Google カレンダーを利用すると、予定の管理はスムーズになり、他者との日程調整は捗り、働き方を改善する強力な味方になります。そこで、数回にわたってカレンダーの使い方を基礎から紹介していきます。今回は新しいカレンダーを追加する方法です。
新しいカレンダーを追加する
以前のブログでは、視認性が低下したカレンダーだと、どういった類の予定なのか判別しにくいため、色分けが有効だと紹介しました。
この色分けを効果的に実施する方法として、ぜひ覚えておきたいのが新しいカレンダーを追加するという方法です。さまざまな予定のタイプに合わせてカレンダーを追加することで、予定の管理をしやすくなります。
カレンダーを追加するには、以下の手順で操作します。
［手順］
- Google カレンダーを開きます。
- 左側の [他のカレンダー] の横で、「他のカレンダーを追加」の横にある「＋」をクリックし、表示されたメニューから「新しいカレンダーを作成」を押します。
- カレンダーの名前と説明を追加します。
- [カレンダーを作成] をクリックします。
■新しいカレンダーを追加する
■新しいカレンダーを作成する画面
すると、左側に一つの項目が追加されたのがわかります。あっという間に新しいカレンダーを追加することができます。
■追加されたカレンダーのリスト
追加したカレンダーの色を変更する
ただ、今のままだと、同じような色分けが並んでいて、見分けがつきにくい部分もあります。新しく追加した「観点別評価に関する定例会議」のカレンダーの色を変更してみます。
［手順］
- 追加したマイカレンダーから目的のカレンダーを見つけます。
- カレンダーの右横の「︙」をクリックします。
- 表示されたメニューから好きな色を選ぶか、あるいはカスタム色を指定することもできます。
■色分けを設定する
■カレンダーの色変更後の表示
追加したカレンダーで予定を作成する
では、新しいカレンダーで予定を作成してみましょう。作成の手順はこれまでに予定を作成した方法と変わりません。ここでは左上の「作成」ボタンでの手順を紹介します。
［手順］
- 左上の作成ボタンをクリックします。
- 予定の詳細画面からカレンダーマークがついているリストを表示させます。
- 表示されたマイカレンダーのリストの中から作成する予定のカレンダーを選択します。
- 予定のタイトルや詳細情報を追加します。
- ページ上部の [保存] をクリックします。
すると、作成された新しい予定はすでに「観点別評価に関する定例会議」の設定を反映した色で作成されます。予定作成後にわざわざ色を変更する手間もかからず、とても手軽に予定を作成することができます。
■カレンダーを選択することで、色分けも自動反映される
なお、色分けだけではなく、公開権限や通知の設定など細かな設定も新しいカレンダーの設定が反映されます。このため、新しいカレンダーを追加したら、まずは色をはじめとした設定を決めることで、うまく使いこなすことができるでしょう。
追加したカレンダーの表示/非表示を切り替える
新しいカレンダーを次々に追加していくと、最も優先すべき予定が見えづらかったりすることもあります。例えば、部活動の予定を入れていた場合、練習の進行などは生徒に任せることができたにも関わらず、予定が入っていると見間違ってしまうこともあるでしょう。
そうした時は、カレンダーの名前をクリックすることで、カレンダーの予定の表示と非表示を切り替えることができます。見やすくすっきりさせることで、優先する会議や打ち合わせ、タスクを決定するのに役立ちます。
［カレンダーの表示/非表示を切り替える手順］
- 追加したマイカレンダーから目的のカレンダーを見つけます。
- カレンダーをクリックして、表示/非表示を切り替えます。
追加したカレンダーから消す方法
プロジェクトベースの会議や打ち合わせなどであれば、役目を終えたら必要がなくなることもあるでしょう。そうした場合には追加したカレンダーごと非表示にすることもできます。
利用頻度の低いカレンダーは非表示にすることで、カレンダー表示の最適化を図りましょう。
［手順］
- 追加したマイカレンダーから目的のカレンダーを見つけます。
- カレンダーの右横の「︙」をクリックします。
- 表示されたメニューからリストに表示しないをクリックします。
■カレンダーを非表示にする際の画面
一度非表示にしたカレンダーのリスト表示を復活させたい場合には、右上の歯車マークの設定をクリックします。そして、画面左側に表示された「マイカレンダーの設定」から表示/非表示を切り替えます。
■設定からカレンダーの表示/非表示を変更する
まとめ
今回は、働き方の改善に役立つ Google カレンダーで新しくカレンダーを追加する方法についてご紹介しました。
新しいカレンダーを追加することで、予定の管理がしやすくなり、予定の調整なども捗ります。また視認性にも優れていて、リストによる表示の切り替えを利用すれば、隙間時間も有効活用できます。必要に応じて作成することで、効果的に利用いただければと思います。
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