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メール誤送信防止ツールおすすめ10選!
企業のヒューマンエラー対策

 2021.07.21  株式会社電算システム

メールを送信する際に起こり得る「うっかり」は、企業にとって大きなリスクになる可能性があります。情報漏洩については厳しく取り沙汰されており、ついやってしまった、間違えてしまった、という単なるミスで済まされないこともあるでしょう。企業の信頼性を失いかねません。

ヒューマンエラーで起こりやすいメール誤送信を防ぐために、ツールの導入を検討している企業担当者も少なくないでしょう。この記事では、メール誤送信を防ぐためのツールのタイプや機能、おすすめツールをご紹介します。

メール誤送信の原因について

メール誤送信は、多くの場合人的ミス、つまりヒューマンエラーによって起こります。

例えば、メールを送信する宛先に「BCC」を使うつもりで「CC」を使ってしまい、CCに入力したメールアドレスが宛先の人すべてに知られてしまう、といったものです。ほかにも、メール内容を間違え、定型文章の文面にある氏名や企業名を変更せず送信したり、暗号化しなくてはならないファイルをそのまま送信してしまったり、といったこともあるでしょう。

誰もがメールを誤送信する可能性はあるものと考え、対策を講じなければなりません。

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メール誤送信による企業リスク

メールを誤送信によって起こり得るリスクは、企業にとってはかりしれません。

企業に関する機密情報の漏洩や、個人情報の漏洩が発生すると、企業としての信頼を落としてしまうほか、場合によっては損害賠償請求などの訴訟問題にもつながります。未発表のデータを誤って送信してしまったり、A社に送るはずだった極秘情報をB社に送ってしまったり、といったメールの誤送信から、重大な問題が生じえるのです。

メール誤送信防止ツールの4つのタイプ

メール誤送信を避ける対策として有効なのが、誤送信防止ツールを導入することです。まず、誤送信防止ツール・ソフトウェアを導入する方法として、次の4種類があります。

サーバ型(サーバタイプ)

メールを送信する途中に、誤送信対策を行うツールを導入したサーバを設置し、メールの内容をチェックします。企業向けの誤送信防止ツールとして、よく用いられているタイプです。

サーバ型のメリット

他のタイプに比べて利用できる機能が多く、自社の必要に応じてカスタマイズしやすいのが特徴です。大規模な運用に適しています。

サーバ型のデメリット

導入や運用にコストがかかります。ライセンス体系によっては、コストの負担が重くなることがあるので比較検討が必要です。

クライアント型(クライアントタイプ)

利用するクライアントのPCにインストールするタイプのツールで、セキュリティソフトがPC上で作動します。メールソフトのアドオンタイプもあります。

クライアント型のメリット

サーバを設置しなくて済み、部署単位で利用できるのが特徴です。導入が簡単でコスト負担も小さいことが多く、小規模な運用に特に適しています。送信者本人にメールの内容をチェックするよう促すため、意識を高めミス再発防止につながるでしょう。

クライアント型のデメリット

メール送信前、宛先を再確認するための表示がされ、誤送信を防ぐことが可能です。

アプライアンス型

アプライアンス=設備という意味で、すでに誤送信防止ツールを組み込んだサーバを設置する方法です。

アプライアンス型のメリット

導入方法はサーバ型と似ていますが、製品化されたものを導入するだけなのでサーバ型よりも簡単に導入できます。

アプライアンス型のデメリット

サーバ型に比べて拡張性が低いことや、保守管理にコストや手間がかかりやすいのがデメリットです。

クラウド型

クラウド上(インターネット上)にサーバを設置し、そこでメール誤送信対策のソフトを利用する方法です。

利用するサーバは専用・共有のものがあります。専用の場合は多くの機能や設定が可能ですが、そのぶんコストがかかり、共有の場合はコストが下がるものの、利用できる機能が限られます。

クラウド型のメリット

サーバを自社で設置、運用する手間を省け、手軽に導入できます。サーバやメールソフトなどの環境にかかわらず利用できるのもメリットです。このようなメリットから、近年利用が増えています。

クラウド型のデメリット

拡張性がないので、業務に必要な機能が含まれているかを十分確かめてから製品を選びましょう。また、サービス障害が発生して使用できなくなることがあります。

Google Workspace
Google Workspace 事例

メール誤送信防止ツール選びのポイントとなる5つの機能

4つのタイプから自社に合うタイプを選んでから、個々の製品を比較検討することになるでしょう。選択する際にポイントとなる主な機能についてご紹介します。

承認機能

メールを送信する際、第三者によるチェックを行って承認を得なければ送信できない機能です。内容や宛先などにミスがあると判断され、承認を得られない場合は送信されません。

ツールによってはチェックを行う第三者を複数人登録することもでき、担当者の一人が不在でも承認作業が可能なため、業務に支障をきたしません。

宛先確認機能

メール送信前、宛先を再確認する表示が出て、誤送信を防ぐことが可能です。

添付ファイルの暗号化機能

メールに添付されたファイルを自動的に暗号化する機能です。ファイルを閲覧するためのパスワードも自動で生成して送信する機能もあります。

送信保留機能

メール送信時、一定時間の間いったん送信を保留しておける機能です。その間に内容が不適切であったり、送信先を間違えたりしたなどに気付くと送信を取り消せます。

言語機能

英語や中国語など、日本語以外の言語チェックに対応する機能です。海外とのやり取りを行う企業は取り入れておきたい機能といえるでしょう。

これらの機能が利用できるツール・ソフトを利用すると、メール誤送信によるリスクを大きく減らせます。クライアント型やサーバ型などの導入スタイルとあわせて、適切なものを選びましょう。

誤送信防止ツールおすすめ10選

メール誤送信ツールを導入し、誤送信によるリスクを下げるのは企業としてとても大事なことです。ただし、これまで利用していたメールシステムへの影響や、ツールを利用する社員の負担が大きくならないことを確認する必要があります。

ここからは、おすすめのメール誤送信ツール10選をご紹介します。

AIが誤送信検知「CipherCraft/Mail 7」

1つ目は「CipherCraft(サイファークラフト)」です。メール誤送信防止市場、13年連続でナンバーワンのシェアを誇っており、導入コストや機能面のバランスが良いことが特徴です。

導入方法は「クライアント型」「サーバ型」「アプライアンス型」に対応しています。

料金プランは導入方法や利用する機能数で異なります。もっとも利用できる機能が多いサーバ型で2機能を利用する場合、永年ライセンスタイプは「500,000円(100ユーザー)」年間サブスクリプションタイプが「175,000円(100ユーザー)」です。導入前に評価版(ベータ版)を無料で申し込めます。

Outlookアドイン「WISE Alert」

インストール型のWISE Alertは、誤送信によくある「うっかり」を防ぐためのポップアップ画面表示をはじめ、不正アドレス(フェイクアドレス)の検知機能、添付ファイルの暗号化など充実した機能がそろっています。

また、日本語・英語・中国語に対応しており、海外取引先とのやり取りにも利用できるのが特徴です。

料金プランは年間サブスクリプションタイプで、使用ユーザー数や運用管理機能付きのエンタープライズ版と、運用管理機能なしのスタンダード版で異なります。たとえば、使用ユーザー数5~50ユーザー・エンタープライズ版は年間1,560円です。無料トライアル利用も可能です。

ヒューマンエラーを防止「メール誤送信防止」

USENによるメール誤送信防止は、最大30日間の無料トライアルが利用できるクラウド型のサービスです。送信保留機能やファイルの暗号化機能など基本的な機能はもちろん、24時間対応の電話サポートもあり、安心して利用できます。

初期費用は99,800円、月額費用は1ユーザーライセンスにつき150円(最低5ユーザーから)とわかりやすく、最低利用期間1年間からです。

ゲートウェイ型でクラウドメールも対応「@Securemail Plus Filter」

メール送信時に第三者チェック、一時保留、添付ファイルのダウンロード化など充実した機能がそろっています。ゲートウェイ型(サーバ型)のため、現在のメール環境を大きく変えることなく、素早く導入できるのが特徴です。

利用できる機能によってプランは異なりますが、「@Securemail Plus Filter」の場合、初期費用は50,000円、月額費用は10アカウントまで2,500円で、無料トライアルの利用も可能です。

送信キャンセルが可能「メールZipper」

メールZipperは、添付ファイルの有無にかかわらずメールを一時保留、上長承認(第三者承認)やファイルの自動暗号化など、多くの機能を利用できるクラウド型のサービスです。無料トライアルは評価版ではなく、そのままの機能をすべて60日間利用できるのも特徴です。

初期費用は無料、共用と専用(VPS)プランで月額料金が異なります。基本機能に加えて多くの機能が利用できるVPSプランの場合、1アカウントあたり月額300円、30アカウントから利用可能です。

暗号化で情報漏洩を防止「BRODIAEA safeAttach」

アプライアンス型のBRODIAEA safeAttachは、第三者による承認機能をはじめ、ファイルの暗号化などの機能を利用でき、柔軟なルール設定が可能なサービスです。人の手が加わることなくファイルの暗号化ができ、誤送信対策によくある面倒な暗号化操作やパスワード管理も必要ありません。

多言語に対応しており、Web画面はすべて日本語・英語対応もしています。また、評価機の貸し出しにより2週間無料で試すことができます。

情報漏洩と攻撃メール、両方の対策が可能「m-FILTER」

m-FILTERは、内部からの誤送信による情報漏洩と、外部からの攻撃メールのどちらにも対応することで、安全性を高めることができるサービスです。

添付ファイルパスワードロック機能など、内部から情報が漏洩するリスクの対策ができます。外部からの攻撃のリスクの対策としては、メールデトックスという特許出願中の技術で危険なメールを隔離することができます。受信メールの送信元アドレス、添付ファイルの拡張子、本文の偽装判定をしてくれるのに加え、メール本文や添付ファイルの中に含まれるURLに対して判定を実施します。

クラウド型サービス「Active! gate」「Active! gateSS」

Active! gateと Active! gateSSは、送信メールの一時保留、ファイルの暗号化、設定条件によるメール送信拒否、時間差配信など誤送信を防ぐ便利な機能がそろっているクラウド型のサービスです。役所やコンサル企業などセキュリティ強化必須の場所で導入されており、オプションとしてウイルス対策機能も利用できます。

Active! gateの利用料は、企業向けのスタンダードライセンスの場合、100ユーザーで495,000円です。「Active! gateSS」は Google Workspace (旧・G Suite)と連携できるサービスです。利用料はシングルドメイン利用に対応したオリジナル運用プランなら初期費用50,000円、月額費用1メールアドレスあたり300円となっています。60日間の無料トライアルも利用できます。

役所やコンサル企業などセキュリティ強化必須の場所で導入されており、オプションとしてウイルス対策機能も利用できます。

メール送信時のあらゆるミスに対応「HENNGE Email DLP」

HENNGE Email DLPは、メール送信時に起こりがちなミスに対応することに特化したサービスです。誤送信対策として、送信メールの一時保留機能、権限のある承認者による承認機能があります。

その他、データの漏洩を防ぐため、フィルターを用いて機密データを含む可能性のあるメールを社外へ送ることを防止できます。また、添付ファイルを自動でzip暗号化するように設定することも可能です。

Google 推奨の暗号化ソフト「Vitru(バートルー)」

Virtruは Google が推奨するデータ暗号化ソフトで、Gmail、Google ドライブ、Outlook の暗号化に対応しています。

Virtruを使用すると、Gmail の受信データが Google のサーバーに到達する前にメッセージとファイルを暗号化し、不正なアクセスを防止します。添付ファイルの有効期限を設定したり、転送を無効にしたりして情報漏洩を防ぐことができます。

Google ドライブでは、アップロード時にファイルを暗号化し不正なアクセスを防止します。その他に、Outlookの電子メールと添付ファイルを暗号化し、機密性を高めることも可能です。

メールの誤送信を防止できるツールについて、紹介しました。どのツールを利用するのが最適なのか、迷われる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

DSK(株式会社電算システム)には、高いセキュリティ性を誇る Google Workspace  ご利用いただいているお客様に対し、最適なメール誤送信防止ツールをご提案できるナレッジがあります。DSKは、Google Cloud Japan パートナーアワードを11年連続受賞、Google 関連の資格取得者が多数在籍していることからも、Googleに特化した専門性の高いチームとなっています。

デバイスも場所も関係なく、複数人で仕事を進められる Google Workspace の導入からその後のサポートまで、多くの導入実績・Google ソリューションを持つ DSKにぜひお任せください。

まとめ

個人が注意してもヒューマンエラーは起こり得るため、メール誤送信による情報漏洩の可能性は否定できません。そのため、メール誤送信防止ツール導入済み、または検討中の企業は多くあります。万が一の際に発生する賠償や企業リスクを考えると、費用対効果の面でもメール誤送信防止ツールの導入は非常に有効だと考えられます。

サーバ型やクラウド型などの導入スタイル、上長(第三者)承認機能やファイルの暗号化機能などの汎用性を考慮し、ぜひ自社に合った適切なツール導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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