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G Suite でプロジェクトの推進を効率化!

 2020.03.25  ラクまるブログ編集部

 Google が提供するクラウド型のコラボレーションツール「 G Suite 」。その歴史を遡ると、2006年に組織向けアプリケーションセットとして無償提供された Google Apps for Your Domain に始まり、それから度重なる改良が加えられ、今日の G Suite が完成しています。Googleが発表した情報によれば、2018年時点で有償契約数が400万社を突破し、世界的なコラボレーションツールとして成長しています。
参照:マイナビニュース『G Suiteの有償顧客が400万社突破、クラウドネイティブが浸透

Google サービスを使い慣れたユーザーが多いことから、組織内での馴染みが素早くシンプルに活用できることが人気の理由の1つです。本稿では、そんな G Suite でプロジェクト推進を効率化するための作成機能として提供されているアプリの数々をご紹介します。

プロジェクト効率化に効く G Suite の作成機能一覧

1. ドキュメント

ドキュメントをテキスト文書の作成や編集をブラウザ経由で行えます。 Google 無料サービスの一部としても提供されているので、使ったことのある方が多いでしょう。組織内のメンバーとはもちろん、社外のユーザーと1つのドキュメントを共有しながら、同時に編集できるのが大きなメリットです。また、組み込み式のチャット機能で共同編集しながらメッセージのやり取りが行えるため、コミュニケーションが大幅に効率化します。

ドキュメントは、マイクロソフトのWordファイルやPDFファイルはもちろん、.odt、.rtf、.txt、.htmlなどさまざまな形式での出力に対応しています。また、ドキュメントに加えられた変更は無制限に保存されるので、バージョン管理も楽々行えます。変更履歴の保存はサービスの保存容量に含まれず、無期限に保存されます。

2. スプレッドシート

ドキュメントと同じく無料の Google サービスの一部で提供されているスプレッドシートは、ブラウザ上で作業可能な表計算アプリです。最新の売上情報を共有したり、イベントを計画したり、スプレッドシートを共有しながら作業することで、あらゆる共同作業が可能になります。

自分が見ていない間に合った変更の通知を受け取り、スプレッドシート内でチャットコミュニケーションを取ることも可能です。変更履歴はすべて保存されるので、間違った更新を正すことも簡単です。

さらに、 G Suite が提供するスプレッドシートでは Google AI が搭載されているため、組織全体のユーザーがデータから貴重な洞察を得ることが可能になります。関数の入力中は関連性のあるものが表示されるため、時間を節約しつつ、間違いを減らして正確なデータを管理できます。

データをより簡単に把握するには、「データ探索」ボタンをクリックして傾向やカスタマイズ可能な項目についても確認できます。また、「データ対策」にて質問を入力することで、 Google AI が自動的に答えを見つけてくれます。

3. フォーム

フォームは、アンケートなど調査用のカスタムフォームを一切の追加料金なしで作成できる機能です。コラボレーションツールの多くは、アンケート機能をオプションとして追加するため、余分なコストがかかります。 G Suite では事前に組み込まれており、かつデザイン性の高いフォームが作成できます。

G Suiteで実現するこれからの時代のコミュニーケション
G Suite の特徴と他コミュニケーションツール比較

複数の質問形式から選択したり、ドラッグ&ドロップで質問を並べ替えたり、リストを張り付けたりとドキュメントを作成する感覚で簡単にフォームをカスタマイズできます。さらに、回答をリアルタイムに確認しながら、フォームによって得たデータをスプレッドシートや他のソフトウェアに取り込み、そのまま分析することも可能です。

フォームの回答に G Siute アカウントは不要なので、社外ユーザー向けにアンケートを実施することも可能です。

4. スライド

質の高いプレゼンテーション資料をブラウザ上で作成できるサービスです。無料の Google サービスの一部としても提供されています。もちろん、複数のユーザーで共同編集が行えるので、従来は難しかったプレゼン資料の共同作成も可能です。作成したプレゼンテーションはWeb会議を実施しながら、画面越しの相手と共有することも可能なので、営業の形を大きく変えることにも繋がります。

プレゼン資料が苦手な方でも、テンプレートを使いながら動画、画像、図形描画、切り替え効果などの機能を使ってプレゼン資料の質を効率よく高められます。スライドも無制限の変更履歴保存によって、バージョン管理を強力にサポートしてくれます。

5. サイト

チーム用、プロジェクト用、イベント用、組織用に魅力的かつ質の高いサイトをかんたんに作成できるサービスです。作成したサイトは、パソコンからスマートフォンまであらゆる画面に合わせて表示され、デザインやプログラミングの専門知識は不要です。

サイトを作成することで、 Google ドライブ のフォルダやドキュメントなどの作成機能、共有カレンダーなどあらゆるコンテンツに簡単にアクセスできるため、情報共有のハブとして機能します。

サイトはドラッグ&ドロップだけで簡単に作成・変種が行え、デザインはグリッドレイアウトで自動的に再配置されます。すべてのコンテンツが最適な場所に配置されるので、デザイン知識いらずです。

6. Keep

アイディアやToDoをいつでも簡単に書き留める。それが Keep です。このサービスを使えばメモ、リスト、写真、音声、イラストを使用してチームと簡単に共同作業を進めることができます。パソコン、スマートフォン、タブレットなど使用するデバイスを問わないので、どこにいてもメモの閲覧・作成・編集が行えます。編集内容は自動的に保存され、すべてのデバイス間で共有されます。

7. Jambobard

 Jambobard はチームの独創性を高めるための、ホワイトボード形式で描画専用デバイスです。デバイスはインターネットに接続され、いつでもどこでもリアルタイムにチームでの共同編集に活用できます。メンバーが同じ部屋にいて複数の Jambobard を活用することも、世界中で Jambobard アプリをモバイルで活用している場合でも高い生産性を発揮します。

 ドキュメント 、 スプレッドシート 、 スライド といった資料をかんたんに取り込め、ドライブに保存されている写真を追加するのもかんたんです。55インチ型の4Kディスプレイは見た目にも美しく、組織全体の創造性を生み出す中心的役割になります。

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 G Suite をどんどん活用しよう!

いかがでしょうか? G Suite の作成機能を作ることで、プロジェクト推進を効率的に行い、その他さまざまな業務で活用できます。 G Suite はその他の通り、非常に豊富な機能がスイートパックされていますので、社内のみならず社外の方々と進める横断型プロジェクトでも威力をはっきします。是非ご活用ください。
※Jambobard は別途購入が必要になるのでご注意ください。

 G Suite の機能や利用について詳しく知りたい方は、定期開催している「よくわかる G Suite セミナー」にご参加ください。これからお使いの企業様向けに、 G Suite の特徴・機能や管理者様の利用方法をご紹介します。また、導入前に抑えておくポイントについても、わかりやすくご紹介します。事前登録制ですので、是非ご確認ください。

【よくわかる G Suite セミナー】
https://www.dsk-cloud.com/seminar/gsuite-workstyle

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