インターネット環境の向上、モバイル・デバイスの普及、ハードの価格が下がったことなど、様々な要因でTV会議システムはここ数年で劇的に変化しました。多くの企業が今、リプレイスを検討し始めています。
既に何らかの会議システムを導入している企業が、なぜ今リプレイスを検討するのか、よくある理由をまとめてみました。思い当たる理由がある企業は、この機会に、次世代のオンライン会議システムを検討してみてはいかがでしょうか。
出張コストが高い
2016年1月に発表された観光庁の報告によると、昨年に比べ、日本を訪れる外国人旅行者は1.5倍に増加したそうです。都心のビジネスホテルはいつもほぼ満室状態だそうですが、出張の宿泊先探しが以前よりも困難になっていませんか？
春は受験・入学やお花見などで、さらに宿泊施設の需要が高まることを予想して、代表的なビジネスホテルがシングル・素泊まりで「1泊3万円」という驚きの価格を設定しており、出張コストも以前より高額になることが懸念されます。2020年の東京オリンピックは、これ以上の混乱が予想されますし、今のうちにオンライン会議切り替えることによって、出張経費や宿泊手配の手間を削減しようとしています。
低価格で手軽なテレビ会議システムが登場
これまでは、立派なモニターに精度の良いカメラとマイク、さらに年間の保守費用がかかり、１台あたり数百万円の高価なものが主流でした。予算が合わず見送るケースや、1拠点に1台のみしか導入できず、結局使いたい時に他の人が使っている、ということもあったのではないでしょうか。
今は安価なシステムが登場し、カメラやマイクもセットで、1台あたり十数万円から導入が可能です。パソコン1台の金額とほぼ変わりませんよね。そのため、会議室の数だけシステムを設置することも、現実的に検討できるようになっています。
操作が簡単なシステムが欲しい
会議システムの操作方法が分からない、なぜかうまく繋がらない、という理由で、開始時刻になっても会議が始められないことがあって困る、とユーザから聞いたことはありませんか？会議中にトラブルを解決できずに先方を待たせてしまい、次回はこんなことが無いように会議室を早めに取って、10分前から準備をしよう。。というのが習慣になっていたりしますよね。
シンプルな会議システムは、電源を入れてリモコンからログインするだけ。テレビのスイッチを入れるのと同じです。ITリテラシーに関係なく、みんなが同じシステムを使えるのも魅力のひとつです。
モバイルデバイスに対応させたい
タブレット端末やスマートフォンがビジネスの世界で広く利用されるようになり、会議システムも会議室同士ではなく、マルチデバイスに対応できます。もう、会議メンバーの一人が社内にいないために、日付を調整する必要はありません。社外でもインターネットに繋がる環境さえあれば、有効に時間を使用して会議に参加することができます。
iPhoneやAndroidなどのスマートフォンや、iPad、ノートPCなど、すでに貸与しているデバイスとの相性を重視してシステムを検討しています。
テレワークが社会的に推進されている
政府が、国家公務員の在宅勤務を推進し始めました。それに合わせて、大企業も育児・介護と仕事の両立を助けるために、以前にも増してITを利用した在宅勤務（テレワーク）を推奨しています。テレワーク中でも必要な会議には、PCに連携したWEB会議、または、テレビ会議システムを使用して参加できるようIT環境を整えれば、社内にいない、という理由だけで仕事のパフォーマンスを落とすこともありません。新しいワークスタイルが、次世代型会議システムで実現できます。
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個人向けビデオ通話の利用拡大が、ビジネスにも影響してきた
なんと日本の人口の約半分が、無料メッセージアプリ「LINE」を利用しています（2016年1月時点）。全世界で9億人以上のユーザ数を誇るFacebook、FacetimeやSkypeなども、世界的に利用されているビデオ通話アプリケーションです。今やビデオ通話は、PCでもスマートフォンでも気軽に利用できるツールで、生活インフラの一部になっておりビジネスの世界にも大きな影響を与えています。
実際、過疎地の公的サービスのために、”人”ではなく”モニター”と”ビデオ通話システム”を設置した事例も出てきており、新しいシステムは社内コミュニケーションの活性化だけでなく、自社サービスにも直結する可能性があるため、様々なシーンで利用ができないか検討されています。また、社員が使用するべきアプリケーションやデバイスを企業側で設定することで、社員の利便性を落とさず企業のセキュリティポリシーを遵守できるため、社員が使いたい便利なサービスを積極的に検討をする企業も増えています。
グループウェアと連携するシステムを導入したい
世界中で導入されているSaaS型グループウェアである Microsoft Office 365 や Google Apps for work は、WEB会議システムが標準で搭載されており、さらに Google Apps は Hangouts （ハングアウト）というWEB会議と、Chromebox for meetings （クロームボックス フォー ミーティングス）というTV会議がシームレスに連携しています。以前は、メールやスケジュールといったグループウェアとオンライン会議は全く違うシステムで、会議で使用する資料を事前にメールで共有しておいたり、会議で人数分印刷して小冊子に綴り、当日配布するといった準備に時間を取られていました。
現在はまず、グループウェアから会議メンバー全員に、会議資料の閲覧・編集権限を付与します。それから、カレンダーの設定画面からオンライン会議の入り口と、資料の保管場所が記載された招待状を、メールで通知します。会議招集から資料の共有まで、わずか数分で完了でき便利です。会議中は、画面に資料を投影しながら進行するため、資料は事前に印刷する必要もありません。グループウェアに連携した会議システムを使用することで、ペーパーレスで効率の良い会議が進行できます。
BCP対策
3.11の東日本大震災が起こってから、数多くの企業がクラウドソリューションを導入しました。
震災から早5年が経とうとしていますが、マルチデバイスにも対応可能なクラウドソリューションを導入しておくことは、危機意識が高い企業ほど、継続して検討するべき課題として、経営層やシステム管理部門が常に最新情報を収集しています。
専用電話回線ではなく、インターネット回線を利用したい
従来は映像と音声を安定させるため、高額な専用回線や、ダイヤルアップなどの一般電話回線を使用していましたが、２０００年以降、常時接続で大容量データ通信ができる、お手頃価格のブロードバンドが広く普及したことにより、テレビ電話やオンライン通話も、インターネット経由のIP電話で安定した接続が可能になりました。
推奨される通信帯域が、1 mbps/2 mbps（上り/下り）のものも提供されているため、既存システムを刷新することで、今まで引いていた専用回線を解約できたり、別の用途で使用することが可能になります。
コミュニケーションを活性化させ、ビジネスを加速したい
ブラウザ経由の次世代型会議システムであれば、ブラウザとインターネット、カメラが付いたパソコンさえあれば、すぐに会議を始めることができます。相手先が同じシステムを導入していなくても、打ち合わせが可能です。物理的に距離が離れている環境でも、情報提供や意見交換が可能になりますし、電話やメールだけでは伝わりにくいことも、テレビ電話であれば伝えやすくなります。
営業活動に活かすのであれば、今までの訪問スタイルを一変させ、コストをかけずに新たな市場を開拓することも可能になるでしょう。経営企画部門であれば、経営層がどこにいても、何のデバイスを使っていても、迅速に適切な判断が下せる体制を強化するため、従来のシステムに加えて、新たなシステムをバックアップとして導入しておいても良いでしょう。海外支店を多く抱える企業であれば、本社主導で使用するツールを選定し、クラウド型の管理コンソールで端末を管理して、全支店で同じオンライン会議システムを導入すれば、グローバルでもコミュニケーションの活性化ができるでしょう。
まとめ
いかがでしたか？
既に何らかの会議システムを導入している企業も、保守切れやハードの老朽化・故障だけでなく、テレビ会議システムの稼働率が悪かったり、上記の理由に当てはまっていることがあれば、一度見直してみても良いのではないでしょうか。
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