ビジネスでは多くのデータをやり取りするため、用途に応じたクラウドサービスを選んで活用されている企業は、多いのではないでしょうか。
クラウドストレージとは、クラウド上でファイルや画像などのデータを保存できるサービスで、近年多くの企業や個人で活用されています。
一方、これから導入を検討している方や情報収集している方のなかには、クラウド上にデータを保存することに抵抗があったり、種類が多く迷ってしまう方も多いでしょう。
そんなお困りの方に読んでいただきたい本記事では、メリットやクラウドストレージ5選比較をはじめ、クラウドストレージを選ぶ際のポイントも紹介しているため、導入の検討をしている方は、ぜひ参考にしてみてください。
法人向けクラウドストレージとは、オンライン上にファイルを保存できるサービス
法人向けクラウドストレージは、オンライン上に画像や動画などのさまざまなファイルを保存・管理できるサービスです。サーバーを自社に設置する場合に比べて、コストを削減できます。クラウドストレージが普及する以前は、画像、動画、アプリなどのデータは、デバイスもしくはサーバー機器本体のみで保存・管理が可能でした。
クラウドサービスの大きな特徴は、オンライン上における倉庫と呼ばれるクラウドで、さまざまなデータを保存・管理できる点です。パソコンやスマートフォンなどのデバイスとインターネット環境があれば利用できるため、サーバー機器を自社オフィスに設置する必要がありません。
クラウドストレージは、コスト削減に取り組みたい企業におすすめのサービスです。サーバー機器の導入・運用コストだけではなく、サーバーの管理に必要な人件費も削減できます。クラウドストレージは、データを社内外に共有できる点も特徴です。簡単な操作で社員や外部関係者などにデータを共有できます。
法人向けクラウドストレージは、個人向けクラウドストレージに比べて保存可能なデータ容量が大きく、さまざまな機能が備わっている場合が多くあります。社内の業務効率向上を図る際にも役立ちます。
クラウドストレージを使うメリット4選
クラウドストレージを使うメリットは、以下の4つです。
- 場所を問わずに活用できる
- コスト削減につながる
- 大容量のファイルやデータの共有に便利になる
- 災害時のリスクヘッジになる
メリットを把握して、導入を検討する際の参考にしてください。
場所を問わずに活用できる
クラウドストレージは、インターネット環境とデバイスがあれば、場所や時間に制限されずに利用できるサービスです。保存されたデータは、クラウド上のサーバーに保管されるため、複数のデバイスで同じデータを操作できます。クラウドストレージにデータが集約されており、複数のデバイスへ同じデータを保存する必要がありません。
また、多くのクラウドストレージが、パソコン、スマートフォン、タブレットなどの複数のデバイスに対応しているため、自由にログインが可能です。
コスト削減につながる
クラウドストレージサービスをビジネスに活用すれば、ハードウェアの購入、サーバーシステムの構築、ソフトウェア開発などのさまざまなコストを削減できます。また、サービスの多くは、使用量に応じて課金される従量課金制です。
データ容量や利用人数などのプランを自社に合わせて変更できるため、サーバー機器の容量アップや機能拡張などの手間が必要ありません。自社にサーバー機器を設置した場合と比べて、運用コストを大幅に削減できます。
クラウドストレージは、インターネットを介してサービス利用者へ常に最新のバージョンが提供されます。サーバー機器のバージョンアップに必要な手間とコストも削減可能です。クラウドストレージの導入によって削減できた時間とコストは、企業の主要業務に活用できます。企業として本来着手すべき業務が進み、社内業務の効率化が可能です。
働き方改革が推進される現代において、クラウドストレージの導入による業務効率化は、企業にとって大きなメリットになるでしょう。クラウドストレージは、コストの見える化にも役立ちます。自社サーバーの管理にかかる人件費は、見える化が難しいコストです。クラウドストレージサービスを導入すれば、月々の利用料金のみを把握すればよいため、コストが把握しやすく、管理も簡単です。
大容量のファイルやデータの共有に便利になる
クラウドストレージを導入すれば、大容量のファイルでも保存・共有できます。ファイルを共有したい相手にURLを送るだけで、クラウドストレージからダウンロード可能です。容量が大きくてメールに添付できないファイルでも、円滑に共有できます。
複数のメンバーがアクセスできる共有フォルダを作成すれば、フォルダ内のファイルを自由に編集・管理可能です。クラウドストレージ内に保存されたファイルは、複数人で同時編集できます。ビデオ会議でコミュニケーションを取りながら、リアルタイムでファイルを編集したい場合に便利です。また、クラウドストレージサービスの設定をすれば、デスクトップ上の重要なファイルを自動で保存できて、バックアップとして利用できます。
自社オフィス内にサーバー機器を設置した場合、容量がいっぱいになるタイミングで新しい機器を購入する必要があります。クラウドストレージサービスを利用すれば、容量不足による機器導入の手間とコストを削減可能です。
災害時のリスクヘッジになる
クラウドストレージの導入は、自然災害から社内データを守る際に役立ちます。企業が保有するデータのなかには、個人情報や機密情報などの重要データが多くあり、厳重な管理が必要です。万が一、自然災害によってサーバー機器内のデータを紛失した場合は、企業の社会における信用を大きく損ない、トラブルに発展する可能性があります。自然災害からデータを保護する対策は、企業が健全に事業活動を続ける上で重要な課題です。
クラウドストレージに保存されたデータは、すべてクラウド上にあるため、自然災害による被害からデータを保護できます。近年では、データのバックアップを目的にクラウドストレージを利用する企業も出てきており、緊急の際に備えた対策への意識が高まっています。自然災害による損害を最小限に抑える対策の1つとして、クラウドストレージによるデータ管理が効果的です。
クラウドストレージを使う時の4つの注意点
クラウドストレージを使う時の注意点は、以下の4つです。
- カスタマイズ性に乏しい点
- セキュリティへの懸念点
- 障害時に操作できない点
- パスワード管理の手間がかかる点
クラウド上にデータを保存するだけでは、データを安全に保護しきれません。起こり得るトラブルやサービスを利用する際のリスクを事前に把握して、対策をしておきましょう。
カスタマイズ性に乏しい
クラウドストレージサービスは、利用できる機能が決まっており、自社サーバーのような自由なカスタマイズはできません。カスタマイズ性はサービスによって異なるため、より細かい設定や機能の拡張をしたい場合は、カスタマイズ性の優れたクラウドストレージサービスを選びましょう。
クラウドストレージサービスには、ビジネスに役立つ多彩な機能を備えたサービスも提供されています。サービスを選ぶ際は、自社に必要な機能を整理して、事前に利用予定のサービスと照らし合わせる作業が大切です。サービスを利用する場合、ほかの利用者と同じITインフラを使用します。
ITインフラやサービスの不具合によって、システムが正常に動作しなかったり、パフォーマンスが低下したりする可能性があるため、注意が必要です。
セキュリティへの懸念がある
クラウドストレージに保存されたデータは、すべてオンライン上で保管されます。データの保管場所がオンライン上である点やデータ共有が簡単にできる点から、情報漏えいや不正アクセスなどのセキュリティリスクは、自社サーバーに比べて高まります。
クラウドストレージサービスを導入する場合は、事前にサービスのセキュリティ機能を確認しましょう。サービスの機能と併せて、システムの運用ルールを工夫する方法も、セキュリティ対策として効果的です。例えば、個人情報や機密情報などの重要データは、クラウドストレージに保存しないルールにすれば、オンライン上におけるセキュリティリスクを低減できます。
障害時に操作できない可能性がある
クラウドストレージを利用する場合は、システムの運用・保守はサービス提供会社が行います。運用・保守に必要な手間とコストを削減できますが、システムに障害が起きた場合に、自社で対処できません。システム障害が起きた場合の対応は、事前にサービス提供会社に問い合わせで確認しておけば安心です。万が一に備えて、自社で対策をしておきましょう。
パスワード管理の手間がかかる
クラウドストレージは、IDやパスワードなどのアカウント情報があれば、誰でもアクセス可能です。パスワードを厳重に管理して、外部に漏らさない対策が求められます。対策としては、パスワード
管理の重要性を社員に周知したり、休職者や退職者のアカウント情報の取り扱いを決めたりすれば、より厳重にパスワードを管理できます。パスワード管理に必要な工数は増えますが、社内のセキュリティを高めるために重要な取り組みです。
法人向けクラウドストレージを選ぶ際の3つのポイント
法人向けクラウドストレージを選ぶ際のポイントは、以下の3つです。
- 必要なセキュリティが確保されているか
- コストとデータ容量が確保されているか
- サポート体制が充実しているか
ポイントを把握して、サービスを選ぶ際のチェックポイントとして役立てましょう。
必要なセキュリティが確保されているか
企業がクラウドストレージを導入する場合、セキュリティ対策や災害への備えが重要です。企業は、多くの重要データを取り扱うため、データ管理を万全にする必要があります。クラウドストレージを導入する際は、利用を予定しているサービスのセキュリティ機能を確認して、安全にデータを保護できるかどうかを判断しましょう。
一般的には、個人向けクラウドストレージに比べて、法人向けクラウドストレージの方がセキュリティレベルが高く、データをより安全に管理できます。法人向けクラウドストレージのセキュリティ対策にはどんなものがあるのか、具体的に見ていきましょう。
外部からの攻撃に対する制御（ウィルスやハッキング等）
法人向けクラウドストレージのセキュリティ機能の1つは、アクセスログ管理機能です。アクセスログ管理機能を利用すれば、クラウドストレージへの不正アクセスを自動で検知して、迅速な対策を可能にします。また、デバイスによる2段階認証を設定しておけば、利用者を除く外部アクセスの防止が可能です。
サービスによっては、指定の通信回線以外のアクセスを制限したり、ファイルを保存する際に暗号化したりする機能が利用できるものもあります。
社内の不正に対する防止対策
一般的な法人向けクラウドストレージでは、部門、部署、社員などのグループや個人単位で管理機能が利用できます。管理機能のメリットは、フォルダやファイルなどのアクセス権限を適切に管理して、社内における情報漏えいのリスクを低減できる点です。クラウドストレージ上の共有フォルダやファイルを開いて、データを持ち出そうとする動きを制御できるため、データが外部に漏れるリスクを減らして、重要データを保護できます。
管理機能を活用すれば、デバイスごとにクラウドストレージへのアクセス権限を設定可能です。例えば、企業から支給したデバイスのみでログインできるように設定すれば、より安全にデータを保護できます。デバイスの管理機能やアクセスログをもとにデータの流出元を特定できるため、万が一問題が発生しても、解決への迅速な対応や原因の究明が可能です。
データ消失対策のバックアップ
クラウドストレージでは、ファイルをバージョン別に管理する機能があり、保存されたバックアップを利用して、データ消失対策に活用できます。ファイルを編集している際に重要な情報を誤って削除した場合でも、過去のデータをもとに復元可能です。一度削除されたデータを復元できれば、重要データが一時的に消失しても、トラブルへの発展を防止できます。
参照元：法人向けオンラインストレージおすすめ10選を徹底比較【2023年最新】
コストとデータ容量が確保されているか
クラウドストレージを選ぶ際は、自社に必要なデータ容量の事前把握が大切です。企業が業務で取り扱うデータ容量は、事業内容や企業規模によって異なります。請求書や見積書などのドキュメントが中心であれば、データ容量の上限が少なくても問題ありません。解像度の高い画像や動画ファイルを多く取り扱う場合は、データ容量の上限が大きいプランの利用が必要です。
企業規模に見合った料金で利用できるサービスを選べば、社内の業務効率化が進み、利益を最大化できます。サービスを効果的に活用するために、自社に合ったデータ容量が利用できるクラウドストレージを選びましょう。
サポート体制が充実しているか
クラウドストレージのサポート体制の充実度は、社内における業務の運用・監視体制の強化につながります。24時間365日にわたって機器の確認やメンテナンスをしているサービスかどうかがポイントです。常に監視されていないサービスの場合、夜間や休日などの監視時間外に発生したトラブルに対処できません。万が一トラブルが発生してデータが消失すれば、サービスだけではなく、企業の重大な問題に発展する恐れがあります。
障害やトラブルが起きた場合でも、被害を最小限にできる充実したサポート体制があれば、より安全なデータ管理が可能です。日本国外の企業とデータのやり取りが多い場合は、利用予定のサービスが対応できるかどうか確認しておきましょう。
法人向けクラウドストレージおすすめ5選
企業におすすめの法人向けクラウドストレージは、以下の5つです。
- Dropbox
- BOX
- セキュアSAMBA
- OneDrive
- Google Workspace（Google Drive）
それぞれの特徴を把握して、自社に合ったサービスを検討する際の参考にしてください。
Dropbox
Dropboxは、解像度が高い画像や動画ファイルなどのデータ容量が大きいファイルを多く取り扱う企業に向いているクラウドストレージです。Dropbox Businessは、ドロップボックス社が開発した法人向けクラウドストレージサービスであり、世界各地で利用されています。国内外の50万チーム以上に利用されており、世界におけるシェア率が高い点が特徴です。
ほかのクラウドストレージサービスに比べて操作画面がシンプルになっているため、パソコンに不慣れな人でも操作しやすいという評判があります。チーム間でのファイル共有が簡単にできて、ファイルの編集履歴が自動保存される機能も魅力です。
Dropbox Businessは、電話でのサポートは常に受けられますが、対応言語が英語のみになっているため、注意が必要です。社内に英語で対応できる人材がいるかどうかを、事前に確認しておきましょう。Dropbox Businessを利用するメリットは、アップロードする際のファイルサイズに上限がなく、削除ファイルを180日後でも復元できる点です。
共同でクラウドストレージ内を操作している際にファイルを消失しても、簡単に復元できます。また「代理ログイン機能」という機能を使えば、管理者はチームが取り扱うファイルの閲覧・削除などの操作ができます。代理ログイン機能は、EnterpriseプランもしくはAdvancedプランで利用可能です。
Dropbox Businessでは、定期的なセキュリティテストが実施されており、バグやセキュリティの脆弱性を識別・修正して、セキュリティの安全性を維持しています。
BOX
BOXは、アメリカに本社があるbox社が開発したクラウドストレージです。法人向けクラウドストレージとして世界で高いシェア率を記録しており、世界で95,000社以上、日本で7,300社以上の企業が導入しています。
BOXは、クラウドストレージの利用人数とデータ容量が無制限になっています。追加料金不要で利用人数とデータ容量が無制限なのは、ほかのサービスにはない大きなメリットです。また、セキュリティ対策の充実度、外部サービスとの連携性、操作性においても優れているサービスです。
セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社が提供している法人向けクラウドストレージです。サポート体制の充実度が高く、専任の担当者によるサービスの導入から運用するまでのサポートが受けられます。社内にクラウドや情報セキュリティの知見がある人材がいなくても、安心して導入可能です。
24時間365日にわたって運用監視と障害対策の体制が整っており、常に高いセキュリティでデータを保護できます。提供されているすべてのプランにウィルスチェック機能が備わっている点も魅力です。Amazon Web Service（AWS）というアメリカ政府機関が利用するデータセンターを活用しており、セキュリティ対策において評判の高いサービスです。
OneDrive
OneDriveは、WordやExcelなどのソフトウェアを提供するMicrosoft社が開発したクラウドストレージです。法人向けのビジネスプランは他社に比べて安価なため、低コストで導入できます。Word、Excel、PowerPointなどのOffice製品との連携性に優れており、スマートフォンでも利用できるため、場所や時間にかかわらずファイルの作成・編集・共有が可能です。
すでに社内でOffice製品を利用している場合に、特におすすめのサービスです。クラウドストレージを導入する際の負担が軽減できて、運用を始めてからも複数のソフトウェアで連携しながら、効率的に作業できます。
Google Workspace（Google Drive）
Google Workspaceは、Googleが開発した法人向けクラウドストレージです。Gmailを常用している職場や、クラウドストレージと併せてGoogle Workspaceの豊富な機能を利用したい場合におすすめのサービスです。セキュリティ面に優れており、企業でクラウドストレージを利用する場合に向いています。
Google Workspaceは、クラウドストレージ以外にもさまざまな機能を備えています。例えば、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Word、Excel、PowerPointをチーム間で共同編集可能です。また、ビデオ会議の利用、カレンダーの共有、独自ドメインのメールを利用できるなどの機能があります。
Google Workspaceは、社内の業務効率化に役立つサービスです。Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドなどのファイル作成アプリケーションを、目的に応じて自由に利用できます。Google形式のファイルであれば、クラウドストレージ内のデータ使用容量に算出されない点も魅力です。
また、ファイル検索の機能が優れており、必要なファイルを素早く探し出せます。Google Workspaceに保存されたデータは、複数のサーバーに分散して保管されます。ほかの利用者とは異なるサーバーで厳重なセキュリティ対策によりデータが保護されているため、社内のセキュリティレベル向上にも役立つサービスです。
クラウドストレージを活用してデータ保存を快適に
自社の成長に応じたセキュリティ対策の強化や、働き方の多様化に合わせたリスク対策を目指す場合は、クラウドストレージの導入がおすすめです。自社の目的や用途に合ったサービスを選べば、データを扱うさまざまな作業の効率化や、働きやすい環境整備に役立ちます。
クラウドストレージを選ぶ際は、サービスの機能面、セキュリティ面、カスタマイズ性、サポート体制などの総合的な視点で判断しましょう。自社がサービスを利用する目的や用途を整理して、適切なサービス選びが大切です。
Googleが提供する Google Workspace（旧G Suite）は、エンタープライズ級のセキュリティ体制が整備されており、オフライン環境でも使用可能な高度な機能が提供されています。ファイル共有、ビデオ会議、メールなどの組織内コミュニケーションの活発化に役立つ機能が揃っているサービスです。
Gmailを常用している場合や、クラウドストレージに加えてGoogle Workspaceの機能を利用したい場合は「Google Workspace」の導入を検討してみてください。Googleのプレミアムパートナーを務める株式会社電算システムでは、中小企業などで初めてサービスを導入する企業様に対して、サポート対応を行っています。
