皆さんの企業では社内イントラネット（社内ポータルサイト）を活用されていますでしょうか？メールやカレンダーといった日々使う業務ツールと比べると、社内イントラネットは使う頻度はそれほど多くない、という方が多数かもしれません。コロナ前の働き方では、オフィス内で対面のコミュニケーションが可能であった為、社内イントラネットがなくてもコミュニケーションに困る、ということはそこまでありませんでした。
ただ、コロナウイルスの影響により在宅勤務が広がるなか、リモートでコラボレーションや情報共有をする場面が圧倒的に増えているかと思います。そうした中で、今、社内イントラネットを見直す企業が実は増えているのです。
本稿では、先日発表されたThe Forrester Wave ™ の2020年Q2レポートをもとに、社内イントラネットのトレンドと今後注目すべきポイントを見ていきたいと思います。
LumApps、イントラネットプラットフォームの「リーディングベンダー」に
The Forrester Wave ™ の2020年Q2レポートでは、現行の製品（current offering）、戦略（strategy）、マーケットでの存在感（Market presence）といった、3つの主要なカテゴリにグループ化された26の基準に基づいて、12のイントラネットプラットフォームプロバイダーを評価しています。その中で、Google Workspace（旧 G Suite） と連携する社内ポータルサイトとして知られる「 LumApps （ルムアップス）」が初めて「リーディングベンダー」として評価されました。
同レポートの評価で、LumApps は社内コミュニケーション、情報アーキテクチャ、設計ツール、実行ロードマップ、および配信モデルという基準で最高のスコアを獲得しています。
そして、Forresterはイントラネットプラットフォーム分野の傾向として、次の３つの点が主要な差別化要因になっていると述べています。「パーソナライズされたコミュニケーション（Personalized Communications）」、「デザインツール（Design Tools）」「ダッシュボード（Dashboards）」です。
参考：「The Forrester Wave ™ : Intranet Platforms, Q2 2020」
今、社内イントラネットに求められる機能とポイント
Forresterが主要な項目として挙げた３つの点に対して、LumApps でどのようなことが可能か見ていきたいと思います。
パーソナライズされたコミュニケーション
情報量が多く、自分に関係のない情報も沢山あって、必要な情報がなかなか見つからないという人は少なくないかと思います。例えば、東京オフィスの人にとって大阪オフィスの情報は必要でしょうか？常に全員に同じ情報をブロードキャストしていれば、情報過多で社員はストレスを感じるかもしれません。
LumApps では社員の属性に合せて情報発信をできるため、適切な人のみに送ることが可能です。そして、受信者側も細かな通知設定により、積極的に受け取る情報と受け取らない情報を選択できます。
デザインツール
リモートでもタイムリーに企業が情報発信し続けるには、誰でも投稿、編集ができるプラットフォームというのが必須になります。これがIT部門の管理者やWebエンジニアしか触れないとなると、コミュニケーション部門の記事がポータルサイトのページにアップされるまでに、相当な時間がかかってしまいます。
LumApps では、CMS（コンテンツマネジメントシステム）を採用していて、ウィジェット呼ばれるパーツを埋め込んだページをテンプレート化することができます。例えば 「社内広報」の投稿テンプレートをあらかじめ作成して、「広報部」に投稿権限を渡せば、その後はIT部門をわざわざ経由せずに広報部自身で投稿が可能です。また、少しサイトを変えたい、といった場合もウィジェットの追加と削除で済みますので、ビジネスの要求に合わせてサイトを簡単に変更することができます。
また、リモートで働く人やデスクレスの人に対しては、LumApps はレスポンシブ対応しているため、モバイルからでも確認いただけます。
ダッシュボード
社内イントラネットの導入効果を測定するには、アナリティクス（分析）の機能が必須です。LumApps では独自のアナリティクス機能がプラットフォームに埋め込まれて特定のKPIを測定して結果を表示できます。アクセス数のほかに、新しいコンテンツや投稿に関する数字なども取得できます。
プラットフォーム単位、サイト単位、コンテンツ単位で測定可能です。
常に分析結果を表示できるので、分析と改善のサイクルが短くなり、次へのコンテンツ改善に繋がりやすいです。
今こそ、社内イントラネットの目的とミッションを見直すとき！
在宅勤務が広がり、私たちはリモートでコラボレーションをしながら働いたり、情報共有をする必要が出てきました。そのような中、企業としては「いかに適切な情報を適切な人にタイムリーに届けるか」が重要になってきます。特にパンデミックなど緊急時に、情報がタイムリーに更新されていなかったり、正しい情報や指示がすぐに見つからないと、企業としての対応自体も遅れてしまいます。
ぜひ、今の情報共有に課題がある方は、この機会に社内イントラネットやコミュニケーションツールを見直してみてはいかがでしょうか？
Forresterのレポートについては英語版になりますが、「LumApps 社ページ」よりダウンロードいただけます。
