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クロジカ(旧Aipo)とは多機能なグループウェア!
主な機能や料金プラン、使い方を徹底解説

 2024.05.07  株式会社電算システム

社内コミュニケーションを円滑な状態にするには、メールやチャット、掲示板といった幅広いシステムやツールを導入しなければなりません。その点、数多くのコミュニケーション機能を備えたグループウェアなら、ワンストップで環境構築が可能です。

数あるグループウェアのなかでも、今回紹介するクロジカには幅広い機能が搭載されています。低コストかつ多機能な特徴があるため、費用対効果の高いグループウェアを探している方におすすめです。

本記事では、クロジカの特徴や主な機能、料金プランなどの基礎知識を解説します。クロジカの導入方法も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

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クロジカ(旧Aipo)とは幅広い機能が集約されたグループウェア

クロジカとは、スケジュール管理や日程調整、チャットなど、組織内コミュニケーションに役立つ機能がそろったグループウェアです。正式には「クロジカスケジュール管理」と呼ばれています。

一つのツールを導入するだけで幅広い機能を利用できるため、費用対効果の高さに特徴があります。利用料は1ユーザーあたり月額500~800円と、数あるグループウェアのなかでも低料金です。

また、クロジカには無料プランが用意されています。一部の機能が制限されるものの、本導入前にツールの操作性や機能性を確認する際に最適です。

クロジカに搭載されている幅広い機能を活用すると、業務効率化や生産性向上が見込めるでしょう。進捗状況の可視化や情報共有などにより、プロジェクトや業務を円滑に進められるのが利点です。

クロジカスケジュール管理の代表的な機能5選

ここでは、グループウェアとして提供されているクロジカスケジュール管理の主な機能を紹介します。

スケジュール管理

クラウド上で組織全体のスケジュールを一元管理できる機能です。ログイン情報さえあれば管理画面にアクセスできるため、場所を問わずにスケジュールの入力や確認が可能です。パソコンだけでなくスマートフォンにも対応しています。

複数人による同時編集ができるのも特徴の一つです。同時編集が難しく、データの上書きトラブルが起こりやすいエクセル管理とは、根本的な仕組みが異なります。このような特徴があることから、クロジカは、エクセルでのスケジュール管理から脱却したい方に向いているでしょう。

設備予約

設備予約は、会議室やプロジェクタといった社内の共有設備を管理画面上で予約できる機能です。

「誰が・いつ・どの設備を使用するか」という情報がカレンダーに反映されます。設備予約状況を一目で把握できるため、重複登録の問題を防げます。万一、設備を重複登録した場合でも、カレンダー上にアラートが表示されるので安心です。

クロジカでは、スマートフォンやタブレットからリアルタイムの情報を確認できます。外出時や営業先からでも予約の登録や確認ができるため、予定を入れ忘れる心配が少ないでしょう。

日程調整

日程調整は、メンバーや取引先の担当者と日程調整を行う際に、自身の空いている時間帯を自動的に抽出してくれる機能です。クロジカ内のカレンダーとデータが同期されているため、自身の予定が自動的に抽出されます。

実際に日程を調整する際は、まず専用のURLを相手に送信します。すると、自身の空いている時間帯が相手の画面上に表示され、そのなかから日時を選択するだけで予約が完了する仕組みです。

このURLは複数人に同時に送信できます。URLを送るだけで、日程調整後のカレンダー登録などの手続きは機械が自動的に処理してくれるため、煩わしいメールやチャットの往復が最小限の手間で済みます。

チャット

クロジカスケジュール管理には、リアルタイムでメッセージをやり取りするチャット機能も搭載されています。外部のメーラーやチャットツールを開くことなく、システム内でスムーズにコミュニケーションを取り合えるのがメリットです。

このチャット機能は、テキストだけでなくファイル添付にも対応しています。スケジュール管理機能や日程調整機能とも互換性があり、チャット上で確約した予約を即座にカレンダーへと反映できるのもポイントです。

ワークフロー

ワークフローは、社内の申請業務を効率化・自動化するための機能です。

あらかじめ承認者や決裁者といったロールをシステムに登録しておきます。申請が行われると承認者や決裁者のもとへ通知が届き、ワンクリックで承認が可能です。パソコン以外にスマートフォンにも対応しているため、外出先でも問題なく申請や承認を行えます。

ワークフローの機能は、社内の申請業務におけるペーパーレス化に効果を発揮するでしょう。

組み合わせが便利!クロジカスケジュール管理以外のプロダクト

クロジカにはスケジュール管理以外にも複数のプロダクトが用意されています。主なプロダクトは次の通りです。

  • クロジカ請求管理
  • クロジカサーバー管理
  • クロジカ大容量ファイル管理

このようなプロダクトは、クロジカスケジュール管理と組み合わせて活用できます。各プロダクトの詳細な特徴は、以下で詳しく解説しています。

クロジカ請求管理

クロジカ請求管理は、請求管理に関する幅広い機能が搭載されたプロダクトです。

主に次のような機能が搭載されています。

  • 請求書の定期作成
  • 請求書のCSVファイルでの一括作成
  • 印鑑付き請求書の作成
  • 入金の消込
  • 売上計上の分割
  • 前受金の取り崩し

作成した請求書はワンクリックで送信できます。PDFへの変換やメールへの添付が不要で、送付時の手間を抑えられるのがメリットです。

また、収益認識にもとづき、契約月数で分割された売上が自動的に計上されます。次回契約以降も売上が自動的に分割・計上されるので、分割時のミスや計上月のズレといったヒューマンエラーを防げます。

クロジカサーバー管理

クロジカサーバー管理は、安全性に優れた法人向けのサーバー管理システムです。

サーバー管理システムは数多くの機密情報を扱う点から、高度なセキュリティレベルが求められます。クロジカサーバー管理の場合、次のようなセキュリティ機能が備わっており、安全性の高さに特徴があります。

  • 監視(死活監視・ポート監視・リソース監視など)
  • アクセス制御
  • SSL証明書設定
  • 3世代バックアップ
  • OS・ミドルウェア保守

また、特別な知識や仕様書がなくても、手軽にサーバーを移行できるのも強みです。20~100万円程度の費用がかかるサーバー構築やシステム移行などの作業を、無料で実施してくれます。ソフトウェアの稼働状況やフォルダ構成に関する診断費も無料です。

クロジカ大容量ファイル管理

クロジカ大容量ファイル管理は、膨大なデータ量に対応したクラウド型のファイルストレージです。最大1TBまでのファイルを一つのシステムに集約できます。複数のユーザーを招待し、同時閲覧や共同編集が可能なので、社内ネットワークからクラウドへの移行を検討している方におすすめです。

アクセス制御や監視、3世代バックアップなど、セキュリティにも優れています。社内の機密情報を保管する場合でも、情報漏洩のリスクを抑えられるため、安心して利用できるでしょう。

クロジカの料金プラン

ここでは、クロジカの代表的なプロダクトである、クロジカスケジュール管理の料金を紹介します。以下のように利用料は3つのプランに分かれています。

  フリー ベーシック プレミアム
月額利用料
(年間契約時)
無料 500円/1ユーザー 800円/1ユーザー
利用可能な機能
  • スケジュール管理
  • 日程調整
  • 出欠確認
  • チャット
  • スケジュール管理
  • 設備予約
  • 日程調整
  • 出欠確認
  • チャット
  • アクセス権限設定
  • スケジュール管理
  • 設備予約
  • 日程調整
  • 出欠確認
  • チャット
  • アクセス権限設定
  • IPアドレス制限
ユーザー数 企業単位 10名~ 10名~
ストレージ容量 10MB/1社 20GB/1社 100GB/1社

無料プランを利用できるのはクロジカの大きなメリットです。

ただし、無料プランは利用可能な機能やストレージ容量などが最低限に設定されているため、目的に合わせて無料トライアルも活用しましょう。無料トライアルは14日間のみ、ベーシックプランの全機能が利用できます。

クロジカを導入するためのステップ

クロジカを導入する際は、次のような手順で手続きを行います。

  1. 公式サイトにアクセスし、「無料ではじめる」のボタンをクリック
  2. 氏名や会社名、メールアドレスなどの基本情報を登録
  3. ログインID・パスワードを取得して管理画面にアクセス

どのプランを選ぶ場合でも、最初は必ず14日間の無料トライアルが適用されます。まずはトライアル期間中に操作性や機能性を試し、必要に応じて有料プランに切り替えると良いでしょう。

また、既存のプランではユーザー数やストレージ容量が不足する場合は、運営会社に問い合わせてみてください。企業の規模や目的に応じて、より大人数・高容量のプランを提示してもらえる可能性があります。

より充実した機能を求めるなら「Google Workspace」がおすすめ

クロジカでは機能が不足する場合、「Google Workspace」を検討してみてはいかがでしょうか。

Google Workspaceとは、GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなど、幅広いコミュニケーションツールが統合されたグループウェアです。クロジカよりも機能が豊富で、なおかつ利用料にも大きな差はありません。

そのため、充実したコミュニケーション機能が求められる中堅~大企業や、普段からGoogleサービスを利用する機会が多い組織に最適です。

目的に合わせて自社にとって最適なグループウェアを選び分けよう

クロジカには、スケジュール管理や設備予約などの幅広いコミュニケーション機能が備わっています。また、関連プロダクトの種類が多く、それぞれのツールを組み合わせて活用できるのもポイントです。

ただし、グループウェアには、ほかにもさまざまな種類があるため、複数の製品を徹底的に比較検討することをおすすめします。なかでもGoogle Workspaceは、クロジカよりも豊富な機能に特徴があります。GmailやGoogleドライブなどの有料サービスをまとめて利用できるため、ストレージ容量やビデオ会議への参加人数などを増やせます。

電算システムでは、Google Workspaceの導入支援サービスを提供しているため、ツールの導入を検討している方は気軽にご相談ください。移行計画の提案や初期設定、ユーザートレーニングなど導入から運用までに至る一気通貫のサポートを受けられるのが特徴です。まずは以下の資料でGoogle Workspaceの特徴や強みを理解し、活用する場面や方法を検討してみてください。

Google Workspaceの7つの特徴

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