Gmailを利用していると、受信トレイに大量のメールが溜まって、視認性や検索性が悪化することがあります。このような問題を放置した場合、受信メールの見落としや確認漏れにより、送信者との間でトラブルが発生する可能性も考えられるでしょう。そのため、不要なファイルを一括削除し、視認性や検索性を確保することが重要です。
Gmailでは、100件以上のメールでも一括削除が可能です。ただし、大量のメールを処理するには、細かいテクニックを理解する必要があります。
本記事では、Gmailで100件以上のメールを一括削除する方法や注意点を解説します。Gmailをより便利に活用したい方は、ぜひ参考にしてください。
Gmailで100件以上のメールを一括削除することは可能？
Gmailの受信トレイは、1ページごとの表示件数がデフォルトで50件に設定されています。
受信トレイからメールをまとめて削除する場合、50件のメールを選択してゴミ箱に移行する方法が使えます。しかし、この方法では50件のメールを削除するたびに受信トレイのページを移動しなければならず、大量のメールを管理している場合はかなりの手間がかかります。
そこで、次章で紹介している方法を活用するのがおすすめです。チェックボックスや演算子といった機能を活用することで、100件以上のメールでも短時間で一括削除できます。
Gmailで100件以上のメールを一括削除する方法
Gmailで100件以上のメールを一括削除するには、チェックボックスや演算子を用いるのが効果的です。それぞれの機能を使った削除方法について詳しく解説します。
チェックボックスを活用する方法
チェックボックスを利用すると、受信トレイのすべてのメールを即座に削除できます。方法としては、まず受信トレイの上部にあるチェックボックスのマークをクリックします。
すると、ページ内の50件のメールがすべて選択された状態になります。続けて、［メインのスレッド○○件をすべて選択］をクリックします。
これで受信トレイにあるメールがすべて選択された状態になります。この状態で画面上部の［ゴミ箱］アイコンをクリックすると、ゴミ箱に削除したメールが移動します。
また、チェックボックスを使ってメールを一括削除する際は、選択する条件を設定するのも一案です。チェックボックスのドロップダウンを開くと、既読や未読、スター付きなどのメールのみに絞り込めるため、目的に応じて使い分けましょう。
「before」の演算子を用いる方法
「before」の演算子を使用することで、受信トレイに表示するメールを特定の期間以前のものに絞り込めます。演算子を利用する場合は、検索バーに「before:（年）/（月）/（日）」と入力しましょう。例えば、2025年1月1日より前に受信したメールのみを表示するには、「before:2025/1/1」と入力します。
後は先ほどの手順と同様、チェックボックスにチェックを入れ、［この検索条件に一致するすべてのスレッドを選択］をクリックします。［ゴミ箱］のアイコンをクリックすれば、期間を指定したメールがすべて削除されます。
また、「before」の代わりに「older_than」の演算子を使用するのも良いでしょう。「older_than」は、具体的な日付ではなく、より抽象的な期間を指定し、それ以前のメールを絞り込める演算子です。例えば、1年以上前のメールのみを絞り込む場合は、「older_than:1y」と検索バーに入力します。
「is:read」の演算子を用いる方法
「is:read」の演算子を使用すると、受信トレイに表示するメールを既読済みのもののみに絞り込めます。「before」のときと同様、まずは検索バーに「is:read」と入力しましょう。
そして、チェックボックスにチェックを入れ、［この検索条件に一致するすべてのスレッドを選択］をクリックします。選択した状態で［ゴミ箱］のアイコンをクリックすると一括削除が完了します。
Gmailでメールを100件ごとに削除する方法
受信トレイのメールをすべて削除するのではなく、100件ごとに削除して受信トレイを整理することも可能です。その場合は次の手順で設定を行います。
- 受信トレイの表示件数を変更する
- チェックボックスを用いてメールを一括削除する
手順ごとの進め方を解説します。
1. 受信トレイの表示件数を変更する
受信トレイの表示件数をデフォルトの50件から100件に変更します。画面右上の［設定］アイコンをクリックし、［すべての設定を表示］を選択しましょう。
画面上部のタブを［全般］に切り替え、［表示件数］の項目にある数値を50から100に変更します。
設定が完了すれば、画面最下部の［変更を保存］をクリックします。
2. チェックボックスを用いてメールを一括削除する
受信トレイに移動し、チェックボックスをクリックします。
これでページ内に表示された100件のメールを選択した状態になります。この状態で、［ゴミ箱］のアイコンをクリックすれば、100件のメールをまとめて削除できます。
Gmailで100件以上のメールを一括削除する際の注意点
Gmailで100件以上のメールを一括削除する際、いくつか注意すべきポイントが存在します。それぞれのポイントを詳しく解説します。
メールは完全に削除してはじめて容量が解放される
削除したメール分の容量を開放したい場合は、ゴミ箱からメールを完全に削除しましょう。メニューバーから［ゴミ箱］に移動し、［ゴミ箱を今すぐ空にする］をクリックすると、メールを完全削除できます。
無料版のGmailのストレージ容量は、1ユーザーあたり15GBです。これはGmailだけでなく、Googleドライブに保管されているファイルや、Googleフォトで管理している画像も含まれます。例えば、1GB分の不要なメールを完全削除した場合、Googleアカウント全体の空き容量が1GB分だけ生まれるということです。
容量を拡張するには有料プランへの登録が必要
Googleアカウントのストレージ容量は、Gmailの不要なメールやGoogleドライブの不要なファイルなどを削除することで解放されます。とはいえ、メールやファイルを定期的に削除するのは手間がかかるため、ストレージ容量の拡張を検討するのも一つの方法です。
ストレージ容量を拡張するには、Google Workspaceに登録して有料版へとアップグレードします。無料版のストレージ容量はユーザー1人あたり15GBですが、有料版なら30GB～5TBへの拡張が可能です。
また、Google Workspaceに登録すると、有料版限定の機能やセキュリティ、ユーザーサポートを利用できます。特にGmailを活用する場合はセキュリティが重要で、Google Workspaceには情報漏えいや不正利用のリスクを軽減できる幅広い機能が搭載されています。大容量かつ安全にGmailを利用したい場合は、Google Workspaceの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
削除したメールを復元する際の条件が定められている
大量のメールを一括削除する場合、重要なメールを誤って消してしまう恐れがあります。削除したメールでも、ゴミ箱に残っていれば復元できますが、条件が定められている点には注意が必要です。
ゴミ箱内のメールは手動で消すか、30日が経過すると完全に削除されます。完全に削除されたメールは復元することができません。ただし、有料版のみ、完全削除から25日以内であれば復元が可能です。このように、条件によっては誤って削除したメールを二度と開けない可能性があるため、一括削除する前にメールの要否をしっかりと確認しておきましょう。
大量のメールを一括削除してGmailの利便性を高めよう
大量のメールを受信してGmailの視認性や検索性が低下している場合は、メールを一括削除しましょう。今回紹介した通り、チェックボックスや演算子を活用することで、100件以上のメールでも短時間で削除できます。
また、容量不足が原因で大量のメールを定期的に削除している場合は、容量拡張によって根本的な問題解決を図るのがおすすめです。Google Workspaceに登録すると、1ユーザーあたりのストレージ容量が30GB～5TBに拡張されるため、労力をかけて大量のメールを削除する必要がなくなります。
電算システムでは、環境構築やコンサルティングなど、Googleサービスの導入支援サービスを提供しています。Gmailはもちろん、Google Workspaceのサポートにも対応しています。専門領域に精通した数多くのエンジニアが在籍しているので、スピーディかつ質の高いサポートを行えるのが強みです。「Googleサービスを活用したいが具体的なイメージが湧かない」といったお悩みを抱える方は、ぜひ電算システムへと気軽にお問い合わせください。
