近年、クラウドストレージを導入して、データ管理の効率化に成功している企業が増えています。クラウドストレージは、社内外問わずあらゆる場所からアクセスできるため、大手企業からベンチャー企業まで、多くの企業が導入しているツールです。
取引先の訪問や出張、リモートワークなどのさまざまな状況でも問題なく使用でき、必要なデータに素早くアクセスできます。データ管理の効率化や、リモートワークの推進をしたい方は、クラウドストレージの導入を前向きに検討するとよいでしょう。
本記事では、クラウドストレージの概要や、利用するメリット・デメリット、比較するときのポイントをわかりやすく解説しています。記事を読めば、クラウドストレージの導入に関わるさまざまな知識が把握できるので、興味のある方はぜひご覧ください。
クラウドストレージとは？概要を解説
クラウドストレージとは、画像やテキストなどのファイルをインターネット上のストレージで保管・共有できるサービスです。「ファイル共有サービス」や「オンラインストレージ」とも呼ばれています。
クラウドストレージの大きな特徴は、導入・運用コストを抑えやすい点です。クラウドストレージは、サービスの運営企業が運用・管理するシステムによって提供されます。自社でサーバーやネットワーク機器を設置してシステムを構築するオンプレミス型のストレージとは異なり、すでに稼働しているシステムを利用するため、機器の購入・設置・運用のコストがかかりません。
また、運営企業によって用意されたセキュリティ対策の中から、自社に合ったものを選んで利用できる点も、クラウドストレージの特徴です。オンプレミス型のストレージでは、自社でセキュリティ対策を構築し、自然災害やサイバー攻撃に備える必要があります。クラウドストレージを導入すれば、自社に必要な機能を選択・設定するだけで、セキュリティ対策を実装できるため、セキュリティに関わる手間とコストを大幅に削減可能です。
クラウドストレージの中には、万が一データを破損・紛失した際に、データを復旧できる機能を備えたものもあり、より安全なデータ管理を実現できます。
クラウドストレージを利用するメリット8選
クラウドストレージを利用するメリットは、以下の8つです。
- 保管したデータ保セキュリティ対策の負担を軽減
- ファイルの共有やアクセス権限の管理が簡単にできる
- ストレージ容量の拡張が簡単にできる
- 運用・金銭的コストを削減できる
- 災害時の対策に有効
- データのバックアップに使える
- リモートワークや外部担当者との連携がしやすくなる
- 常に最新機能を利用できる
メリットを確認して、クラウドストレージの導入効果を把握しましょう。
保管したセキュリティ対策の負担を軽減
クラウドストレージの利用によって、セキュリティ対策の負担軽減が可能です。サーバーやネットワーク機器に一からセキュリティ対策を構築する必要がなく、サービスが提供しているセキュリティ機能を簡単に利用できるため、セキュリティ対策の負担を少なくできます。クラウドストレージは、情報システム担当者の負担を軽減したい企業に、特におすすめのツールです。
クラウドストレージで選べるセキュリティ機能は、サービスによって異なります。自社が必要とするセキュリティ機能があるかどうかは、サービスの導入前に必ず確認しておきましょう。
クラウドストレージはインターネットを通じて使用するため、セキュリティ面を心配される方もいらっしゃいますが、実際にはサービスを導入した多くの企業が、セキュリティの強化に成功しています。導入するクラウドストレージを慎重に検討し、自社に合ったサービスを利用できれば、セキュリティの強化とセキュリティ対策にかかる負担の軽減につながるでしょう。
ファイルの共有やアクセス権限の管理が簡単にできる
クラウドストレージは、デバイスとインターネット環境があれば、場所を選ばずアクセスできるツールです。場所を選ばずに必要なデータへアクセスできれば、以下のようなメリットがあります。
- 営業やリモートワークで社外にいても、スマートフォンから必要な資料を確認できる
- 資料を印刷しなくても、タブレットに表示して営業先でプレゼンができる
多くのクラウドストレージは、スマートフォンやタブレット、パソコンでもアクセスできるマルチデバイス対応であるため、デバイスを1つ持っていれば、いつでも必要なデータへアクセスできます。クラウドストレージの導入により、円滑な営業活動やリモートワークの推進に役立つでしょう。
クラウドストレージを導入する際は、企業が保有するデータをツール上でまとめて管理する方法がおすすめです。クラウドストレージにデータ管理の場所を集約すれば、データへのアクセス性が大幅に向上します。IT技術の発展により、パソコン上のローカルファイルを操作する感覚に近い操作性を実現したツールもあるため、データ管理に適しています。
クラウドストレージは、メールへの添付が不可能な容量の大きいデータでも素早いアップロードが可能です。1度アップロードすれば、アクセス権限を持つ人はデータへ円滑にアクセスできます。クラウドストレージに保管されたデータは、アクセス権限の付与とURLの送信によって、希望する相手との共有も可能です。情報共有にスピードが求められる状況でも、迅速に対応できます。
また、保管されたデータは、リアルタイムで更新され、常に最新の状態が維持されます。更新する度にデータを新しく保存する必要がないため、最新版のデータを見つけやすく、データ管理の効率化が可能です。
クラウドストレージは、1つのファイルを複数人が共同編集できる機能もあり、簡単なアクセス権限の設定を済ませれば、部署やチーム内のメンバーでコミュニケーションをとりながら柔軟に編集できます。
ストレージ容量の拡張が簡単にできる
クラウドストレージは、オンプレミス型のストレージに比べて、ストレージ容量の拡張に手間がかかりません。オンプレミス型の場合は、ストレージ容量が不足した時点で、ハードディスクやサーバーの増設が必要です。機器の購入費用がかかるだけでなく、機器選定や設置・接続の手間も大きく、すべて完了するまでにまとまった期間も要します。
クラウドストレージでは、ツールの管理画面から申請するだけで、いつでもストレージ容量を拡張できます。機器の購入費用がかからず、設置・接続の手間もないため、コストを削減しながら簡単にストレージ容量の拡張が可能です。ストレージ容量は、企業の成長に応じて増えていく傾向にあります。クラウドストレージを導入すれば、将来の企業の成長に合わせて柔軟にストレージ容量を拡張できます。
運用・金銭的コストを削減できる
クラウドストレージを導入すれば、オンプレミス型のストレージに比べて、初期費用の削減が可能です。オンプレミス型のストレージは、サーバーの購入・設置といったさまざま費用がかかりますが、クラウドストレージの場合は、それらの費用がかかりません。また、多くのクラウドストレージは月もしくは年単位の定額制であるため、必要な予算を算出しやすい点もメリットの1つです。
クラウドストレージでは、サーバーやネットワーク機器などの管理が必要なく、機器の交換費用や人件費といった運用コストも削減できます。加えて、ストレージ容量を自社の必要な量に合わせて調整すれば、月々の利用料金も抑えられます。
災害時の対策に有効
クラウドストレージの導入は、BCP対策（※1）にも効果的な取り組みです。自社のサーバーをデータセンターやオフィスに設置している場合、災害が起きた際にオリジナルのデータだけでなく、バックアップデータも破損・紛失する可能性があります。また、災害に巻き込まれれば、被害状況の確認やデータ復旧など、さまざまな対応が必要です。
クラウドストレージの場合、インターネット上にデータが保管されているため、データを破損・紛失するリスクを低減できます。自社のオフィスが災害にあっても、デバイスとインターネット環境があれば、必要なデータへアクセスし、迅速に業務を再開できるでしょう。
サービスによっては、リスク分散のために複数のデータセンターでデータ管理をしているものもあります。BCP対策が万全なクラウドストレージを選べば、より災害に強いデータ管理が可能です。
※1. BCP対策：地震や津波などの緊急事態が起きても、企業が事業を継続できる方法をまとめた計画
データのバックアップに使える
クラウドストレージでデータのバックアップを保管すれば、万が一の時にデータ復旧ができる体制を整えられます。サービスによっては、自動バックアップ機能が利用できるものもあるため、手動で作業した場合に比べて、データのバックアップをとる手間を削減可能です。
オンプレミス型のストレージでは、外付けのハードディスクやパソコンのローカルディスク、ファイルサーバーにデータのバックアップをとる方法が一般的ですが、機器の不具合や破損によってバックアップデータが紛失する可能性があります。
多くのクラウドストレージは、強固なインフラ環境と冗長構成によってシステムが運用されており、バックアップデータを安全に保護できます。万が一トラブルが起きても、バックアップデータは厳重に管理されているため、データ復旧の際に利用可能です。
クラウドストレージは、ランサムウェア（※1）の対策にも効果的です。自社で構築したネットワーク内にオリジナルのデータとバックアップデータがある場合、ランサムウェアによってどちらのデータも使用不可能な状態にされる恐れがあります。クラウドストレージでは、強固なセキュリティシステムにより、バックアップデータを失うリスクを軽減できます。
※1. ランサムウェア：暗号化によってロックされたファイルの解除と引き換えに、金銭を要求するもの
リモートワークや外部担当者との連携がしやすくなる
クラウドストレージは、外部担当者とのやり取りや、リモートワークの際に便利なツールです。社外にいても円滑にデータを共有できるため、社内外にかかわらず高い業務効率を維持できます。サービスの中には、利用者ごとにアクセス権限を設定できるものもあり、セキュリティ面でも安心して情報共有が可能です。
セキュリティ面で外部との情報共有をする際に不安が残る場合は、機密情報を開示しないよう秘密保持契約を結んでおく方法も検討しましょう。
常に最新機能を利用できる
クラウドストレージでは、サービスの新しいバージョンが適宜提供され、いつでも最新の機能を利用できます。オンプレミス型のストレージでは、最新の機能を利用するために、新しい機器の購入・設置などの追加投資が必要です。まとまった予算と期間が必要になり、機能の小まめなアップデートは、現実的ではありません。
クラウドストレージでは、インターネットを通じて最新の機能を搭載したバージョンが無料で提供され、簡単な操作で機能をアップデートできます。設定すれば、アップデートは自動で行われるため、手間をかけずに常に最新の機能が利用可能です。
クラウドストレージを利用するデメリット4選
クラウドストレージを利用するデメリットは、以下の4つです。
- オフラインで利用できない
- カスタマイズ性が低い
- セキュリティリスクがある
- 情報流出に備える必要がある
デメリットを確認して、導入を検討する際の参考にしましょう。
オフラインで利用できない
クラウドストレージは、インターネット環境が整っているオンラインでのみ利用可能です。基本的には、オフラインでの利用はできません。また、インターネットへの接続が不安定な環境でも、処理速度の遅延もしくはサービスが利用できない場合があります。
クラウドストレージに必ずアクセスしなければならない状況がある場合は、事前にインターネットへの通信環境を確認したり、デバイスにデータをダウンロードして対策を取りましょう。
カスタマイズ性が低い
クラウドストレージは、オンプレミス型のストレージに比べて、カスタマイズに制限があります。サービスで提供されているカスタマイズの範囲では設定できますが、自社の都合に合わせた細かいカスタマイズはできないため、導入予定のクラウドストレージがどこまでカスタマイズ可能なのかは、事前に確認しておきましょう。
クラウドストレージは、機能面やセキュリティ面などのあらゆる点で優れたツールです。カスタマイズに制限はありますが、豊富な機能を備えたサービスは数多くあります。自社の必要要件をまとめて適したサービスを選べば、提供されているカスタマイズの範囲で十分に導入効果を発揮でき、社内で活用できます。
セキュリティリスクがある
クラウドストレージを利用している企業は、インターネットにアクセスする都合上、情報流出や不正アクセスなどの被害を受けるリスクがあります。クラウドストレージに限らず、インターネットを利用するすべてのサービスに当てはまりますが、サイバー攻撃に備えたセキュリティ対策は、デジタル技術において必要不可欠です。
近年のサイバー攻撃の被害件数増加に伴い、現在は高度なセキュリティ機能を備えたサービスも多いため、サービス内容を詳しく確認して、慎重に検討しましょう。サービスによってセキュリティ対策の内容は異なります。クラウドストレージを検討する際は、利用できるセキュリティ対策の事前確認が大切です。
サービスのセキュリティ対策が十分かどうかを判断するには、ISMSの国際規格である「ISO27001」の取得有無が役立ちます。「ISO27001」の取得企業は、第三者機関の調査によってセキュリティに関する要件を満たしていると認められているため、サービスのセキュリティ面を確認する上で1つの指標になります。
自社のセキュリティレベルを向上させるには、従業員へのセキュリティに関する教育も効果的です。サイバー攻撃やセキュリティ対策の知識が学べる研修や勉強会の場を用意して、セキュリティレベルを向上させましょう。
情報流出に備える必要がある
クラウドストレージを導入する際は、IDやパスワードなどの情報流出に備えた対策が必要です。ログインに必要なIDとパスワードがあれば、誰でもクラウドストレージへアクセスできるため、ログイン情報の厳重な管理が求められます。
また、退職者や関係者などの過去にシステムを利用していた人が再度クラウドストレージへアクセスできないように、IDやパスワードの変更もしくは削除も適宜行わなければなりません。導入するクラウドストレージを検討する際は、アクセス権限の付与・変更・削除を円滑にできるかどうかを確認しておけば、退職者や自社と関わりがなくなった関係者に対する情報流出の対策がしやすくなります。
クラウドストレージを比較するときのポイント6選
クラウドストレージを比較するときのポイントは、以下の6つです。
- ストレージ容量
- セキュリティ
- 操作性
- 追加機能が豊富
- 利用可能人数
- 運営企業の信頼性
ポイントを把握して、サービスを比較するときに役立てましょう。
ストレージ容量
クラウドストレージを比較するときのポイントの1つは、ストレージ容量です。利用できるストレージ容量の大きさや料金などをサービスごとに確認しましょう。多くのクラウドストレージには、無料プランと有料プランがあり、それぞれ利用できるストレージ容量が異なります。
- 無料プラン：無料だが、ストレージ容量や機能に制限がある
- 有料プラン：有料だが、大容量のストレージと豊富な機能が利用できる
有料プランでは、ストレージ容量の大きさによって料金が変動します。自社に必要なストレージ容量を事前に把握して、導入の候補となるサービスと条件が合うか確認しましょう。
セキュリティ
クラウドストレージを比較するときは、サービスのセキュリティも重要です。ストレージには多くの機密情報が保管されますが、セキュリティが不十分な場合、データの改ざんや盗難の被害にあうリスクが高まります。サービスを比較するときは、二段階認証の設定やデータの暗号化ができるかどうかも確認するとよいでしょう。
社内に対するリスク対策として、ログ管理や利用者認証などの機能が充実したサービスを選ぶのも、セキュリティを高めるために効果的です。
操作性
操作性がよいクラウドストレージの導入は、業務効率とサービスの定着率の向上につながります。クラウドストレージを比較するときは、使いやすく直感的な操作ができるものを選ぶとよいでしょう。特に操作が簡単でデータの共有がしやすいサービスは、自社の業務効率の向上につながるためおすすめです。
追加機能が豊富
クラウドストレージは、有料プランによって利用できる機能が異なり、プラン変更をすればより便利な機能を追加できます。サービスを比較するときは、自社が現在もしくは将来利用したい機能が充実しているかどうかも確認しておきましょう。追加機能としておすすめなのは、以下の3つです。
- バージョン管理機能：過去のバージョンに戻って、ファイルを編集できる機能
- コラボレーション機能：1つのファイルを複数の人が編集・共有できる機能
- 自動バックアップ機能：ファイルのバックアップデータを自動的に保存する機能
利用可能人数
クラウドストレージを比較するときは、利用可能人数の確認も重要です。サービスによっては、プランごとで利用可能人数が制限されており、自社が予定している利用人数に達しない可能性もあります。予定している人数がサービスを利用できるかどうかは、事前に確認が必要です。確認する際は、利用可能人数に応じたプラン料金にも目を通しておきましょう。
運営企業の信頼性
クラウドストレージは、運営企業の提供によって成り立っています。そのため、運営企業の都合によって突然サービスが終了したり、セキュリティが不十分で情報流出を招いたりする可能性があります。クラウドストレージを比較するときは、運営企業のネームバリューやセキュリティ、過去に情報流出を起こしていないかどうかも確認しておきましょう。
クラウドストレージにはGoogleドライブがおすすめ
クラウドストレージの導入を検討している方におすすめなのが「Googleドライブ」です。Googleドライブは、機能面とセキュリティ面の両方に優れており、無料領域が広い特徴があります。ビジネス向けの有料プランがあるため、企業でクラウドストレージの導入を検討している場合に適しています。Googleドライブを利用するメリットは、以下の通りです。
- 無料プランと有料プランがあり、本格的な導入前に操作性を確認できる
- 無料プランでは、15GBのストレージ容量を無料で利用できる
- コラボレーション機能が利用できる
- ファイル共有の際は作成者のストレージ容量のみが消費され、共有相手のストレージ容量は消費されない
Googleドライブは、クラウド型グループウェアであるGoogle Workspace（旧G Suite）に含まれるアプリケーションの1つです。Google Workspaceの有料プランの利用によって、Googleドライブをはじめとしたビジネスに役立つさまざまなアプリケーションが使用できます。Googleドライブを自社のクラウドストレージに選べば、データ管理を中心とした業務効率の向上につながるでしょう。
自社に合うクラウドストレージを選定しましょう
クラウドストレージは、データ管理の効率化に便利なツールです。社内外のあらゆる場所からアクセスでき、従業員のライフスタイルや働き方に合わせてさまざまなシーンで役立ちます。オンプレミス型のストレージと比べて、費用を抑えやすく、ストレージ容量の拡張も簡単です。
企業がクラウドストレージを活用する場合は、法人向けに作られたサービスもしくはプランの利用がおすすめです。法人向けプランであれば、利用できるストレージ容量が大きく、より優れたセキュリティ機能を使用できます。特にセキュリティ機能は、機密情報を多く扱う企業にとって、重要なポイントです。より強力なセキュリティ対策ができれば、情報漏えいや災害などから機密情報を守れます。費用とのバランスを考えて、自社に合うクラウドストレージを導入しましょう。
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