを追加］をクリックします。
これでエイリアス機能を使ったメールアドレス追加の手続きは完了です。
3. 受信メールの確認
エイリアスのメールアドレス宛てにメールを受信した場合、デフォルトのGmailアドレスと同様、受信トレイにメールが届きます。そのため、普段と同じように受信トレイでメールをチェックすると良いでしょう。ただし、Webブラウザ版でエイリアス設定を行っていない場合は、迷惑メールフォルダにメールが届く可能性もあるので注意が必要です。
4. 自動振り分け機能の活用
複数のエイリアスを設定する場合は、エイリアス別に受信メールを振り分ける設定を行うのがおすすめです。Gmailのフィルタとラベルの機能を活用すると自動振り分けが可能になり、受信したメールを自動的にエイリアス専用のフォルダに格納できます。フィルタは特定の条件に合った受信メールのみを絞り込む機能で、ラベルは特定のテーマごとに専用のフォルダを作成できる機能です。
例えば、営業部門用のエイリアスには「営業」のラベル、マーケティング部門用のエイリアスには「マーケティング」のラベルを設定するようなイメージです。メールを手動で振り分ける手間を抑えられるほか、メールを整理して検索性を向上できます。
自動振り分け機能を利用する際は、まずラベルを作成します。メニューバーの［ラベル］の隣にある「＋」マークをクリックし、任意の名称を設定しましょう。
次に、検索バーの右側にある［検索オプション］のアイコンをクリックします。
検索オプション画面が開くので、［To］の項目にエイリアスのメールアドレスを入力します。そして、［フィルタを作成］をクリックしてください。
続いて、［ラベルを付ける］の項目にチェックを入れ、先ほど作成したラベルを選択します。最後に［フィルタを作成］をクリックしてください。
これで、［To］の項目で設定したメールアドレスにメールが届いた際、自動的に特定のラベルにそのメールが格納されるようになります。
【スマートフォン版】Gmailのアドレス追加方法
Gmailアドレスはパソコンからだけでなく、スマートフォンから追加することも可能です。ただし、モバイルアプリで設定することはできず、スマートフォンでWebブラウザ版のGmailにアクセスする必要があります。
複数のGmailアカウントを作成する方法と、エイリアス機能を活用する方法に分けて、それぞれの手順を解説します。
複数のGmailアカウントを作成する手順
スマートフォンで複数のGmailアカウントを作成する手順は次の通りです。
- Webブラウザ版のGmailにアクセス
- 画面左上のハンバーガーメニュー（三本線のアイコン）をタップ
- 画面上部の「～～～@gmail.com」のアカウント名をタップ
- ［このデバイスのアカウントを管理］をタップ
- ［デバイスにアカウントを追加］をタップ
- Googleアカウントのログイン画面に移行するので、［アカウントを作成］をタップ
- アカウントの名称や生年月日などの基本情報を入力
- メールアドレスとパスワードを設定し、必要に応じて再設定用のメールアドレスを登録
- 規約を確認したうえで［同意］をタップ
スマートフォンでWebブラウザ版のGmailにアクセスするには、Webブラウザ上で「Gmail」と検索し、公式サイトのページをクリックします。続けてGooglelアカウントにログインしますが、端末でロック画面の設定を行う必要があります。あらかじめ指紋認証や顔認証、PINコードなどを設定しておきましょう。
Gmailにアクセスしてからの流れは、パソコンの設定手順とほとんど変わりません。
エイリアス機能を活用する手順
スマートフォンでエイリアスの設定を行う手順は次の通りです。
- Webブラウザ版のGmailにアクセス
- Webブラウザの設定マークをタップし、［PC版サイト］にチェックを入れる
- 画面右上の［設定］アイコンから［すべての設定を表示］をタップ
- 上部のタブを［アカウントとインポート］に切り替える
- ［名前］の項目の［他のメールアドレスを追加］をタップ
- メールアドレスの追加画面にメールアドレスと名称を入力し、［次のステップ］をタップ
- SMTPサーバー・ユーザー名・パスワードを入力し、［アカウントを追加］をタップ
エイリアスはスマートフォンの表示画面では設定できません。そのため、パソコン版の表示に切り替える必要があります。切り替え方法は端末によって異なりますが、Androidの場合は画面右上の三点リーダから［PC版サイト］にチェックを入れる、iOSではアドレスバー左端の設定ボタンから［デスクトップ用Webサイトを表示］をタップする方法が一般的です。
その後の流れは、パソコンの設定手順とほとんど変わりません。
Gmailでアドレスを追加できない原因と対処法
Gmailでメールアドレスを追加できない場合、次のような原因が考えられます。
- 同じアドレスが存在する
- エイリアスの上限に達している
- サーバーに接続できていない
それぞれの原因の詳細と対処法を解説します。
同じアドレスが存在する
新しいGmailアカウントを作成する際、すでに使用されているメールアドレスは使えません。これは自社で過去に使用したメールアドレスだけでなく、Gmailを利用している全ユーザーが対象となります。そのため、「business@gmail.com」や「info@gmail.com」といった汎用的なメールアドレスは使用できない可能性が高いといえます。
すでに使用されているメールアドレスを登録しようとすると、設定が拒絶され、代わりに「このような数字を加えてみてはどうか」といったヒントを提示してくれます。とはいえ、完全に新規のメールアドレスを考案するとなると文字列が限定されるため、この機会に独自ドメインに切り替えるのも一案です。
独自ドメインは有料版のGmailにアップグレードすると利用できます。「@」以降の文字列を柔軟に設定できるため、無料版のGmailよりもメールアドレスの自由度が高まります。
エイリアスの上限に達している
Gmailで設定できるエイリアスは、最大30個の上限が設けられています。上限に達すると、それ以上のエイリアスを追加できません。そのため、エイリアスの上限に達している場合は、不要なメールアドレスを削除しましょう。
また、有料版のGmailでは、管理者側でエイリアス機能を制限しており、一般ユーザーではメールアドレスを追加できないことも考えられます。その場合は管理者に連絡してエイリアスの作成を依頼すると良いでしょう。
サーバーに接続できていない
Gmailアカウントを追加する際、「サーバーに接続できません」というエラーが表示されることがあります。エラーが表示されるのは、通信環境が悪い、端末に何らかの問題がある、Googleのサーバーに障害が発生していたりメンテナンスを実行していたりと、さまざまな原因が考えられます。
そのため、まずはインターネットの接続状態を確認するなど、通信環境を見直しましょう。それでも問題が解決しない場合は、別の端末からGmailにアクセスするのも一案です。
Gmailでアドレス追加する際のよくある疑問
Gmailアドレスを追加する際のよくある疑問を紹介します。FAQ形式で解説しているので、疑問点や不明点が発生した際の参考にしてください。
Gmailアカウントは何個まで作成できる？
Gmailアカウントの作成数は利用規約で規定されているわけではなく、実質的に制限はないといえます。ただし、一度に大量のメールアドレスを作成しようとすると、しばらく期間を開けない限りアカウントを追加できないケースも報告されています。
また、アカウント数が多くなるほど管理が煩雑になりがちです。仮に誤ったメールアドレスからメールを送信すると、取引先との間でトラブルが生じることも考えられるでしょう。そのため、運用するメールアドレスは多くても5～6個程度に絞り込むなど、限度を決めておくことが大切です。
外部サービスにエイリアス用のメールアドレスが登録できない
場合によっては、外部サービスにエイリアス用のメールアドレスが登録できないことがあります。
例えば、デフォルトのメールアドレス「abc@gmail.com」と、エイリアス用の「abc+sub@gmail.com」の2種類を運用していたとします。あるWebサイトのメールマガジンに登録しようと、「abc+sub@gmail.com」のメールアドレスを利用した場合、Webサイトによってはデフォルトのメールアドレスと同一とみなされるケースがあります。そのため、すでにデフォルトのメールアドレスを登録していた場合は、エイリアス用のメールアドレスは登録できません。
このようなケースで複数のメールアドレスを登録したいなら、エイリアス機能を利用するのではなく、Gmailアカウントを追加してメールアドレスを分けると良いでしょう。
追加後のアドレスにセキュリティ対策は必要？
Gmailには顧客・従業員の個人情報や機密情報が含まれていることも多いため、セキュリティ対策が欠かせません。セキュリティ対策が不十分であれば、情報漏えいや信用失墜などの大きなトラブルに発展する恐れがあります。
エイリアス機能でGmailアドレスを追加する場合は、デフォルトのメールアドレスにセキュリティが付随するため、すでに十分な対策を行っていれば問題はありません。一方、Gmailアカウントを追加する場合、アカウントごとにセキュリティが紐付けられているため、一つひとつのアカウントに個別でセキュリティ対策を設定しましょう。
まずはセキュリティ診断を実施して、どの箇所に不備があるかを把握するのがおすすめです。その後、診断内容に沿って二段階認証やセーフブラウジング、再設定用のメールアドレスの登録などの処理を行います。実施すべきセキュリティ対策や設定方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。
Gmailのアドレス管理を最適化するならGoogle Workspaceを
Google Workspaceとは、Gmail・Googleドライブといった20種類近くのサービスや、セキュリティやユーザー権限を一括設定できる管理コンソールの機能が搭載されたツールです。Google Workspaceを導入することで、さまざまなGoogleサービスの有料版を利用できるようになります。
Gmailを有料版にアップグレードすると独自ドメインを利用できます。また、受信メールの配信先の指定や高度なフィルタ設定、別のFromアドレスを指定したメール送信など、無料版ではできないさまざまな設定を行えます。
セキュリティ機能が拡張されるのも特徴です。契約する料金プランによっては、管理者側でGoogle Workspaceのデータを保持できる「Google Vault」や、データ共有時のルールを設定できる「DLP（データ損失防止）」などの機能を利用できます。より安全にGmailを運用したい方は、Google Workspaceの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
複数のメールアドレスを使い分けてGmailを最大限に活用しよう
Gmailを利用する際は、複数のメールアドレスを使い分けて運用するのがおすすめです。Gmailアカウントの追加、あるいはエイリアス機能の活用により、容易に複数のメールアドレスを作成できます。プライベート用と仕事用、社内向けと社外向けなど、さまざまな形でメールアドレスを分けることで、業務効率化やコミュニケーションの円滑化につながるでしょう。
また、独自ドメインを利用したい場合は、有料版のGmailにアップグレードするのも一案です。有料版のGmailを利用できるGoogle Workspaceを導入すると、Gmailの標準機能やセキュリティ機能を拡張できます。
電算システムでは、環境構築やコンサルティングなど、Googleサービスの導入支援サービスを提供しています。Gmailはもちろん、Google Workspaceのサポートにも対応しています。専門領域に精通した数多くのエンジニアが在籍しているので、スピーディかつ質の高いサポートを行えるのが強みです。「Googleサービスを活用したいが具体的なイメージが湧かない」といったお悩みを抱える方は、ぜひ電算システムへと気軽にお問い合わせください。
