Google Workspaceを使っているけれど、「仕事が忙しくて、メールの返信や資料作成に追われている…」、もっと効率的に作業を進めたいとお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
Google Workspaceは、多くのビジネスパーソンにとって欠かせないツールとなっていますが、複数のアプリを行き来したり、情報を整理したりするのに手間取ってしまうことがあります。そこで本記事では、Google Workspaceのサイドパネル機能を活用して、Geminiの力を最大限に引き出す方法を紹介します。
サイドパネル機能を総ざらいできる内容になっているので、ぜひ最後までお読みください。
Gemini のサイドパネル機能とは？作業の効率化を測れる便利機能
サイドパネル機能を使えば、Google Workspace上でGeminiと効率的に対話でき、作業時間を大幅に削減できます。この機能は、Gemini for Google Workspaceのアドオンで提供されており、Gmail、ドキュメント、スプレッドシートなどのアプリを操作しながら、同じ画面上でGeminiと対話することができます。これにより、Geminiアプリに切り替えてコピー＆ペーストする手間が省け、作業効率が大幅に向上します。
サイドパネル機能は、「Gemini Business」または「Gemini Enterprise」アドオンで利用可能です。
現在、日本語環境では利用できませんが、9月中にアルファ版機能としてリリース予定です。
Gemini for Google Workspaceの概要
Gemini for Google Workspaceとは、Googleが開発した最新鋭の生成AIモデル「Gemini」を利用した生成AI機能をGoogle Workspaceに組み込むアドオンです。
既存のGoogle Workspace環境に対して「アドオン」という形でGemini for Google Workspaceライセンスを追加購入することで、Gmailやドライブなどの Workspace アプリに、AI による支援機能を追加することができます。
Google Workspace は、発表当初から同時編集などのリアルタイムでコラボレーションする機能が特徴的でしたが、Gemini for Google Workspaceにより、生成AI とコラボレーションできるようになりました。
世界中で使われているGoogle Workspaceに生成AIを組み込むことで、従来とは異なる、より効率的な働き方を実現します。使い慣れたツールに、AI機能が追加されるため、新しい操作を覚える手間がほとんどありません。
Gemini for Google Workspaceは、AIが文書作成や情報整理をサポートしたり、AIが文書作成や情報整理をサポートし、コミュニケーションを円滑にします。それにより、私たち人間がより重要な、本質的な仕事に集中できるようにします。
サイドパネル機能とは？
サイドパネル機能は、Gmailやスプレッドシートで作業中にGeminiと直接やり取りができるため、タスクの切り替えを減らし、生産性を向上させることができます。
この機能は、Gemini for Google Workspaceのアドオンで提供されています。
同じくGemini for Google Workspaceアドオンで利用できるGeminiアプリは独立して開く1つのサービスです。そのため、特定の情報を入力する際には、Geminiアプリに切り替えてコピー＆ペーストの操作が必要になります。
しかし、サイドパネル機能を使えば、Gmailを開いたまま同じ画面でGeminiとやり取りできます。
現在、Gmail、ドキュメント、スライド、スプレッドシート、ドライブでサイドパネル機能をご利用いただけます。
また、Googleは今後さらに多くのサービスに対応していくことを発表しており、サイドパネル機能の活用範囲はますます広がっていきます。
現時点（2024年9月4日）では、アカウントの言語設定が日本語の場合はサイドパネル機能を利用できませんが、9月中に日本語対応されたサイドパネルがアルファ版機能としてリリースされることが予定されています。
いち早く試してみたい方は、アカウントの言語設定を英語に変更してお試しください。
<参考>ウェブの言語を変更する - パソコン - Google アカウント ヘルプ
Gemini サイドパネルが利用できる4つのアドオン
Gemini for Google Workspaceアドオンには下記の種類があります。
サイドパネル機能を利用するには「Gemini Business」または「Gemini Enterprise」アドオンが必要になります。
| アドオン | 説明 |
|---|---|
| Gemini Business | 一般的なビジネスユーザー向け。生成AI機能に月間使用量上限あり。 |
| Gemini Enterprise | 全生成AI機能を上限なしで使用可能。AIを活用した会議機能、セキュリティ保護機能も追加。 |
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AI Meetings and Messaging
|
Google MeetのAI機能を使用可能。会議の品質向上、コラボレーション促進などが可能。 |
| AI Security ※サイドパネル利用不可 |
管理者向けのAI機能。データ保護の自動化、セキュリティ体制の強化が可能。 |
下記エディションのGoogle Workspaceに対してGemini for Google Workspaceアドオンを追加できます。ご利用中のGoogle Workspaceのエディションが含まれない場合は、パートナーの弊社までご相談ください。
| Gemini for Google Workspace が利用可能なエディション | |
|---|---|
| Frontline Starter Frontline Standard Business Starter* Business Standard Business Plus |
Enterprise Essentials Enterprise Essentials Plus Enterprise Standard Enterprise Plus Nonprofits |
*Business Starter は Gemini Business のみをサポートしています。
ご利用中のGoogle WorkspaceがEducation環境の場合は、「Gemini Education」「Gemini Education Premium」のライセンスが利用できます。いずれを選択いただいてもサイドパネル機能は利用可能です。
Geminiサイドパネル活用方法を紹介
本章ではサイドパネル機能を実際に利用した際の画面と、その活用法を紹介します。サイドパネルの利用方法は全サービス共通で画面右上の『Ask Gemini』ボタンをクリックするだけで、すぐにGeminiとやり取りできます。
どのようなことを聞いたらいいかわからない場合は、Gmailなど各サービスに合わせた質問のテンプレートも用意されているので、そこから始めることもできます。
本章の活用例をご覧いただきながら、ご自身の業務を振り返ってみてください。「この作業のあの場面で使えるかも！」という発見があるはずです。
現在(2024/09/04時点)、日本語環境ではサイドパネル機能は利用できません。英語での入力のみ可能ですが、"in Japanese"と追記することで、出力を日本語で受け取ることができます。
Gmail編
Gmailのサイドパネルでは、AIを活用してメールの内容を要約したり、返信内容を提案したりできます。特定のメールを指定して質問できるため、Gmail内で作業を完結できます。
活用例①：
・複数のやり取りがあるメールスレッドの要約とアクションアイテムの整理
画面右上に表示される「Ask Gemini」ボタンをクリックするとサイドパネルが表示されます。
下記のプロンプトを入力します。（英語環境で実行しています。）
| Please summarize this email and list out action items in Japanese. （メールの要約とアクションアイテムを一覧化して） |
アウトプット
| 田中さんがウェブサイトリニューアルプロジェクトの立ち上げを知らせ、協力を依頼しました。 佐藤さん、山田さんが協力の意向を表明しました。 田中さんは現状のウェブサイトの課題分析のため、10月5日までに意見や指摘を返信するよう依頼し、10月8日にキックオフミーティングを開催することを知らせました。 |
アクションアイテム
|
過去のやり取りをすべて確認することなく、やり取りの要約と次のアクションアイテムを確認することができました。
活用例②：
・特定のファイルの内容からメールの下書きを作成する
プロンプト入力時に[＠]を入力することでドライブのファイルを指定することができます。
この機能を利用して、特定のファイルの内容を基にメールの下書きを作成してみます。
今回は架空の製品情報のドキュメントを基に下記のプロンプトを入力します。（英語環境で実行しています。）
| [ファイルを指定] Draft an email to share the contents of this file with your sales department. （このファイルの内容を日本語で営業部門と共有するための電子メールを作成して。） |
アウトプット
|
件名: Chromebook Stellar の製品紹介資料
ご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 よろしくお願いいたします。 |
資料の内容を参考にしてメールの下書きが作成されました。
生成された結果の下部の「Insert」ボタンをクリックして、生成された内容をGmailの下書きに反映できます。
活用例＋プロンプト例：
上記以外の活用例とプロンプトを合わせて紹介します。
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活用例 |
プロンプト例 |
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長文メールの要約 |
Please summarize this email in 3 sentences. （このメールを3文で要約してください） |
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外国語メールの翻訳 |
Please translate this email into Japanese. （このメールを日本語に翻訳してください） |
|
返信内容の提案 |
Please draft a reply to this email, thanking them for their offer and asking for more details about the project timeline and deliverables. （このメールへの返信案を作成してください。申し出への感謝と、プロジェクトのスケジュールと成果物についての詳細を尋ねる内容を含めてください） |
Google スプレッドシート編
スプレッドシートのサイドパネルでは、AIを活用してデータの整理、集計、計算を行えます。複雑な数式や関数を使わなくても、自然言語で指示を出すだけで表を作成したり、計算結果を確認できます。
画面右上に表示される「Ask Gemini」ボタンをクリックするとサイドパネルが表示されます。
活用例①：
・プロジェクトのスケジュール案を生成する
新規でスプレッドシートを開き下記のプロンプトを入力します。（英語環境で実行しています。）
| Draft a schedule to outline all the phases required before implementing a new 2-Step Verification policy. Include dependencies and specify a due date.in Japanese. （新しい 2 段階認証ポリシーを実装する前に必要なすべてのフェーズを含めたスケジュールを作成してください。依存関係を含め、期限を指定してください。） |
アウトプット
スケジュール案が生成されました。プルダウンの項目やフィルタなどが自動的に作成されています。
生成された結果の下部の「Insert」をクリックすることで、生成内容を直接スプレッドシートに書き出すことができます。
活用例②：
・売上データから、各製品カテゴリ別の売上を集計する
売上データが記録されたスプレッドシートを開き、次のプロンプトを入力します。（英語環境で実行しています。）
| Create a formula that calculates the total sales for each product category. （各製品カテゴリの合計売上を計算する数式を作成してください。） |
アウトプット
|
=QUERY(A2:D76, "select C, sum(D) group by C label C 'Category', sum(D) 'Total Sales'")
|
シートにあるデータに対応した関数が生成され、その関数の結果も合わせて生成されました。
生成された結果の下部の「Insert」をクリックすることで、生成された関数を直接スプレッドシートに書き出すことができます。
活用例＋プロンプト例：
上記以外の活用例とプロンプトを合わせて紹介します。
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活用例 |
プロンプト例 |
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議事録ファイルを指定してタスクリストを生成する |
[@ファイル指定] Create a task list with due dates from this file. （このファイルから期日を含めたタスクリストを作成してください。） |
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計算式の作成 |
Create a formula to calculate the total cost, including tax. （税込みの合計金額を計算する数式を作成してください） |
|
特定条件のデータ抽出 |
Extract data where sales are higher than 1 million yen. （売上が100万円以上のデータを抽出してください） |
Googleドキュメント編
ドキュメントのサイドパネルでは、AIを活用して文章校正や改善提案、要約、翻訳などを行えます。文章作成のサポートを受けたり、より良い表現に書き換えることなどができます。
本章では以下のドキュメントを利用します。このドキュメントはGeminiアプリに作成してもらいました。
https://docs.google.com/document/d/14kZQroUlBnQwiHtjw1z680Syol5AuJvYmIIK5RvTE0k/edit?usp=sharing
画面右上に表示される「Ask Gemini」ボタンをクリックするとサイドパネルが表示され、自動的にそのドキュメントを要約してくれます。
要約
Summary of this content
このコンテンツの要約
|
活用例：文章作成中に、文章の改善点を提案してもらう
先ほどのドキュメントを開きながらサイドパネルで下記のプロンプトを入力します。（英語環境で実行しています。）
| Please proofread this document and suggest any improvements to make it more persuasive.in Japanese. （このドキュメントを校正し、より説得力のある文章にするための改善点を提案してください） |
アウトプット
| テーマ：再生可能エネルギーの普及促進：課題と展望 はじめに 地球温暖化や異常気象の増加など、気候変動の影響が深刻化する中、再生可能エネルギーの普及が急務となっています。再生可能エネルギーへの転換は、持続可能な未来を築く上で不可欠ですが、その道のりは平坦ではありません。本稿では、再生可能エネルギー普及における課題を率直に議論し、今後の展望について考察します。 本題
再生可能エネルギーの固定価格買取制度（FIT）は、普及に大きく貢献してきました。しかし、その一方で、買取価格の高止まりや制度の複雑さが指摘されています。国民負担の増加や、新規参入への障壁となる可能性も懸念されます。FIT制度を持続可能なものとするためには、買取価格の段階的な引き下げや、制度の簡素化が求められます。
再生可能エネルギー関連設備への投資に対する税制優遇措置は存在しますが、その内容は複雑でわかりにくいという声も聞かれます。よりわかりやすく、利用しやすい制度設計が必要です。また、優遇措置の効果を最大化するため、対象範囲の拡大や優遇率の見直しも検討すべきでしょう。
再生可能エネルギーのメリットは、地球環境保全だけにとどまりません。エネルギー自給率向上によるエネルギー安全保障の強化、地域経済の活性化、雇用創出など、経済や社会にもたらす効果は多岐にわたります。これらのメリットを積極的に発信し、国民の理解と共感を深めることが重要です。 まとめ 再生可能エネルギーの普及は、地球の未来だけでなく、私たちの暮らしや経済にもプラスの影響をもたらします。課題を克服し、そのメリットを最大限に活かすためには、政府、企業、そして私たち一人ひとりの積極的な取り組みが不可欠です。再生可能エネルギーへの転換は、持続可能な社会への移行に向けた大きな一歩となるでしょう。 参考文献
最後に 本稿の作成にあたり、○○財団から助成金をいただきました。深く感謝申し上げます。 |
少し雑だった文章が、より簡潔で具体的な表現に修正され、論理展開がより明確になりました。
活用例＋プロンプト例：
上記以外の活用例とプロンプトを合わせて紹介します。
| 活用例 | プロンプト例 |
|---|---|
| 議事録のテンプレートを作成する | Create a meeting minutes template with sections for basic info (title, date, attendees, etc.), agenda, discussion summary (speaker, key points, decisions, action items), and any additional notes.in Japanese （基本情報（会議名、日時、参加者など）、議題、議論の概要（発言者、要点、決定事項、アクションアイテム）、その他のメモのためのセクションを含む会議議事録テンプレートを作成してください。） |
| 資料の関連部分だけに絞って確認する | Summarize the information about ○○ in this document.in Japanese. （この資料の○○に関する情報をまとめて） |
Google スライド編
スライドのサイドパネルでは、AIを活用してスライドの内容に基づいてプレゼンテーションのスライドを作成したり、ビジュアルの提案を受けることができます。
活用例：資料の内容に基づいて、スライドを作成する
画面右上に表示される「Ask Gemini」ボタンをクリックするとサイドパネルが表示されます。
下記のプロンプトを入力します。（英語環境で実行しています。）
| [ファイルを指定] Generate slides based on the content of this document, including key points and visuals.in Japanese. （このドキュメントの内容に基づいて、重要なポイントとビジュアルを含むスライドを作成してください） |
アウトプット
主要なポイントをまとめたスライドが自動的に作成され、適切な画像が追加されています。
生成された結果の下部の「Insert」をクリックすることで、生成された関数を直接スライドに挿入することができます。
活用例：
・スライドのスピーカーノートを作成する
先ほど生成したスライドにスピーカーノートを生成してもらいましょう。
下記のプロンプトを入力します。（英語環境で実行しています。）
| Write a script in Japanese to narrate this slide. （このスライドを説明する台本を日本語で考えて） |
アウトプット
|
スライド2：再生可能エネルギーの普及促進 再生可能エネルギーの普及は、気候変動の影響緩和のために急務です。しかし、現在の固定価格買取制度（FIT）は複雑で高額であり、見直しが必要です。また、税制優遇措置も分かりにくく、利用しづらいのが現状です。再生可能エネルギーは環境だけでなく、経済や社会にもメリットがあります。普及のためには、政府、企業、個人の積極的な取り組みが不可欠です。 |
活用例＋プロンプト例：
上記以外の活用例とプロンプトを合わせて紹介します。
| 活用例 | プロンプト例 |
| スライドの要約 | Summarize the key points of this presentation in bullet points. （このプレゼンテーションの要点を箇条書きでまとめてください） |
| デザインテーマの提案 | Suggest a design theme that would be suitable for this presentation. （このプレゼンテーションに適したデザインテーマを提案してください） |
Googleドライブ編
ドライブのサイドパネルでは、AIを活用してファイルの内容を要約したり、特定のキーワードを含むファイルを検索したりできます。ドライブ内で作業を完結できます。
ファイルの要約
特定のファイルをサイドパネルへドラッグ＆ドロップすることで、そのファイルを即座に要約してくれます。そのため、ファイルの中身を開かなくとも内容を確認できます。
アウトプット
|
This document seems to be a resume for a sales position at XXX Aoyama store, focusing on Suzuki Haruka's experience as a sales associate at 株式会社△△. Here's a summary of her qualifications: Work Experience:
Key Achievements:
Self-Assessment: Haruka highlights her strong sales skills, product knowledge, and teamwork developed over two years in luxury brand sales. She emphasizes her ability to build customer trust and long-term relationships. Additionally, she is committed to achieving goals and motivating her team. Application for XXX Aoyama Store: Haruka expresses her desire to contribute to XXX Aoyama store's sales growth and customer service. She aims to utilize her experience, support the team as a vice manager, and foster team member development. Additional Skills: Haruka mentions experience in VMD changes, influencer collaborations, and business-level English proficiency. She is eager to align her sales approach with XXX Aoyama store's brand image and cater to international customers. この文書は、株式会社△△での販売員としての鈴木遥の経験に焦点を当てた、XXX 青山店の販売職の履歴書のようです。彼女の資格の概要は次のとおりです。 職歴:
主な実績:
自己評価: はるかは、高級ブランドの販売で 2 年間培った優れた販売スキル、製品知識、チームワークを強調しています。顧客との信頼関係を築き、長期的な関係を築く能力を強調しています。さらに、目標を達成し、チームを動機付けることに尽力しています。 XXX 青山店への応募: はるかは、XXX 青山店の売上成長と顧客サービスに貢献したいと希望しています。経験を活かし、副店長としてチームをサポートし、チーム メンバーの育成を促進したいと考えています。 その他のスキル: はるかは、VMD の変更、インフルエンサーとのコラボレーション、ビジネス レベルの英語力について経験があると述べています。販売アプローチを XXX 青山店のブランド イメージに合わせ、海外の顧客に対応したいと考えています。 |
履歴書の内容を読みやすい形で要約して出力してくれました。
※英語環境のため日本語のドキュメントも英語で要約されています。
活用例：
・複数のファイルにまたがる情報の整理と要約
今回、売上データのスプレッドシートと売上目標が記載されているスライドを確認してもらいます。
下記のプロンプトを入力します。（英語環境で実行しています。）
| [売上データのスプレッドシート][売上目標のスライド] Please analyze these materials and prepare a report summarizing the current progress. Include any insights or observations you may have.in Japanese. （これらの資料を分析し、現在の進捗状況をまとめたレポートを作成してください。ご意見やご感想があれば、それも含めてください。） |
アウトプット
|
売上と目標の分析 進捗状況
洞察と観察
結論 全体的に見て、売上目標の達成に向けて順調に進んでいるカテゴリーもありますが、成長が鈍化しているカテゴリーや目標達成のためにさらなる努力が必要なカテゴリーもあります。利益率、間接費、新製品導入に関するデータが入手できれば、進捗状況をより包括的に把握することができます。 |
過去のファイルを一つずつ確認する手間を省き、必要な情報を整理できました。
活用例＋プロンプト例：
上記以外の活用例とプロンプトを合わせて紹介します。
| 活用例 | プロンプト例 |
| ファイル間の関連性の分析 | [ファイル指定][ファイル指定] Analyze the relationship between these two spreadsheets. （これら2つのスプレッドシートの関係性を分析してください） |
| 特定の情報の検索 | Find information about the marketing budget in these files. （これらのファイルからマーケティング予算に関する情報を探してください） |
利用にあたっての2つの注意事項
Google Workspace のサイドパネル機能は、業務効率化を支援する便利なツールですが、利用にあたってはいくつかの注意点があります。特に、生成AIが生成する情報には誤りが含まれる可能性があり、利用規約についても正しく理解しておく必要があります。
生成AIが噓を付く「ハルシネーション」現象
生成AIは、大量のデータから学習し、新しい情報を生成することができます。しかし、その過程で、事実とは異なる情報や誤解を招く情報を生成してしまうことがあります。これを「ハルシネーション（幻覚）」と呼びます。
ハルシネーションは、生成AIが学習データに含まれるバイアスや誤りを反映してしまうことや、学習データにない情報を生成しようとすることなどが原因で発生します。ハルシネーションは、生成AIの利用において注意が必要な点の一つであり、生成された情報が正確かどうかを常に確認することが重要です。
利用規約の種類と適用範囲
Google Workspace のサイドパネル機能は、業務効率化を期待させる便利なツールですが、導入前に利用規約について正しく理解しておくことが重要です。特に、9月に日本語化されるサイドパネル機能は「アルファ機能」としてリリースすることが発表されています。
一般提供機能は、Gmailやドライブと同じ利用規約が適用されます。一方、アルファ機能やBETA版機能は「一般提供前機能」と位置付けられ、免責事項が存在します。具体的には、サービスレベル契約（SLA）やGoogleの補償対象外となり、テクニカルサポートサービス（TSS）も原則として受けられません。
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6.3 免責条項。一般提供前サービスは、一切の明示もしくは黙示の保証、またはいかなる種類の表明もなく「現状有姿」で提供され、いかなるサービスレベル契約（SLA）または Google の補償の対象にもなりません。特定の一般提供前サービスに関する特定のテスト規約に明記されている場合を除き、一般提供前サービスは TSS の対象になりません。 Google Workspace サービス固有の利用規約 |
組織全体でサイドパネル機能の導入を検討している場合は、これらの違いを把握し、特にアルファ機能やBETA機能に関しては、テスト段階であることを理解したうえで利用することが重要です。
Geminiのサイドパネルを活用して効率的に仕事を進めよう
本記事では、Gemini for Google Workspaceのサイドパネル機能について、その概要から活用例、注意点まで詳しく解説しました。サイドパネル機能は、あなたの業務効率を飛躍的に向上させる可能性を秘めています。
Gemini for Google Workspaceでこれまでの業務の生産性をあげて短縮することも重要ですが、これまで時間や手間などの制約で諦めていた業務を実現できるかもしれません。ぜひ、あなたの経験と知識を活かして、Geminiを活用した新しい業務フローを創造してみてください。
さらにGeminiを使いこなしたい方は、ぜひ弊社にご相談ください。
弊社では、Gemini for Google Workspaceの導入支援、活用方法のコンサルティング、ハンズオントレーニングなど、お客様のニーズに合わせたサービスを提供しています。
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