Gmailを利用している際、「大量のメールが届いて、どこに何があるかわからない」と感じたことがある方も多いのではないでしょうか。このような問題を放置すると、メールの見落としや確認漏れによって取引先とのトラブルに発展する恐れがあります。
受信トレイの視認性を高め、情報を検索しやすい状態を確保するには、今回紹介するラベル機能を活用するのがおすすめです。ラベルはGoogle ドライブにおけるフォルダのような機能で、受信メールを特定のテーマごとに分類できます。
本記事では、Gmailのラベル機能でできることや使い方などを詳しく解説します。Gmailの機能を有効活用したい方は、ぜひ参考にしてください。
Gmailのラベルとはメールを分類して整理する機能
Gmailにおけるラベルとは、特定のテーマごとにメールを分類できる機能です。あらかじめラベルという専用の格納スペースを設定し、受信したメールをラベルごとに振り分けます。すると、ラベルスペースには振り分けた受信メールのみが表示されるため、届いたメールを整理しやすくなります。例えば、取引先ごとにラベルを設定したり、担当部署によってメールを分類したりと、さまざまな活用が可能です。
ラベル機能は、Google ドライブにおけるフォルダ機能とよく似ています。特定のテーマに合わせてラベル（フォルダ）を作り、その内容に応じたメール（ファイル）を格納する仕組みです。ただし、フォルダと違ってラベルは、一つのメールに複数のラベルを設定できる特徴があります。
Gmailのラベル機能でできること
Gmailのラベル機能を使ってどのようなことができるのか、具体的なユースケースを紹介します。複数の例を参考に、ラベル機能を最大限に活用しましょう。
受信トレイの整理
Gmailのラベル機能は、受信トレイを整理する際に便利です。Gmailには受信トレイに加え、迷惑メールフォルダやアーカイブ、スターなど、メールを整理できる機能が用意されています。しかし、日々膨大な量のメールを受信する場合、上記の機能のみで情報を整理するのは困難で、受信メールの見落としや確認漏れが発生する恐れがあります。
一方、ラベル機能を活用すると、受信メールごとにテーマを設定して分類が可能です。テーマに沿ったメールをラベルスペースに格納しておくと、大切なメールが埋もれることなく、誰でもスムーズに必要な情報へとアクセスできます。
ラベルの階層分け
Gmailのラベルは、Google ドライブのフォルダのように階層分けが可能です。例えば、「営業部」という最上位のラベルに、「営業1課」「営業2課」といった下位のラベルを設定できます。階層分けすることで、受信メールをより細かく分類できるため、必要な情報へたどり着きやすくなります。
また、ラベル検索の機能を利用する場合、上位ラベルだけでなく下位ラベルも検索対象に含まれます。一つのテーマのみで検索可能な場合は、上位ラベルで検索をしてみて、もしそれでもメールを絞り込めない場合は、一つのラベルに対して複数の階層して、下位ラベルでも検索をできるように設定するとより検索しやすくなるでしょう。
ラベルの色分け
作成したラベルには任意の色を設定することも可能です。ラベルを色分けすると、特定のテーマや重要度などが一目でわかるため、煩雑化した情報を整理する際に役立ちます。例えば、営業資料に関するラベルは青色に設定したり、緊急性の高いラベルは赤色にしたりと、柔軟に調整できます。
Gmailのラベル機能の使い方
Gmailのラベル機能を利用する手順は次の通りです。
- 新規ラベルを作成する
- 作成したラベルを並び替える
- ラベルに色を付ける
- ラベルに階層を設定する
- メールにラベルを付ける
それぞれの手順に沿ってラベル機能の使い方を解説します。
1. 新規ラベルを作成する
新規ラベルを作成するには、メニューの［ラベル］の隣にある［＋］マークをクリックします。
ラベル名を設定し、［作成］をクリックします。
すると、メニューの［ラベル］の項目内に作成したラベルが表示されます。
2. 作成したラベルを並び替える
Gmailのラベル機能では、特定のラベルをドラッグ＆ドロップで直接並び替えることはできません。その代わり、ラベルの表示・非表示を設定することで、ある程度自由に並び替えが可能です。
ラベルの表示・非表示を設定するには、画面右上の設定アイコンをクリックし、［すべての設定を表示］を選択します。
上部のタブを［ラベル］に切り替え、画面最下部の［ラベル］の項目までスクロールします。すると、作成したラベルの一覧が表示されており、その隣にある［ラベルリストに表示］の項目で表示・非表示の設定が可能です。
非表示に設定したラベルはリストに表示されないため、並び順を意図的に調整できます。
また、ラベルを作成する際に、並び順を意識してタイトルを設定するのも一案です。Gmailのラベルリストは、作成した日付順ではなく、タイトルの名称順で表示されます。そのため、タイトルの冒頭に「1、2、3」といった数字を加えたり、記号やアルファベットを使用したりすることで、好みの順番のラベルリストの作成が可能になるため、この方法もおすすめです。
3. ラベルに色を付ける
作成したラベルに色を付けるには、ラベルの隣にある三点リーダをクリックし、［ラベルの色］を選択します。
特定の色を選択すると、ラベルの左にあるマークがその色に変わります。数多くのラベルを設定する際に色分けすることで、情報を分類して視認性を高められます。
デフォルト以外の色を選ぶには［カスタム色を追加］、設定した色をもとに戻すには［色をクリア］を選択しましょう。
4. ラベルに階層を設定する
ラベルを階層分けするには、ラベルの隣にある三点リーダをクリックし、［サブラベルを追加］を選択します。
サブラベルのタイトルを設定します。その際、［次のラベルの下位にネスト］の項目のチェックを外さないようにしましょう。
［作成］をクリックすると、選択した上位ラベルの下にサブラベルが表示されます。サブラベルは複数作成できるほか、サブラベルの下にさらに下位のラベルを追加することも可能です。
5. メールにラベルを付ける
作成したラベルにメールを格納するため、受信メールにラベルを付けましょう。受信トレイから任意の受信メールを開き、画面上部の三点リーダをクリックします。そして、［ラベルを付ける］から目的のラベルスペースを選択します。
Gmailのメニューバーから格納したラベルスペースをクリックします。すると、そのラベルのなかに先ほどの受信メールが格納されています。
なお、設定した受信メールのラベルを解除する際は、ラベルを付けたときと同じ手順で、三点リーダから［ラベルを付ける］を選択します。そして、先ほどラベルを付けた項目のチェックを外し、［適用］をクリックしましょう。
Gmailのラベルとフィルタを組み合わせたメールの自動振り分け設定
Gmailのラベル機能は、フィルタ機能と組み合わせることで受信メールの自動振り分けが可能になります。Gmailのフィルタとは、送信メールアドレスや受信日時、キーワードなどの条件で受信メールを絞り込む機能です。また、絞り込んだメールの削除やラベル付け、迷惑メールフォルダへの移行など、特定の作業を自動的に処理できるのも特徴です。
受信メールを自動で特定のラベルスペースに格納するには、まず検索スペースの右側にある［検索オプション］のアイコンをクリックします。
送信メールアドレスや受信日時、キーワードといったフィルタを設定しましょう。例えば、「abc@gmail.com」から送られたメールのみを絞り込みたい場合は、［From」の項目に「abc@gmail.com」と入力し、画面下部の［フィルタを作成］をクリックします。
すると、条件設定の画面が表示されるため、［ラベルを付ける］にチェックを入れます。あわせて、その隣の［ラベルを選択］から、受信メールを格納したいラベルスペースを選択します。
最後に［フィルタを作成］をクリックすると作業は完了です。これで指定した条件にあてはまった場合に、自動で特定のラベルスペースに受信メールが格納されます。
Gmailを最大限に活用するならGoogle Workspaceがおすすめ
ビジネスシーンでGmailを最大限に活用するには、Google Workspaceに登録するのがおすすめです。Google Workspaceは、GmailやGoogle ドライブ、Google MeetなどのGoogle サービスを一括で管理したり、セキュリティを拡充できたりするツールです。登録することで有料版のGoogle サービスを利用できます。
無料版のGmailは、一つのアカウントにつき15GBまでしかデータを保存できません。これはGmailだけでなく、Google ドライブのファイルやGoogleフォトの画像も含まれます。一方、Google Workspaceを導入すると、ストレージ容量が1ユーザーあたり30GBから5TBに拡張できるため、大規模な組織でも安心して利用できます。
また、契約するエディション次第で、Google Vaultやエンドポイント管理、DLP（データ損失防止）といったセキュリティ機能を使えるのも利点です。Google Workspaceの特徴や機能、料金プランなどについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
Gmailのラベル機能を活用してメール管理を効率化しよう
日頃からGmailを利用しており、大量のメールを受信する場合は、ラベル機能を最大限に活用しましょう。ラベル機能を活用することで受信メールを整理できるため、メールの見落としや確認漏れのリスクを抑えられます。
また、大量のメール受信によってストレージ容量が不足する場合は、Google Workspaceの導入を検討するのも良いでしょう。Google Workspaceはより大容量のストレージを利用できるほか、セキュリティやサポートの拡張にも対応しています。
電算システムでは、環境構築やコンサルティングなど、Googleサービスの導入支援サービスを提供しています。Gmailはもちろん、Google Workspaceのサポートにも対応しています。専門領域に精通した数多くのエンジニアが在籍しているので、スピーディかつ質の高いサポートを行えるのが強みです。「Googleサービスを活用したいが具体的なイメージが湧かない」といったお悩みを抱える方は、ぜひ電算システムへと気軽にお問い合わせください。
