多くの学校では年間を通じて決まっている予定などは、スプレッドシートなどを表計算ソフトを使って管理していることと思います。運動会や修学旅行、学校公開日、遠足など、大掛かりな準備を伴うものは、すぐに予定を共有した方が便利です。こうしたときに使える機能が予定のインポート機能です。今回はこの機能をご紹介していきます。
カレンダーのインポート機能
カレンダーでは、ICSとCSVという2つのファイル形式であれば予定をインポートすることができます。
ICSというファイル形式はあまり聞き慣れないと思いますが、Google カレンダーをはじめとした多くのカレンダーで使用されています。
一方、CSVとは、Comma Separated Values の略で、各項目間がカンマ(,)で区切られたデータのことです。例えば、システムへのデータのアップロードやダウンロード、データベースへのインポートやエクスポートなどのときに利用されるファイル形式です。データを軽くできるというのも特徴のひとつです。
まずは、これら2つの方法を利用できるということを押さえておきましょう。
予定をインポートする手順
次に、予定をインポートする手順を確認したいと思います。
【手順】- Google カレンダーを開きます。
- 右上にある設定アイコンを開き、設定をクリックします。
- 左側のメニューで、インポート / エクスポートをクリックします。
- パソコンからファイルを選択をクリックし、書き出したファイルを選択します。
- 読み込んだ予定を追加するカレンダーを選択します。
- インポートをクリックします。
このように簡単な手順でインポートすることができます。
設定画面
インポート/エクスポートの画面
スプレッドシートから予定をインポートする
では、実際の学校で多いであろうスプレッドシートの予定表からカレンダーにインポートしたいと思います。
まず最初に、スプレッドシートの項目を整える必要があります。必須項目として、1行目に「Subject:予定の名前」と「Start Date:予定の開始日」を入力します。
このほかに「Start Time:予定の開始時刻例」、「End Date:予定の終了日例」、「End Time:予定の終了時刻例」、「All Day Event:終日の予定であるかを指定」、「Description:予定の説明やメモ」、「Location:予定の場所例」、「Private:限定公開の予定であるか指定」などの項目を設定することができます。
「All Day Event:終日の予定であるかを指定」については、終日指定する場合には「True」、そうでない場合には「False」を入力します。同様に、「Private:限定公開の予定であるか指定」については、限定公開にする場合には「True」、そうでない場合には「False」を入力します。
スプレッドシートの予定表
上記のようにスプレッドシートを整え終わったら、ファイルをクリックし、表示されたメニューからダウンロードを選択し、カンマ区切り形式(.csv)を選びます。パソコンの所定の場所にCSV形式のファイルがダウンロードされます。
CSVファイル形式にダウンロードする
続いて、ダウンロードしたCSV形式のファイルを、前述した手順に沿って取り込みます。
なお、インポートを行う先のカレンダーは、デフォルトではメインのカレンダーに設定されています。変更したい場合にはすでにマイカレンダーに入っているリストに追加することができますので、適宜、インポート先を選択します。
インポートする先のカレンダーを選択できる
カレンダーを決めて、「インポート」をクリックし、無事に作業が完了するとメッセージが表示されます。
インポートの完了を伝えるメッセージ
インポートが完了したカレンダーを確認してみると、確かに時間や終日などしっかりと反映されています。スプレッドシートの形式を整えるだけで、簡単にインポートすることができます。
予定がインポートされたカレンダー
エクスポートの機能も搭載
今回のブログではインポートの機能についてお伝えしましたが、予定のエクスポートも簡単に実現できます。
設定の左側のメニューで、エクスポートをクリックすると、閲覧と編集を行えるすべてのカレンダーを 1 個のアーカイブファイルでダウンロードできます。各ファイルはカレンダーごとにICS形式になります。
エクスポートしたファイル
まとめ
今回は、スプレッドシートの予定をカレンダーにインポートする方法についてご紹介しました。
年間の見通しを持てているにも関わらず、予定を一つひとつカレンダーに入力しているようなら、今すぐそれは止めましょう。スプレッドシートに予定をまとめるだけで、もっと効率的に管理できるし、カレンダーにもインポートできるし、次年度以降にも使いやすく運用を図ることができます。
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