遠方にいる相手や社内ミーティングにWeb会議システムを利用する企業が増えています。パソコンとインターネット接続環境さえあれば1対n（複数）のコミュニケーションも、1対nのコミュニケーションも容易に行えるため、情報共有促進の一環等の理由から注目されています。
特に最近では安倍内閣主体で推進する“働き方改革”への意欲が年々高まっており、テレワークの実現や新しいワークスタイルの提案に取り組む企業が増えていることから、Web会議システムへのニーズも高まっています。
本稿ではまだWeb会議システムを導入していないという企業に向け、Web会議システムの概要をご紹介し、かつ単体ソリューションとコラボレーションツールの一部として導入するWeb会議システムの違いについてご紹介します。
Web会議システムとテレビ会議システムの違い
Web会議システムの概要を理解するための近道はTV会議システムとの違いを知ることです。どちらも遠方にいる相手と対面でのコミュニケーションを行うためのシステムです。そこにはどんな違いがあるのでしょうか？
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Web会議システム |
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利用環境 |
パソコンやスマートデバイスに専用アプリケーションをインストールしたり、ブラウザ経由でシステムにアクセスして利用する |
会議室等の広いスペースに専用ハードウェアを設置し、同じ環境を持つ会議室と通信して利用する |
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利用回線 |
一般的にはインターネット回線を使用し、場合によっては電話回線で接続することも可能 |
専用回線及びイントラネット |
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会議に必要なもの |
パソコンあるいはスマートデバイス インターネット接続環境 |
会議室 専用端末 専用回線 |
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初期投資 |
多くのWeb会議システムは初期費用無料 ※サービスによっては初期費用がかかるものもある |
専用端末の購入と専用回線の設置で高額になるケースが多い |
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ランニングコスト |
プランやユーザー数に応じた月額固定料金、または利用した分だけの従量課金 |
運用保守にかかる費用や人件費 |
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拡張性 |
ライセンスを追加するだけで利用可能ユーザーの拡張ができる |
新しく専用端末の購入と専用回線の設置が必要 |
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利用場所 |
インターネットに接続可能な場所ならどこからでも利用できる |
テレビ会議システムを設置した会議室に限定される |
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通信品質 |
インターネットの接続環境やサービスの品質によって左右される |
専用回線を設置するため通信が安定しかつ高画質 |
このようにWeb会議システムとテレビ会議システムの違いが明確になると、Web会議システムがどういったものなのかがハッキリと分かります。ちなみにWeb会議システムは単体ソリューションとして導入するものと、コラボレーションツールの一部として導入するものがあります。この違いにはついては後述します。
Web会議システムを導入するメリット
では、企業にとってWeb会議システムを導入するメリットとは何でしょうか？なぜ多くの企業がWeb会議システムを導入しているのかを解明していきましょう。
専用インフラが不要なので初期投資が安い
テレビ会議システムの初期投資を比較するとWeb会議システムは圧倒的安価で導入できるメリットがあります。たとえば相場よりも安価なテレビ会議システムを2拠点で導入する場合、初期投資だけで50万円～100万円程はかかります。Web会議システムなら初期費用は無料なので、利用のためにパソコンを増設したりしない限り初期投資はかかりません。
ちなみにテレビ会議システムでは保守運用費用として年間コストも発生するので、必ずしもランニングコストが安いわけではありません。
どこからでも利用できる
一般的にWeb会議システムはクラウドサービスといってインターネット経由でサービスが提供されます。そのためインターネット接続環境下にあれば、社内にいなくともどこからでもシステムにアクセスできるメリットがあります。
たとえば営業担当者が外出先から顧客と商談を進めたり、あるいはテレワークで働く従業員と対面でコミュニケーションを取ることも可能です。
運用管理業務が無い
テレビ会議システムは構築したらそれで終わりではなく、パフォーマンスを維持するために運用管理を行ったりソフトウェアアップデートに対応しなければなりません。一方Web会議システムはプロバイダ(提供事業者)がシステム運用管理を行いますので、特別な業務を行わずとも常に最新の状態を維持できます。
1対n(複数)のコミュニケーションに優れている
Web会議システムの利用シーンは何も会議だけではありません。たとえば社内研修の一環としてWeb会議システムを通じた講義を開催したり、あるいは顧客向けにWebセミナーを開催する等、企業の成長やビジネスに繋がるような利用方法もできます。1対nのコミュニケーションに優れているWeb会議システムならではの活用方法です。
外部ユーザーを招待できる
多くのWeb会議システムには外部ユーザーを招待できる機能が備わっています。そのためライセンスを持たない社外のユーザーともWeb会議システムを通じてコミュニケーションが取れるため、商談を進めたり顧客との情報共有にも最適です。
このように多数のメリットを持つことからWeb会議システムを導入する企業が着実に増えています。
単体ソリューションとコラボレーションツールの違い
単体ソリューションとはWeb会議システムを単体で導入することであり、コラボレーションツールとはWeb会議システムを含めコミュニケーションを活発化させるためのツールが集合したものです。Web会議システムを単体ソリューションとして導入するか、あるいはコラボレーションツールの一部として導入するかによってその効果が変わります。ここではコラボレーションツールの一部として導入した場合を想定し、その効果をご紹介します。
メールやスケジュールから会議に参加できる
コラボレーションツールがあると会議出席依頼をメールやスケジュール機能から送信できます。依頼を受けたユーザーはメールやスケジュール画面に貼られたリンクをクリックするだけで会議へ参加できます。
インスタントメッセージによるコミュニケーションの効率化
コラボレーションツールの一部として導入するWeb会議システムの多くにはインスタントメッセージ機能が備わっています。会議を開催しながらこれを利用してコミュニケーションを取ることも可能なので、話すことができない場合にも会話に参加することが可能です。
組織全体の情報共有力が強化される
コラボレーションツールにはWeb会議システムと連携可能なファイル共有システムが搭載されています。そのため組織全体で情報共有力がアップし、更なるコミュニケーション強化が可能です。
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