総務部門責任者の中には、有料版Gmail を検討しているけど、これまで使ってきたOutlookのデータをどのようにしようか分からない、という悩みをお持ちの方もいるのではないでしょうか。 この記事では、OutlookとGmailの違いから、それぞれの移行方法まで紹介していきます。
Outlookと Gmail の違い
本記事で記載する Gmail は、ビジネス向けの有料版です。有料版 Gmail における、Outlookから移行する方法を紹介しています。有料版Gmailと無料版Gmailでは、移行方法やサービス内容、サポートに違いがあります。有料版が30GB以上のデータ容量を利用できるのに対して、無料版では15GBしか使えません。また、有料版Gmailでは独自ドメインを設定できます。
Outlookと Gmail は提供会社が異なり、OutlookはMicrosoft、Gmail は Google が提供しているサービスです。OutlookはMicrosoft365、Gmail は Google Workspace に含まれています。
Outlookから Gmail へのデータ移行方法
Outlookから Gmail へのデータ移行は、Google Workspace Migration for Microsoft Exchange（GWMME）、またはGoogle Workspace Migration for Microsoft Outlook（GWMMO）を使用して行います。本記事ではGWMMOを使う方法を紹介しています。GWMMOをインストールして、データ移行という流れで行います。
Google Workspace Migration for Microsoft Outlook（GWMMO）とは
GWMMOは、Microsoft Outlookユーザーが Google Workspace アカウントに既存のメールや予定表の内容、個人の連絡先などを読み込むためのツールです。管理者が各ユーザーのデータを移行したり、段階的に移行したりもできます。また、ユーザー固有のメールフォルダと迷惑メール、削除済みアイテムを移行対象から除けます。
なお、WindowsはVista、Outlookは2003、2007のサポートが終了していることに注意しましょう。また、Mac版iOS、Windows XP、Windows Server 2003、Windows 10 ARMベースのPCはサポートされていません。
1.GWMMOをインストールする
GWMMOでの移行方法は、ユーザーが行う場合と管理者が行う場合で異なります。ユーザーが行う場合は、ダウンロードページからインストールします。ダウンロードページのEXE ファイル（「Recommended for users」という記載があります）をダウンロードします。
インストーラを実行し、画面の案内に沿って GWMMO をインストールします。
インストールが完了したら、Google アカウントへログインするように指示があるので、メールアドレスとパスワードを入力します。ログイン後、「許可」をクリックすることで、GWMMO が Google アカウントへアクセスできるようになります。
管理者が移行を行う場合は、ソフトウェアセンターからインストールします。Windows PCのスタートメニューより、「Microsoft System Center」を選択し、「ソフトウェア センター」をクリックしてください。そして「アプリケーション」から「Google Workspace Migration for Microsoft Outlook 」を選び、「インストール」をクリックすることで、インストールが可能です。
2.データを移行する
続いて、表示されるメッセージに沿ってデータの読み込み元を選択します。「移行するMicrosoft OutlookユーザープロファイルまたはPSTファイルを選択してください」というプルダウンから、読み込み元となるプロファイルを選択します。もし、PSTファイルにデータを書き出している場合は「PSTファイルから」を選択して、当該PSTファイルを選択してください。
次に、移行オプションを選択します。
「すべてのデータを移行」を選択すると、すべてのメール、連絡先、予定表の予定が読み込まれます。移行を初めて実施する場合には、こちらを選択します。もし、すでにGoogle Workspaceアカウントにデータがあった場合、連絡先が重複し、既存のカレンダーのデータが上書きされてしまいます。メールは重複しません。
「新しいデータのみを移行」を選択すると、以前に読み込まれていないデータを読み込みます。連絡先が重複したり、既存のカレンダーのデータが上書きされたりすることはありません。
移行オプションを選択したら、「次へ」をクリックして移行するデータを選択します。移行するデータやオプションを選択し終わったら、「移行」をクリックして完了です。
連絡先、カレンダーデータ、メールの順に読み込みが行われます。データ量によっては数時間かかる場合もありますが、Google Workspace上での作業はすぐに開始して問題ありません。
Gmailをビジネス利用するなら「Google Workspace」がおすすめ
ビジネスでGmailを利用するなら、有料の「Google Workspace」がおすすめです。Google Workspace の Gmail サービスであれば、独自ドメインの利用や 無料版の2倍以上もある容量、管理コンソールの利用といったメリットがあります。管理コンソールは管理者がユーザーを管理するための機能です。
サポートも24時間365日受けられるので、トラブルが起こっても安心です。料金は680円からプランが用意されています。ビジネス目的での Gmail 利用であれば、これらの機能が使える Google Workspace が適しています。
まとめ
Outlookと Gmail はどちらもビジネスに使えるメールサービスですが、提供会社が異なるため、プランや価格に違いがあります。もしOutlookから Gmail への移行を検討している場合はGWMMOを利用するとスムーズです。
ビジネスで Gmail の利用を検討している方は、Google Workspace に含まれる有料版 Gmail がおすすめです。株式会社電算システムの導入コンサルティングでは、Google Workspace の導入によって、どのようなメリットがあるのか事例を交えて説明し、最適なソリューションの提案を行います。Google Workspace を検討されている方は、気軽にご相談ください。
