働く環境の多様化が進む今だからこそ見直したい社内コミュニケーション文化

新型コロナウイルスの感染収束が不透明な中、今後も継続してテレワークや在宅勤務を検討している企業は多いかと思います。

現在、弊社でもテレワークをメインに仕事をしていますが、テレワークの場合、対面のコミュニケーションが可能であったオフィスワークと比べると、社内情報共有がしづらい場面が結構あるかと思います。

働く環境の多様化が進み、リモートでお互いが離れている今だからこそ、社員に正しい情報を発信し、ナレッジ共有をすることで、チームとしての一体感を高めていくことが必要です。

本稿では、テレワークに切り替わったことによって生まれた社内コミュニケーションの課題に対して、弊社電算システムがどのように社内情報共有などを行っているのか、社内事例紹介としてお話させていただきます。

社内の情報共有は「メール一斉送信」から「社内ポータル」へ

弊社では、Google Workspace 連携のできるポータルサイト LumApps を使って、情報共有をしています。

メールの場合、全体のメーリングリストに情報共有を行っていると、様々な情報が一つのメーリングリストに流れてくるため、あとから必要な情報を見つけるのにとても時間がかかり、重要な情報を見逃してしまうこともあります。

情報共有を円滑に行うために、弊社が使っているのがポータルサイトのニュース一覧機能です。トップニュースはポータルサイトの一番上に表示され、その他の最新ニュースはホームページの一覧という形で、情報の強弱を見た目のデザインでつけることができます。そして過去の記事を確認したい場合は、キーワードやカテゴリごとに検索ができます。あとからニュースを検索したい場合も、これなら簡単ですね。

そして、他にもニュースレター機能があるので、重要な情報は社員に再度読んでもらえるように促すことが可能です。また、アナリティクス（分析）機能も使えば、どのくらいの人がそのページにアクセスしているかも分かるので、情報発信者側も「情報が伝わったかどうか」を視覚的に確認ができます。

実際、弊社ではポータルサイト開始時は、マーケティングチームが週１のペースでニュースレターを配信し、コンテンツが読まれているかアナリティクスで確認することで、コンテンツの見直しを実施していました。

Google Workspace（旧 G Suite）機能を使いながらノウハウやナレッジを蓄積

テレワークでは、組織内のナレッジや情報共有がなかなか難しいかと思います。せっかく良いナレッジや情報があっても、共有する仕組みがなければ、一部の人にしか共有できずに終わってしまいます。

弊社では特に在宅勤務を開始してから、様々な部署でオンライン勉強会が実施されていました。例えば、セミナーや商談もすべてオンライン化したので、そうしたオンラインのナレッジを Googleスライドにまとめたり、オンライン勉強会の内容を Google Meet の録画機能を使って録画し、動画として共有しました。動画だと、1.5倍速や２倍速でも確認できるため、当日勉強会に参加できなかった社員も、業務の空き時間で簡単に確認ができるので大変便利です。（※Google Meet の録画機能についてはGoogle Workspace の Business Standard 以上でご利用いただけます。）

そうしたナレッジコンテンツを Googleドライブのフォルダに置いておけば、ドライブとポータルサイトを連携させることによって、ポータルサイト上にコンテンツをまとめて掲載することが可能です。コンテンツのアップロードは Google ドライブから直接アップロードできるので、わざわざ毎回ページを更新する必要がなく、メンテナンスもしやすいのがポイントです。

Googleドライブだと管理がバラバラになりがちなノウハウやナレッジも、ポータルサイトと連携することで、情報の蓄積と活用を促進させることができます。実際、弊社でもこのようなナレッジ共有のページが出来たことで、部内のナレッジを他の部署にも共有することが増え、他部署がどのようなことをしているのか知るきっかけにもつながりました。