新型コロナウイルスの流行を機に導入・検討が進んでいるリモートワーク。多くの企業が導入し、今後も働き方改革を背景に、注目度は増加していく一方であると思われます。リモートワークを導入することによってこれまで当たり前だったことが実はそこまで必要ではなかったと気付かされることも少なくないでしょう。
たとえば、出社や訪問営業等の移動時間の削減が多く挙げられると思います。会社や客先等、現場に出向かないと仕事にならないと思っていたことが、実は自宅や外出先からでも可能であるということに、私たちは気付いてしまいました。このことにより、コロナ禍が終息したとしても、制度として継続する企業は多いのではないでしょうか。
しかし、出社日数が減少することで、社内コミュニケーションや情報共有、管理面での課題を抱えている企業も多いと思います。そこで、本記事ではリモートワーク導入後のコミュニケーション課題にクローズアップし、事例と解決のポイントをご紹介します。
リモートワーク中のコミュニケーションの実態
リモートワークになり、オフィス内にいる人が少ない、もしくはいないというケースが増えています。まずは、それによりどのような変化が起きているのか、実態とともに、よく利用されているツールについてもご紹介します。
まだまだ Email と電話からは離れられない
チャットや web 会議システムも普及していますが、まだまだ文字でのコミュニケーションとしては Email 、音声でのコミュニケーションとしては電話が重要な通信手段として使われています。とはいえ、これまでは社内で顔を合わせることができていたので困ることがなかったことでも、会えないことで上手く連携が取れず、困ったりイライラすることも出てきました。具体的には・・・
Emailの場合
- 相手が読んでいるかわからない。
- レスポンスに時間がかかる。
電話の場合
- 受け手の状況に関係なく掛かってきて、予定外の時間をとられる
- 表情を確認できないため、感情の機微やニュアンスが伝わりづらい
・・・などが挙げられます。出社している時には表面化していなかった不便さが、リモートワークになることで露呈したという例になります。
チャットや Web 会議の普及・活用が一気に進んだ
コロナ禍を契機に、企業で一気に普及が進んだものといえば、ビジネスチャットと Web会議 がその筆頭ではないでしょうか？既に何年も前から導入していても、いまいち活用されていなかったという企業でも、活用されるようになったという声をよくお聞きします。
チャットは主にメールの不確実性やレスポンスに対する不満を解消し、Web 会議は相手の顔や状況が分からないなかで一方的に進むコミュニケーション上の溝を埋めることに役立ちます。以下が主なメリットとなります。
ビジネスチャット
- 既読・未読の判別機能がある
- 相手のステータス（オンライン or オフライン）を確認できる
- 比較的レスポンスがよく、リアルタイム性が高い
Web会議
- 相手の表情を確認できる（得られる情報量が増える）
- 画面を共有し、同じ資料を見ながら会話ができる※
※設定やご利用のツールまたはサービスによって、できないものもあります。
株式会社ヤッホーブルーイング 導入事例
1997年にクラフトビールの製造で創業した株式会社ヤッホーブルーイング。同社では、2014年に Google Workspace 、2015年より Chromebook を導入しており、業務改善に役立てています。
情報共有面での課題
チャットや Web 会議の導入により、コミュニケーションの質と量はある程度改善されます。しかし、情報共有の面ではまだまだ難しいところもあるようです。いったいどのような課題が残されているのか、以下にご紹介したいと思います。
資料やホワイトボードへの書き込みが全員同時にできない
これまでのように会議室を使用して会議を行った場合、ホワイトボードや資料に直接手書きで書き込んで意見を出し合ったり、口頭で伝わりにくい場合は図を描いたりと、ライブ感のあるディスカッションを展開することができていたと思います。
しかし、Web 会議の場合は一人が画面を共有し、その他の参加者はそれを閲覧しながら意見を出す。出された意見は、資料を共有している人が書き込んだり、発言者の意図を汲み取って認識に齟齬がないか都度確認したり・・・、少し歯がゆい場面も少なからずあるのではないでしょうか？。
そうなると会議の日は出社してオフラインで実施するという、リモートワークツールを充分に活用できない状況が生まれてしまいます。これでは中途半端に体勢を整えただけという印象になってしまいます。
離れて仕事をする社員に対する不安
ビジネスチャットなどで、オンラインかオフラインかの確認くらいはできるものの、実際にどのようなスケジュールで作業しているか、どのような内容・ボリュームの業務を行っているか、会社側が望まないアプリやツールを使用していないかといった、経営側・上長側の目線で考えると、目の届かないところで社員・部下が働くということには、信頼関係があるとはいえども、やはり不安な気持ちが全くないとは言い切れないものです。
作業状況のこまめな報告の義務化、毎朝の定例 web 会議、日・週・月・四半期ごとの数字管理、各社様々に対策を打っているかとは思いますが、それはそれでリモートワークによって余計に仕事が増えたと感じる方も多いことでしょう。
課題解決への糸口
Email からビジネスチャットに変更することによってコミュニケーション面での不便さが改善されたように、導入するツールを最適化することによって、これまで歯がゆい思いをしていた課題が解消する可能性があります。より快適に、より安全にリモートワークを実施するためには、どのような方法があるのかを見てみたいと思います。
クラウド上で資料を共有する
Google Workspace （ 旧 G Suite ）や Microsoft 365 など、クラウドのグループウェアサービスを導入している企業はかなり多いと思いますが、たくさんある機能のなかで、メールとカレンダーと web 会議くらいしか使われていない・・・など、実は活用できていないという企業は多いと思います。
たとえば、私たちが導入支援させていただいてる Google Workspace には、Google ドライブ というファイル共有や Office 系ファイルを編集・保存するための機能があります。こういったクラウド上でのファイル作成・共有サービスを利用することで、同一資料のリアルタイム編集・更新が可能になります。こういったツールを活用することで、従来の Web 会議では少し難しかった、ホワイトボードや紙を使っての活発な意見交換と同等の会・ミーティングをオンライン上で実現させることができます。
Chromebook と Chrome Enterprise Upgrade の導入
Chromebook は、Windows 端末での OS 更新管理やマスターイメージのメンテナンスといった、業務を圧迫する端末管理作業をあまり必要としません。社内の端末の数割でも Chromebook にリプレイスすることで、管理が劇的に楽になります。しかし、リモートワークをしている従業員に安心して使ってもらうためには、Chromebook をそのまま使わせるのではなく、何らか管理する必要があります。
そこで必要となってくるのが、Chrome Enterprise Upgrade です。Chrome 端末を管理・制御するための、Google が提供している 管理サービスで、少し異なりますがスマートフォンやタブレット端末の管理に用いる MDM のような機能をご想像いただくと、分かりやすいと思います。こちらは、Web 上の管理コンソールから、IT管理者が設定したポリシーをインターネットを通じて直接端末に配布することができます。Chrome OS のメジャーアップデートで何か不具合が起きたとしても、管理しているサーバーはクラウド上にあるので、緊急事態宣言下に満員電車で急遽出勤・・・といった事態にもなりません。
また、設定項目は 300 以上あり、自社のセキュリティポリシーに合わせた詳細な設定が可能です。指定したアプリのインストール可否設定、URLのブラック/ホワイトリストの設定など、企業が抱える従業員のシャドウ IT リスクや勤務時間中の不適切な行為への不安を低減させることができます。
まとめ
本稿ではリモートワークでのコミュニケーション、情報共有面での課題について触れさせていただきました。リモートワークが新たな文化として広まりを見せるなか、様々なツールが導入されており、この短期間でかなり使い勝手や機能が向上してきています。ただ、まだまだ使う側の環境やマインドに課題があったり、最適化されているとは言い難い現状もいくつかあると思います。
今回は、そういった課題解決の一例として、Chromebook や Google Workspaces などのご紹介をさせていただきました。もし、詳細な説明をご希望の方や、リモートワークについて何かお悩みの方は、お気軽にはお問い合わせください。
