Google Workspaceとは、Googleが提供する組織向けのオンラインアプリケーションセットです。組織やチーム内のコミュニケーションを円滑にし、業務を効率化するためのツールが多数搭載されています。
この Google Workspace を利用するためには、Google と直接契約する方法のほかに、導入パートナー（代理店）を通じて契約も含めた支援を受けるという方法があります。導入パートナーを利用すれば、ただサービスを利用するだけでなく、自社に合わせたプランの提案や導入のための環境整備、運用支援などさまざまなサポートが受けられます。Google Workspaceを導入する際は、色々な面で頼れる導入パートナーを利用するのがおすすめです。
本記事では、導入パートナーの役割やメリット、パートナー選びのポイントなどについて解説します。ぜひ、パートナー選びに検討中の方はチェックしてみましょう！
Google Workspace 導入パートナーの役割とは
Google Workspace に限らず、世界的な大手システムベンダーが提供するサービスには必ず導入パートナーが存在します。私たち電算システムを含め導入パートナーとは、そうしたサービスのインフルエンサーとなり、ベンダーが提供する製品やサービスを使用しながら、お客様の課題を解決するという使命があります。つまりサービスの導入が目的ではなく、お客様の課題をベンダーのサービスを利用しながら解決する、というのが基本的な位置づけです。
では、具体的に導入パートナーにはどういった役割があるのでしょうか？主な役割としては、次の6つが挙げられます。
- ユーザー企業の現況に応じた最適なプランを提案する
- 適切なインフラを整える
- 目的に応じた導入設計を立てる
- 導入後の運用サポート
- ポータルサイトや拡張機能の開発
- 既存環境からの移行とトレーニング
企業の現況に応じた最適なプランを提案
Google Workspaceを導入するお客様の業種や環境は、非常に多岐にわたります。さらに導入の目的も違うため、その組織ごとに適切なプランや構成が変わる、というのが実際のところです。これには、Basic/Business/Enterpriseといった Google Workspace のプランの選択だけではなく、要件に応じてサードパーティツールを組み合わせたソリューションや、運用などに関しても提案をします。そのため、お客様の課題や要件、環境などに応じて最適なプランとデザインを提案することが、導入パートナーの大切な役割として挙げられます。
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インフラ環境を整備
Google Workspace はクラウドサービスであるため、従来のオンプレミスシステムのようにサーバー設置やインフラ整備が不要です。インターネット接続環境とユーザーが Google Workspace を利用するための端末さえあれば、今日からでもサービスを利用できます。
しかし、サーバーやインフラ整備が不要とはいえ、サービスに対する設定や環境との整合性の確認は必要です。たとえば、使用を始めるためにはドメインやユーザーなどの設定をしなければいけませんし、デフォルト設定のままでは要件に合わない場合もあります。
また、基本的にすべてのトラフィックがインターネットに流れるため、ネットワークの帯域やファイアウォールの設定など、既存の環境のアセスメントも行い、必要に応じて増強や変更を行います。ユーザー企業のインフラを評価して、適切なインフラを整えるためのお手伝いをするのも、導入パートナーの役割です。
目的に応じた導入設計
Google Workspace のようなコラボレーションツールは、旧来のコミュニケーション手段に代わって、いかにユーザーに浸透させるかが重要です。いきなり導入して「はい、今日からこれ使ってね」では、組織全体に Google Workspace を定着させることは難しいでしょう。
そこで、Google Workspace を導入する目的に応じて、適切な導入設計を立てる必要があります。段階的な導入が効果的な場合もあるため、導入初期にはどの機能を利用してもらうのか、どれを利用させないのかなどを検討しましょう。効果的な計画を立てれば、効率よく組織全体に Google Workspace を浸透できます。
導入後の運用をサポート
導入パートナーによるサポートは、Google Workspace を導入して終わりではなく、その後も続きます。必要に応じて24時間365日管理者からの疑問や質問に回答したり、継続的にユーザー企業の快適な Google Workspace 利用をサポートしたりするためのサービスも取りそろえています。
ポータルサイトや拡張機能の開発
Google Workspace には、ユーザーが独自のポータルサイトを構築したり、拡張機能を開発したりするためのツールが備わっています。簡単に構築・開発できるとはいっても、それまでポータルサイトや拡張機能を作ったことがない組織にとっては、難易度の高い作業でしょう。そこで導入パートナーは、お客様の要件に応じてポータルサイトや拡張機能を開発し、より業務に即した Google Workspace の利用環境を整えます。
既存環境からの移行とトレーニング
すでに別のコラボレーションツールを導入している場合でも、導入パートナーの支援があれば、スムーズな移行計画を立案し実行できます。おそらく、どの組織においてもメールやファイル共有のしくみはあるでしょう。これらの既存資産をどうやって Google Workspace に移行すればよいのかは、案外頭を悩ませる問題です。さらに、ユーザートレーニングを開催することでGoogle Workspaceの使い方を体系的に示し、円滑な導入をサポートします。
以上が、Google Workspace の導入パートナーの主な役割です。
パートナーを通じて Google Workspace の契約･導入を進めるメリット4選
では、お客様が導入パートナーを通じて Google Workspace を導入すると、どういったメリットを享受できるのでしょうか？主なメリットとしては、以下の4つが挙げられます。
- パートナーのノウハウを参考にできる
- 安心感を持って導入に臨める
- トラブルが発生しても迅速に対処できる
- イベントやセミナーに優先的に参加できる
パートナーのノウハウを参考にできる
たとえば、私たちDSKは国内でのGoogle Cloud(※)導入実績が1,300社を超えています。多くのお客様の導入をサポートさせていただいたことで、さまざまなノウハウを蓄積し、常にそれを皆様への支援に活かしています。経験豊富な導入パートナーを通じて Google Workspace を導入すれば、そうしたノウハウを参考にし、ゆくゆくは Google Workspace の運用を完全内製化することも可能です。
※Google Workspaceを含むGoogleが提供するクラウドサービスの総称
安心感を持って導入に臨める
初めてGoogle Workspaceを導入する企業にとっては、いくらクラウドサービスといってもさまざまな不安を抱えていることでしょう。そうした不安を持ったまま導入を進めても、企業にとっては試行錯誤の連続となってしまい、結果としてGoogle Workspaceの活用まで遠回りをしかねません。しかし、導入パートナーがいれば安心して導入を進めるとともに、あらかじめ問題への対応なども行えるため、Google Workspaceの活用への近道となるでしょう。
トラブルが発生しても迅速に対処できる
新しいシステムを導入すると、必ずといってよいほど何らかのトラブルが発生します。Google Workspaceの適切な運用ができるかどうかは、この導入後のトラブルをいかに迅速に処理できるかにかかっているといっても過言ではありません。こうした際も、導入パートナーの支援があれば安心して乗り越えられます。たとえば、私たちDSKでは24時間365日の管理者サポートを提供しておりますので、トラブル発生時のスピーディな対応が可能です。
イベントやセミナーに優先的に参加できる
導入パートナーはシステムベンダーと協業して、企業でのシステム利活用に関するイベントやセミナーを開催することがあります。あるいは導入パートナーが独自に開催することも多く、そうした際はイベントやセミナーに優先的に参加できるメリットがあります。せっかく導入した Google Workspace をもっと活用したい、今までと違ったアプローチで生産性を向上したいなど、さまざまなニーズを持つ経営者や管理者の悩みを解決します。
たとえば、私たちDSKはユーザー向けフォーラムを年1回開催して、Google Workspace のアップデート情報を提供したり、ユーザー同士の情報交換を促進したりしています。また、定期的に管理者向けにGoogle Workspaceの機能や管理方法などをわかりやすく解説する「ラクラクまるわかり講座」を開催しています。
以上のように、導入パートナーと協力して Google Workspace を導入することで、お客様はさまざまなメリットを享受できます。中でも「導入をトータル的に支援してくれる“味方”がいる」ことは、Google Workspace を導入するうえで最大限のメリットといえます。
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導入パートナーを選ぶ3つのポイント
では、導入パートナーを選ぶ際は、どのようなポイントに注目すればよいのでしょうか。以下では、主な3つのポイントについてご紹介します。
自社に適したサービス・プランがあるか
Google Workspaceの導入パートナーは数多く存在します。どれを選ぶかについては、上述の役割やメリットを参考にする以外に、自社に適したサービスやプランがあるかどうかも重要になります。
Google Workspaceのプランは、容量制限がある代わりに費用を抑えたものや、大企業向けの大容量プランなど、さまざまな種類があります。そのため、自社の規模やニーズに合ったプランを提供しているところを選ぶ必要があります。
また、導入パートナーの中にはプラン紹介だけでなく、お客様に合わせた最適なカスタマイズの提案や、導入後の運用・教育支援まで行っているところもあります。プラン以外のサービスも考慮に入れながら、自社に合った導入パートナーを選ぶとよいでしょう。
購入・支払い方法がニーズに合うか
導入パートナーからGoogle Workspaceを契約すると、多様な購入・支払い方法が選べます。Googleと直接契約した場合、支払い方法が円または米ドル建てのクレジットカードかデビットカードしかありませんが、導入パートナーの場合は銀行振り込みやクレジット払い、前払いなど選択肢が多くなります。円建てで運用するため海外の通貨の影響を受けることがなく、経理の処理がシンプルです。
また、支払い先がGoogleではなく導入パートナーになるので、請求書払いが可能です。Googleでもメールや郵送で請求書を入手できますが、イレギュラーな支払いの際などに個別対応はできません。一方、導入パートナーなら日本の税務に合った請求書や明細書、領収書が発行され、個別のニーズにも対応してくれるので、経理面でメリットが高くなります。
導入支援サービスが充実しているか
お客様の中には、導入のための環境整備や導入後の運用をサポートしてもらいたい方もいらっしゃいます。導入パートナーを選ぶ際は、プラン紹介だけでなく導入サービスが充実しているかも重要なポイントです。
DSKでは、これまでの豊富な経験をもとに、組織ごとの目的や環境に応じて最適なGoogle Workspace導入プランをご提案し、導入はもちろん、その後の運用までトータルでサポートいたします。
導入やデータの移行に必要な環境を整えるデプロイ支援、管理者・ユーザー向けの教育支援など、導入前・導入後を通じて手厚いサービスをご用意しています。詳しい内容は以下のサイトでもご覧いただけますので、よろしければチェックしてみてください。
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Google Workspace 導入には実績多数の電算システムがおすすめ
導入パートナーは、Google Workspace のサービスを提供するだけでなく、ユーザーの目的に応じたプラン提案や適切なインフラ環境の整備、運用後のサポートなども行います。導入から運用まで自社で担う場合、専門性の高いスタッフが必要になりますが、導入パートナーを利用すれば適切な支援を受けながら最適な運用が可能になります。
もし Google Workspace を導入し、「組織やチームの生産性を高めたい」あるいは「既存のコラボレーションツールを刷新して、よりビジネスニーズに即したツールを導入したい」とお考えなら、ぜひ電算システムにご相談ください。
これまでの豊富な経験をもとに、組織ごとの目的や環境に応じて最適な Google Workspace 導入プランをご提案し、導入はもちろんその後の運用までトータルでサポートいたします。
