企業や団体での情報共有に役立つツールを探している方のなかには「Googleグループ」というツールが気になっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。Googleグループには、組織内の情報共有を効率化できるさまざまな機能が備わっています。企業規模が大きくなるほど、共有したい情報を周知するのは難しくなる傾向にありますが、Googleグループを活用すれば、正確かつ効率よく社内全体に情報を共有できます。組織内の情報共有の方法に悩んでいる方や、今後企業規模の拡大を検討している方におすすめのツールです。
本記事では「Googleグループの概要」「無償版と有償版の違い」「Googleグループでできること」「Google Workspaceを活用するメリット」「Google Workspaceのコア機能」を解説します。Googleグループについて網羅的に把握できる内容になっているので、ぜひ参考にしてみてください。
Googleグループとは？無償版と有償版の違いも解説
Googleグループの概要、無償版と有償版の違いについて解説します。サービスの概要を理解して、Googleグループの基礎知識を身につけましょう。
Googleグループとは？
Googleグループは、企業や組織といった複数人でのコミュニケーションや情報共有を効率化できるサービスです。例えば、メーリングリストを活用して複数人へメールの一斉送信ができたり、掲示板形式で情報のやり取りを記録できたりする機能があります。Googleグループを活用すれば、多くの部門や部署がある企業であっても、迅速で正確な情報共有が可能です。
「無償版」と「有償版（Google Workspace）」の違い
Googleグループには、無償版と有償版があり、それぞれサービスに含まれている機能が異なります。無償版では、メーリングリストやWebフォーラム（オンライン上で情報共有ができる場所）の作成機能が備わっており、Gmailアカウントを持っていれば利用可能です。
有償版では、無償版の機能に加えて、より高度なセキュリティ機能と管理機能を利用できます。サポート体制も充実しているため、企業や団体で導入する場合は、有償版がおすすめです。Googleグループの有償版は、Google Workspaceに含まれているサービスの1つです。Google Workspaceの有償版を導入すれば、Googleグループだけではなく、組織の業務効率化に役立つさまざまなサービスを利用できます。
Googleグループでできること5選
Googleグループでできることは、以下の5つです。
- メーリングリストの作成
- スケジュール管理
- Webフォーラムの作成
- ファイルの共有
- 複数メンバーでの問い合わせ対応
サービスの機能を把握して、自社で導入した場合の活用方法を具体的にイメージしましょう。
メーリングリストの作成
Googleグループでは、メーリングリストを作成して、事前に登録された複数のメールアドレス宛てに同じ内容のメールを一斉送信できます。メールを送る頻度が多い人をまとめてメーリングリストとして残しておけば、手動で複数のメールアドレスを選択する必要がなく、情報共有にかかる時間と手間を削減可能です。手動でメールアドレスを選択した場合に起こりやすいメールの送り忘れも防止できます。
スケジュール管理
Googleグループには、会議やミーティングなどの参加者を1つのグループとしてまとめて登録できる機能があります。特定のグループをスケジュールの参加者に設定すれば、グループに入っている複数人の参加を一括で登録可能です。
参加者をスケジュールごとに個別で設定する手間がなくなり、スケジュール管理を効率化できます。グループは、部門や部署、チームなどの社内体制に合わせて登録でき、自社の都合によってメンバーの変更も可能です。
Webフォーラムの作成
Googleグループでは、Webフォーラムを作成して、複数人で情報交換や議論ができます。部門や部署を越えてコミュニケーションが取れるため、組織内の情報共有の活性化に役立つ機能です。また、経営陣や管理職といった特定の人の発信した情報を表示する社内掲示板としての機能もあります。
Googleグループで行われた会話は、サービス画面上に一覧で表示されます。スレッド形式で会話の閲覧・返信ができるため、円滑な情報共有が可能です。チャットのような気軽なやり取りができ、コミュニケーションが取りやすくなります。
ファイルの共有
Googleグループの活用によって、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを複数人に一括で共有できます。特定のファイルにグループアドレス（事前に登録したグループのメールアドレス）を設定すれば、グループに入っているすべての人にまとめてファイルを共有可能です。ファイルを共有する人が部門や部署内という風に決まっていたり、共有する人が多かったりする場合に便利な機能です。
グループアドレスを使ってファイルを共有する場合は、アクセス権限の設定は個別にできません。ファイルを共有する目的に応じて、機能を活用するとよいでしょう。
複数メンバーでの問い合わせ対応
Googleグループには、グループアドレスに届いたメールを、指定した複数人で共有管理できる「共同トレイ」という機能があります。メール別に返信担当者を指定したり、対応の要否を「完了」「対応不要」といったマークで表示したりできるため、問い合わせ対応での活用に便利です。カスタマーサポートや営業などのチームで活用すれば、業務を効率化できます。
ビジネス利用はGoogleグループウェア「Google Workspace」がおすすめ
Googleグループは、無償版でも基本的な機能は使えますが、企業や団体といった組織での利用には、不向きな面があります。具体的には、以下のような点です。
- Gmail以外でのグループの参加ができない
- Gmail以外のアドレスを設定できない
- 共同トレイを使って担当者の指定ができない
Google Workspaceを導入すれば、Googleグループの無償版では利用できない機能を使って、自社のコミュニケーションと情報共有の効率化を図れます。Google Workspaceは、ビジネスに役立つさまざまなアプリケーションを備えたグループウェアです。Google Workspaceでは、Googleグループの有償版をはじめとしたあらゆるアプリケーションが利用できます。
最先端の技術が活用された高度なセキュリティ機能も利用できるため、企業や団体の機密情報を安全に保護しながら、社内の生産性向上を実現可能です。
Googleグループウェア「Google Workspace」を活用するメリット5選
企業や団体でGoogleグループを活用するメリットは、以下の5つです。
- コミュニケーションの円滑化
- 業務の効率化
- ITコストの軽減
- アクセス性が良い
- データの安全性確保
メリットを確認して、導入を検討する際の参考にしましょう。
コミュニケーションの円滑化
Googleグループを使ってWebフォーラムを作成すれば、異なる部署の人ともコミュニケーションを取りやすくなります。メールでも複数人でのやり取りはできますが、返信が来るまでに時間がかかったり、カジュアルな会話には向かなかったりするため、社内全体のコミュニケーションを円滑にするには不向きです。
Webフォーラムであれば、リアルタイムで相手とつながりながら、チャット形式で手軽にやり取りでき、社内のコミュニケーションの円滑化に貢献します。
業務の効率化
Googleグループには、業務の効率化に役立つ機能が複数備わっています。例えば、Googleグループでメーリングリストを作成すれば、メールの宛先を指定する時間と手間を削減可能です。情報共有がすばやくできれば、業務効率の向上につながります。また、問い合わせ対応をしている部署で共同トレイを活用すれば、担当者に適した人を指定して、迅速に返信対応ができます。
ITコストの軽減
Google Workspaceを導入すれば、Googleグループの有償版を利用できるだけではなく、業務に役立つさまざまな機能を利用可能です。データやスケジュールの管理、資料作成、ビデオ会議などの豊富な機能を利用できるため、新たにソフトウェアやハードウェアを購入する必要がありません。
また、Google Workspaceには各アプリケーションをまとめて管理できるツールもあります。複数の異なるサービスを利用した場合に比べて、管理コストや初期コストの大幅な削減が可能です。
アクセス性が良い
Google Workspaceは、インターネットを通じて提供されるクラウド型のサービスです。デバイスとインターネット環境があれば、場所や時間にかかわらず、サービスへアクセスできます。Google Workspaceは、マルチデバイス対応でもあるため、スマートフォンやパソコン、タブレットといったあらゆるデバイスからもアクセス可能です。社外からも円滑にアクセスでき、リモートワークの導入にも貢献します。
データの安全性確保
Google Workspaceで作成・保管されたデータは、すべてGoogleが提供しているサーバー内で安全に管理されます。万が一自社のデバイスやサーバーなどのシステムが被害にあっても、Google Workspaceに保管されているデータは影響を受けません。Google Workspaceで自社の機密情報を保管すれば、データの破損や紛失を防止できます。
また、Google Workspaceでは、ファイルやフォルダのアクセス権限を細かく設定できるため、安全な環境でデータを利用可能です。
Googleグループウェア「Google Workspace」コア機能5選
Google Workspaceで利用できる代表的な機能を5つ紹介します。
- Gmail
- Googleカレンダー
- Google Meet
- Google Chat
- Googleドライブ
それぞれの機能を確認して、Google Workspaceの理解を深めましょう。
Gmail
Gmailは、Google Workspaceで利用できるビジネス向けのメールアプリケーションです。有償版では、独自のドメインを設定でき、各従業員のメールアドレスとして活用できます。企業や団体独自のドメインになっているメールアドレスは、フリーメールアドレスに比べて外部から信頼されやすく、ビジネスを円滑に進める上で役立ちます。
また、Gmailは検索機能に優れているため、必要なメールをすばやく見つけられて、業務の効率化に貢献するアプリケーションです。
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、組織でのスケジュール管理に特化したアプリケーションです。部署やチーム全体の予定を1画面でまとめて表示でき、ほかの人の予定を円滑に確認できます。ほかの人の予定を確認しながら新しい予定を決められるため、スケジュール管理の効率化におすすめのアプリケーションです。
また、Google Workspace上で登録されている同じドメインのアカウントであれば、予定を登録する際に、メンバー全員が空いている日時の候補を自動で表示してくれる機能が備わっています。参加者のスケジュールを確認する手間が省けて、円滑に予定を登録可能です。
Googleカレンダーでは、社内の会議室を登録して、予定の場所として選択できる機能もあります。予定の時間に空いている会議室が自動で表示されるため、ほかの予定と被らずに場所を確保できる点も、特徴の1つです。
Google Meet
Google Meetは、ビデオ会議ができるアプリケーションです。有償版のなかでも、プランによって参加人数の上限は変わりますが、100〜250名がビデオ会議に参加できます。録画機能を利用できるプランもあるため、会議に参加できない人がいても、後から動画としてビデオ会議の内容を共有可能です。
Google Chat
Google Chatは、テキストを使ってチャット形式でコミュニケーションが取れるアプリケーションです。手軽にメッセージのやり取りができるため、メッセージを残したり、簡易的に会話をしたりする場合に向いています。Google Chatは、Google Workspaceのほかのアプリケーションとも連携でき、ビデオ会議の設定やファイル共有などをチャット上で実行可能です。
Googleドライブ
Googleドライブは、インターネット上でファイルを保管できるアプリケーションです。1つのファイルを複数人で共同編集できる機能があるため、コミュニケーションを取りながら、円滑に編集作業が進められます。
また、データの共有機能にも優れており、ファイルのアクセス権限を設定して、URLを送るだけで、ほかの人と簡単にデータ共有が可能です。組織単位でデータを管理できる共有ドライブも、Googleドライブの便利な機能の1つです。共有ドライブを活用すれば、ファイルを安全に保管できて、共有場所の管理もしやすくなります。
Googleグループを活用してコミュニケーションの活性化と生産性向上を目指そう
Googleグループは、複数人でのコミュニケーションや情報共有の効率化に役立つサービスです。メーリングリストを活用したメールでの迅速な情報共有や、Webフォーラムによる部門や部署を越えた複数人での情報交換を可能にします。
Googleグループには無償版がありますが、ビジネスで活用する場合は、有償版がおすすめです。Googleグループの有償版では、共同トレイによる問い合わせ対応を効率化できる機能があります。複数人での円滑な問い合わせ対応ができるため、営業やカスタマーサポートの部署またはチームのある企業には特におすすめです。また、有償版では高度なセキュリティ機能が利用できるため、企業の重要なデータを安全な環境で管理できます。
Googleグループの有償版は、Google Workspaceに含まれているサービスの1つです。Google Workspaceを導入すれば、Googleグループの有償版といっしょに、チャットやメール、ビデオ会議などのさまざまな機能を持ったアプリケーションを利用できます。業務効率化やコミュニケーションの活性化につながるツールを探している方は、Google Workspaceの導入をぜひご検討ください。
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