Google が提供するクラウドコラボレーションツールが G Suite です。世界で300万社以上※1が、G Suite のコラボレーション機能によって多様なワークスタイルを実現しています。日本でも多くのユーザー企業がおり、「働き方改革」を実現するためのインフラとして注目している方も多いでしょう。
当社電算システム(DSK)では1,000社以上のお客様にこの G Suite の導入支援をさせていただきました。その中で「クラウドコラボレーションツールの導入にパートナーによる支援は本当に必要か？」という疑問を持たれることがあります。
確かに、「クラウド」といえばインターネット経由で利用するサービスのため社内インフラの整備が不要で、手軽に導入できるというのが利点の一つです。実際にクラウドストレージといったサービスを自社導入した経験がある企業からすれば、その導入はシンプルでパートナーによる支援は必要ないのではないかという疑問が生まれることはある意味当然なことでしょう。
しかし、G Suite に関していうと、この疑問に対しては「導入支援は必要」というのが答えになるでしょう。なぜなら、多くの情報を取り扱う基盤となる G Suite は、要件も機能も豊富であり、また既存の環境を踏まえた設計と導入が必要になるからです。そのため、クラウドサービスといっても現実的には経験やノウハウが必要な部分も多いのです。DSKのような導入パートナーの支援とともに導入することが G Suite のスムーズな導入と活用への近道と言えるでしょう。
そこで今回は、G Suite の導入の流れをご説明します。
①導入すべき G Suite プランを見極める
G Suite はユーザー企業のニーズに合わせて3つのプランから選択することができます。それが Basic、Business、Enterprise の3つです。
≪各プランの違い≫
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Basic |
Business |
Enterprise |
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年額/1ユーザー※ |
6,000円 |
14,400円 |
26,000円 |
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利用可能ツール |
・ビジネス用Gmail ・共有カレンダー ・文書作成・共有 ・サイト作成 ・音声・ビデオ会議 ・セキュリティと管理機能 |
・ビジネス用Gmail ・共有カレンダー ・文書作成・共有 ・サイト作成 ・音声・ビデオ会議 ・セキュリティと管理機能 ・メール、チャットのアーカイブ ・保護ポリシーの設定 ・メール、チャット、ファイルの電子情報開示 ・監査レポート
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・ビジネス用Gmail ・共有カレンダー ・文書作成・共有 ・サイト作成 ・音声・ビデオ会議 ・セキュリティと管理機能 ・メール、チャットの アーカイブ ・保護ポリシーの設定 ・メール、チャット、 ファイルの電子情報開 示 ・監査レポート ・Gmailのデータ損失防 止(DLP) ・ドライブのデータ損失防止(DLP) ・Gmailのホスト型 S/MIME ・その他 |
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ストレージ容量 |
30GB |
無制限 |
無制限 |
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電話とメールによるサポート |
〇 |
〇 |
〇 |
※月単位の契約も可能です
これら3つのプランの中から自社に最適なプランを選んだり、必要なオプションを組み合わせたりするには、まず的確な要件定義が必要です。DSKでは豊富な実績から多角的にお客様の環境をアセスメントし、最適なプランをご提案します。
②移行計画を立てる
現時点でメールやスケジュール管理、ファイル共有などを使用していないという企業や組織は稀でしょう。そのため、G Suite の導入には移行が伴います。メールは Gmail、スケジュールは カレンダー、ファイル共有は Google ドライブです。導入する企業や組織にとっては移行作業は一度きりなので、移行に関するノウハウが蓄積することはありません。
しかし、既存のメールやファイルをどのように移行するのか、新しい環境でのクライアントの環境はどのように設定するか、既存のデータをどこまで保存するかなど、IT要件だけでなく業務要件との兼ね合いで決めるべきこともあります。
また、展開に関しても、組織全体に一気に導入するのか、一部の部門などから段階的に導入、移行してゆくかなど、組織の規模などにもよった計画が必要になります。
③運用計画を立てる
G Suite 導入のゴールはもちろん「導入」で終わるわけではありません。何よりも大切なのが導入後の運用であり、その方法によってはせっかく導入してもその利点を十分に生かしきれないことも少なくないでしょう。
運用には2つの側面があります。一つはユーザーから見た運用です。G Suite には多くのサービスが提供されています。最初からすべてを展開するとユーザーも使いこなせず混乱することもあります。そこで基本的なツールから順にユーザーに展開してゆくというのも活用の観点では効果的です。また、業務要件に応じてワークフローなどアプリケーションを開発することもあります。機能面から見ても一度入れて終わりではありません。
もう一点がシステム的な運用です。G Suite はクラウドサービスなのでサーバーの運用などは基本的に発生しませんが、必要に応じてバックアップや監視などの運用が発生します。また継続的に更新されますので、システム的なキャッチアップも必要になります。
このように、運用計画を立てることで G Suite のスムーズな運用や利用の拡大を実現し、継続的な活用を支えます。
④初期設定とヘルプデスクの設置
「いざ G Suite を導入！」という際にまず行うべきアクションが初期設定です。実はこの初期設定でつまずく企業も多く、導入担当者が様々な情報を収集しつつ手探りで設定を進めていくということも少なくありません。「G Suite の初期設定はものすごく難しい」というわけではないので、設定自体は完了できるでしょう。しかし、その設定が要件的に適切であるかどうかは別問題です。そのあとの変更などに費やす時間を考慮すれば、当初から導入支援を依頼した方が圧倒的に低コストで済んだ、と後悔することもあります。
初期設定では独自ドメインの適用やユーザーアカウントの作成、メールアドレスの作成、アクセス権限の設定などがあります。特にアクセス権限に関しては G Suite のセキュリティ管理上、慎重かつ丁寧に行う必要があります。
初期設定が完了すればヘルプデスクの設置が待っています。ユーザーの疑問や日々発生する大小様々なトラブルに対応すべく、教育された人材を配備することが大切です。これも手探りで行うと結果的に膨大な時間やコストを費やすことになるため、導入パートナーの支援を依頼する方が合理的でしょう。
以上のように、G Suite は導入自体が容易なのは事実ですが、組織に合わせた要件定義や設計、移行計画や運用計画の立案、初期設定やヘルプデスクの設置などやるべきことはたくさんあります。こうしたいくつかの課題をクリアして、クラウド特有の利点であり「導入スピード」と「低コスト」を実現するために、パートナーの支援は欠かせないものとなります。
G Suite の導入に関しては、実績豊富なDSKまでぜひご相談ください。お客様の環境やご要件に最適なご提案でスムーズな導入をご支援いたします。
