新たな働き方としてハイブリッドワークが注目を集めています。ハイブリッドワークにはいくつものメリットがある反面、デメリットもあるため注意が必要です。本記事では、今後主流になるであろうハイブリッドワークの概要やメリット・デメリット、徹底すべき社内ルールなどについて解説します。
ハイブリッドワークとは出社とテレワークを組み合わせた働き方
ハイブリッドワークは、従業員がそのときどきの状況にあわせて柔軟に働き方を選択できる新たなワークスタイルです。従来のような、オフィスへ出社して業務に取り組む働き方だけでなく、テレワークやコワーキングスペース、シェアオフィスなど、複数の働き方を組み合わせたワークスタイルを指します。
従業員の希望や事情、置かれている状況などに応じて、柔軟に働き方を変えられる点が特徴です。たとえば、希望者のみテレワークに従事する、自宅のPCでは難しい作業をするときは出社する、といった具合です。
労働力不足の解消を主目的とする働き方改革の推進によって、ハイブリッドワークは今後さらに広がりを見せると考えられます。ハイブリッドワークを採用すれば、何らかの事情で出社できない方、自宅でしか働けない人材を確保でき、労働力不足の解消につながるためです。今後ハイブリッドワークは主流になると予想されます。
ハイブリッドワークが注目される背景
ハイブリッドワークが注目される背景として、テレワークを導入する企業が増加したことが挙げられます。また、近年ではオフィスワークを見直す動きも多くの企業で見られるようになりました。
テレワーク導入企業の増加
近年、多くの企業がテレワーク導入の動きを見せています。テレワーク導入に踏み切った理由は企業により異なるものの、世界中で猛威を振るった新型コロナウイルスの感染拡大を受けて決断した企業が少なくありません。
総務省が公開した資料によれば、企業のテレワーク実施率は緊急事態宣言が出される前は17.6％だったのに対し、宣言後は56.4％へと大幅に上昇しています。宣言が解除されると実施率が低下するものの、2回目の宣言が出された際には再び上昇しました。
従来、働くといえばオフィスへの出社が普通でした。しかし、近年は新型コロナウイルスの感染拡大や働き方改革の推進などによりテレワーク導入企業が増え、従来の働き方に変革が起きつつあります。
オフィスワークを見直す動き
オフィスワークの必要性を見直す動きが出てきたのも、ハイブリッドワークが注目され始めた理由のひとつです。出社せずとも十分業務を遂行できるのではないか、と従来のオフィスワークを見直し、テレワークを推進する企業が増えました。
一方、テレワークにも課題が見えてきます。出社しないためコミュニケーションが希薄となり、情報共有がうまくいかない、従業員が疎外感に苛まれてしまう、セキュリティリスクが高まる、といった課題です。
このような事情から、オフィスワークとテレワーク、双方の良いところを取り入れたハイブリッドワークが注目されるようになりました。出社とテレワークを組み合わせ、双方の足りない部分を補うことでハイブリッドな働き方が実現します。
ハイブリッドワークによる4つのメリット
ハイブリッドワークの導入によって、従業員は柔軟な働き方が可能です。また、自宅でも業務に取り組めるため遠方で暮らす優秀な人材を確保しやすくなるほか、生産性向上やコストダウンといったメリットも得られます。
柔軟な働き方ができる
さまざまな働き方が可能になれば、従業員はそのときどきの状況や都合にあわせて働けます。たとえば、家族の介護があるためできれば自宅で働きたい、といった方はテレワークを、オフィスでコミュニケーションをとりながら仕事をしたい、といった方はオフィスワークを、と柔軟な働き方が実現するでしょう。
そうした柔軟な働き方が可能となることは、従業員満足度の向上につながる点がメリットです。自身の都合や状況にあわせて働き方を決められるため満足度や愛社精神が高まり、離職率の低下にも結びつきます。
優秀な人材を採用できる
ハイブリッドワークの導入によって、優秀な人材を採用できるのもメリットです。出社オンリーの働き方しかできない場合、採用できる人材は限られます。オフィスへの出社が可能なエリアで暮らしている方しか採用の対象とならないためです。
一方、テレワークも選択できるハイブリッドワークであれば、どこで暮らしている方であっても採用対象にできます。遠方で暮らしている方も採用できるため、優秀な人材をより確保しやすくなる点が魅力です。
また、採用力の強化につながるのもメリットです。自由で柔軟な働き方を採用している企業に、多くの求職者は魅力を感じると考えられます。柔軟な働き方ができる会社であることを積極的にアピールすれば、多くの方に「この会社で働きたい」と思ってもらえるようになり、スムーズな人材確保が可能です。
生産性が向上する
テレワークのみの働き方では、生産性の低下を招くケースがあります。コミュニケーションがとりにくくなるためスムーズに情報共有ができず、モチベーションが下がった結果として生産性も低下してしまう、といった状況に陥るケースが考えられます。
一方、柔軟な働き方ができるハイブリッドワークであれば、自宅だけでなくオフィスやコワーキングスペースなどで働くことも可能です。業務に従事する場所をそのときの気分や状況で変えることでアイデアを創造しやすくなり、業務効率が高まる効果も期待できます。
また、午前中はテレワークでデータ入力や分析といった作業を行い、午後からは出社してチームのメンバーとコミュニケーションをとりつつ別の業務を進める、といった働き方も可能です。
コストが抑えられる
ハイブリッドワークの導入によってコストダウンにつながるのもメリットです。テレワークに従事する従業員が増えれば、広々としたオフィススペースは必要ありません。オフィスを縮小できるため賃料が安くなり、水道光熱費や通信費など各種コストも削減できます。
また、テレワークで働く従業員は出社しなくてよいため、交通費を支払う必要がありません。Web会議システムなどで遠方の顧客や取り引き先とやり取りするようにすれば、出張の頻度も少なくなり新幹線代や飛行機代、宿泊費なども節約できます。
ハイブリッドワークにおける3つの課題
オフィスワークとテレワークのよいところを融合させたハイブリッドワークにはさまざまな魅力があります。一方で、ハイブリッドワークにはデメリットもあるため、導入前に正しく理解しておかねばなりません。
コミュニケーションをとることが難しい
従来に比べ、コミュニケーションがとりにくくなるのはデメリットです。従業員が常にオフィスで顔をあわせていたときに比べると、コミュニケーションは確実に減少します。出社している従業員同士は容易にコミュニケーションがとれるものの、テレワークに従事している従業員との会話は少なくなるため注意が必要です。
コミュニケーションをとりにくくなった結果、業務に支障をきたすおそれがあります。たとえば、業務に関係することをメールで質問しても、なかなか返信をもらえないかもしれません。その結果、返事がもらえるまで仕事がストップしてしまう、といったことが考えられます。
コミュニケーションがとりづらいと、情報共有もスムーズにできません。必要な情報がチームに共有されず、その結果取り引き先への連絡を忘れてしまう、納期を超過してしまう、といったことが起こり得ます。
勤怠管理が難しい
オフィスへ出社して働く従業員と、テレワークに従事する従業員がいるハイブリッドワークでは、勤怠管理が煩雑になりがちです。今日は出社、明日はテレワーク、午前はコワーキングスペース、午後から自宅で作業、といった働き方になることも考えられ、必然的に勤怠管理が難しくなるデメリットが発生します。
この課題を解決するには、勤怠管理ツールの導入がおすすめです。テレワークやハイブリッドワークに適した勤怠管理ツールを導入すれば、管理者は従業員の勤怠状況を正確に把握できます。給与計算ソフトと組みあわせて利用できるツールであれば、給与計算も簡略化できて業務効率化につながります。
人事による評価が難しい
オフィスワークを前提とした従来の評価方法では、評価に差が生じてしまうおそれがあります。直接顔をあわせている出社組と、どのように働いているのか見えにくいテレワーク組とで評価が差が生じ、従業員の反発を招いてしまうかもしれません。
評価に差が生じてしまうと、従業員のモチベーションダウンにつながります。努力して成果も出しているのに正しく評価してもらえない、と感じた従業員は離職の道を選んでしまうおそれもあります。
このような事態を回避すべく、ハイブリッドワークを導入するのなら評価方法の見直しも検討しましょう。上司が主観で評価するような手法ではなく、定量的かつ客観的に評価できるような方法を採用すべきです。評価方法を見直したうえで明確にすれば、従業員から反感を買うリスクは回避できます。
ハイブリッドワークを成功させる4つのポイント
ハイブリッドワークを成功させるため、コミュニケーションツールの導入を検討してみましょう。また、セキュリティ体制を整える、会社以外で働ける場所を提供する、社内のルールを徹底するなども大切なポイントです。
コミュニケーションツールを活用する
ハイブリッドワークの課題として、コミュニケーションのとりづらさが挙げられます。オフィスワークに携わる方とテレワーク従事者は、どうしても会話の機会が減るためコミュニケーションが減少します。情報共有の妨げやモチベーション低下も招くため、コミュニケーションツールの活用を検討してみましょう。
とりわけ有効なのは、業務に取り組んでいる場所にかかわらず、シームレスにコミュニケーションをとれるようなツールの導入です。PCだけでなくスマートフォンでもスムーズにやり取りできるツールや、業務の進捗状況を可視化できるアプリ、複数人で同時にやり取りできるシステムなどを検討するとよいでしょう。
セキュリティ体制を整える
ハイブリッドワークの課題として、セキュリティリスクの増大が挙げられます。たとえば、従業員がプライベートで使用しているPCをテレワークに使用しているケースでは、サイバー攻撃の被害に遭うリスクも無視できません。
デバイスに適切なセキュリティ対策をしておらず、安全なネットワークも使用していないとなると、脆弱性をついたサイバー攻撃に遭うリスクが高まるため注意が必要です。重要な情報を扱っているケースでは、不正アクセスに遭い情報が外部に流出してしまうおそれもあります。
また、顧客情報が保管されているデバイスを置き忘れる、盗難に遭うといったリスクもあります。家族や友人にPCを見られて情報が漏えいするといったリスクもないとは言い切れません。顧客情報をはじめとした重要な情報が外部へ流出すると、企業は大きなダメージを負います。
このようなリスクを回避すべく、適切なセキュリティ対策を行うべきです。端末にはセキュリティソフトを入れる、安全なネットワークを使用する、リモートアクセスを導入するなどの対策が考えられます。また、公共のwi-fiを使用しない、重要な情報を持ち歩かないなどルールを決めることも大切です。
会社以外で働く場を提供する
コワーキングスペースやシェアオフィスなど、会社以外で働ける場所を用意しましょう。採用した人材が遠方の在住者で、なおかつ自宅では落ち着いて業務に取り組めない、といったことも考えられます。
このような方が働きやすいよう、コワーキングスペースやシェアオフィスを用意してあげるとよいでしょう。レンタルオフィスやコワーキングスペースはインターネットでも探せます。利用方法は物件によって異なるものの、基本的には事前の契約が必要になるケースがほとんどです。
社内のルールを徹底する
ハイブリッドワークの導入にあたり、社内ルールの見直しや制定を進めましょう。従来のルールでは、ハイブリッドワークに対応できない可能性があります。必要に応じてルールを見直し、ハイブリッドワークに即したルールへと昇華させましょう。
たとえば、テレワークの対象範囲や評価制度です。また、働く場所に関してもルールを決めておかないと、個々が好き勝手にさまざまな場所で働いてしまうおそれがあります。
テレワークに従事させる場合、光熱費や通信費などをどちらが負担するのか、折半するのならどの程度の割合にするのか、といったことも決めておくとよいでしょう。
ハイブリッドワークに必要な社内ルール5選
ハイブリッドワークを成功させるには、ルールの見直しや制定を進めることが大切です。具体的にどのようなルールを設ければよいのかわからない、といった場合には、以下のルールを参考にしてみましょう。
毎日朝礼を行う
毎朝朝礼を行えば、従業員同士にコミュニケーションが生まれます。仕事に取り組む前に顔をあわせて時間を共有することで一体感が生まれ、メリハリもつきます。
大切な情報を共有できるのもメリットです。従業員全員に伝えなくてはならない大切な情報を個別に伝えるのは手間がかかります。全員が顔をあわせている朝礼であれば、一度に全従業員へ情報を伝えられるため効率的です。
朝礼を実施する場合、あまり長々と行うのは控えたほうがよいでしょう。せっかく顔をあわせているため、あれもこれも伝えたいと思い至るのは理解できるものの、業務に割く時間が短くなってしまいます。
勤怠・健康管理を徹底する
勤怠や健康管理も徹底しましょう。ハイブリッドワークを導入すると、勤怠管理が煩雑化します。管理側の手間と負担が増えるため、勤怠管理ツールの導入を検討しましょう。誰が何時から働き始めたのか、いつ業務を終了したのかを明確に把握できるツールの導入をおすすめします。
健康管理も徹底することが必要です。上司は今までより部下と顔をあわせる機会が少なくなるため、健康状態や精神状態の把握が困難となります。その結果、知らず知らずのうちに従業員が精神を病み、職場を去ってしまうといったことも考えられます。
毎日健康管理を行えば、従業員の体調やメンタルの状況などを把握でき、上記のようなリスクを回避できます。
評価項目を明確にする
評価項目を明確にし主観的な評価を排除することで、出社組とテレワーク組、双方が納得できる評価が可能です。ここを徹底しないと、従業員の不満が高まり離職につながるおそれがあるため注意が必要です。
成果主義を導入するのもひとつの手ではあるものの、成果主義だけではプロセスを評価できません。そのため、数値や成果物で評価するだけでなく、業務のプロセスを評価できる仕組みも取り入れるとよいでしょう。人事評価システムを導入するのもひとつの手です。
労働場所の範囲を決める
労働場所の範囲を決めないと、従業員が思い思いの場所で業務に取り組んでしまいます。自由で柔軟な働き方とはいえ、どこでも好きに働けるとなると、セキュリティや業務連絡などでさまざまな問題が発生しかねません。
従業員がどこにいるのかも把握しにくくなるため、労働場所の範囲をルールとして定めましょう。自宅とオフィス、コワーキングスペースに限る、といった具合です。
費用の定義をする
テレワークに従事する従業員の通信費や印刷代、光熱費などをどう負担するのかを決めておきましょう。ほかのコストとしては、郵送費や文具の購入費などが挙げられます。
基本的に、上記の費用は会社側が負担しなくてはなりません。通信費や印刷代、光熱費など、いずれもテレワーク業務で発生するコストであるためです。ただ、どの程度の金額を負担するかは企業によって異なります。従業員が不満を抱かぬよう妥当なラインを考えなくてはなりません。
ハイブリッドワークにおすすめのツール3選
ハイブリッドワークにおすすめのツールは多々あるものの、ここでは主にコミュニケーションの活性化に有効なツールを中心にピックアップしました。
1. Google Workspace
Googleが提供しているコミュニケーションツールです。メールやチャット、オンライン会議といったコミュニケーション機能をはじめ、Googleドライブを用いた共同編集、アプリの一元管理などさまざまな機能を実装しています。
Gmailやカレンダー、チャットなどGoogleのコミュニケーションツールを連携できるため、シームレスな情報共有が可能です。また、オンラインで複数がひとつのドキュメントを編集するといったこともでき、業務効率化につながります。
【関連記事】Google Workspaceとは?機能･料金､無料版と有料版の違い
2. Chat Work
Chatwork株式会社が提供しているビジネスチャットツールです。テキストを用いたチャットでリアルタイムなやり取りができ、スムーズなコミュニケーションを実現します。
タスク管理機能が実装されているため、自身やチームメンバーのタスクを管理できる点が魅力です。また、チャットでやり取りするだけでなく、各種ファイルのアップロード、共有も行えます。複数のチャットグループを作れるため、プライベートと仕事用で切り離しての使用も可能です。
3. Discord
Discordはアメリカで開発されたコミュニケーションツールです。テキストを用いたチャットのほか、ボイスチャットやビデオチャットなどが可能で、さまざまな形でコミュニケーションをとれます。
Discordは、大勢でボイスチャットを楽しめるよう設計されている点が特徴です。そのため、従業員同士がひとつの空間で同じ時間を共有しているような感覚でコミュニケーションをとれます。大勢で会話しても声をきちんと聞きとれるよう、個々の音量を調整できる機能のほか、AI技術を用いたノイズキャンセリング機能なども実装しています。
まとめ
ハイブリッドワーク成功の鍵はツールの導入
今後主流になると考えられるハイブリッドワークは、生産性の向上や優秀な人材の確保などさまざまなメリットがあります。一方で、デメリットもいくつかあるため、それを踏まえたうえで導入を検討しましょう。
なお、ハイブリッドワークを成功へ導くにはツールの活用が欠かせません。DSKはGoogleのサービスに特化した事業を営んでおり、Google Workspaceの導入から運用支援まで多彩なソリューションを提供しています。豊富な導入実績に裏付けられたノウハウで、ハイブリッドワーク体制の構築をサポートしますので、ぜひご検討ください。
